Author: Sari Ahvenlampi

Kehittyvät korkeakoulut muutoksessa

Kesäkuussa Karvi järjesti korkeakoulujen laatujärjestelmien seuranta- ja kehittämisseminaarin, jossa esiteltiin toisen auditointikierroksen tuloksia ja keskusteltiin uudesta auditointimallista. Vuosina 2012 – 2014 auditoidut korkeakoulut esittelivät siellä myös laatujärjestelmiensä kehittämistyötä. Toisen auditointikierroksen yhteenvetoa oli mielenkiintoista kuunnella,...

Ulkoinen auditointi lähestyy – oletko valmis?

Vuoden päästä tähän aikaan tehdään viimeisiä valmisteluja ulkoista auditointivierailua varten. Otsikko on tosin hiukan provosoiva, mitään erityisiä temppuja ei tarvitse tehdä, kun perusasiat hoidetaan normaalissa työssä kunnolla. Toisaalta laakereillekaan ei auta jäädä lepäilemään. Meillä on talon sisällä tapahtunut viime vuosina suuria muutoksia eikä tämäkään syksy ole poikkeus. Koulutuksesta on hallitus tehnyt lakkautuspäätöksen säästöjen vuoksi. Tilakysymys on ollut jokaisen mielessä enemmän tai vähemmän koko vuoden ajan.

Kehittämistyötä tehdään kuitenkin tällä hetkellä ahkerasti. Henkilöstö- ja opiskelijaintran uudistaminen on parhaillaan menossa ja prosesseja kuvataan, koska strategia on uudistunut, samoin organisaatio ja esimerkiksi roolit ja vastuut ovat muuttuneet. Toimintaympäristössäkin on tapahtunut muutoksia viime vuosina.

Palautejärjestelmät ovat erityisesti huolen aiheena. Opiskelijapalautejärjestelmä on kokonaisuutenaan melko hyvä ja kattava. Henkilöstö- ja sidosryhmäpalautejärjestelmät tarvitsevat tehostamista, jotta ne toimivat riittävän hyvin ja palvelevat tarkoituksenmukaisesti. Niiden kehittämistä pohditaan parhaillaan pyrkimyksenä saada vuorovaikutusta tukeva järjestelmä. Mutta vaikka kuinka kehittäisimme järjestelmiä, niitä kuitenkin käyttävät ihmiset. Siksi on tärkeää, että me jokainen muistamme oman roolimme, välitämme tarvittaessa tietoa ja ohjaamme eteenpäin. Huolehdimme, että palaute tulee kuulluksi ja sen antajalle vastataan.

Ulkoisessa auditoinnissa arvioidaan osin samoja asioita kuin edelliselläkin kierroksella vuonna 2011, mutta uudistuksiakin on tullut. Toimitamme Kansalliselle koulutuksen arviointikeskukselle (Karvi) perusmateriaalin lisäksi itsearviointiraportin laatujärjestelmästämme. Esimerkiksi arvioimme itse laatujärjestelmän kytkeytymistä strategiseen johtamiseen ja kolmen tutkinto-ohjelman koulutuksen suunnittelua, toteutusta ja laadunhallintaa. Karvin sivuilla on kerrottu kattavasti auditoinnin kulusta ja sisällöistä.

Itsearviointia olemme harjoitelleet osana sisäistä auditointia jo pariin otteeseen. Tänä syksynä tutkinto-ohjelmat tekevät itsearviointiraportit. Raporttien ja tunnuslukujen pohjalta valitaan sitten ulkoiseen auditointiin lähtevät tutkinto-ohjelmat.

Tuttu toimintatapa on, että ulkopuolinen arviointiryhmä tulee Oamkiin 3–5 päivän vierailulle ja haastattelee opiskelijoita, henkilöstöä ja ulkoisten sidosryhmien edustajia. Haastattelut suunnataan jokaisen oman roolin mukaan, joten niihin ei tarvitse erityisesti valmistautua.

Ulkoista auditointia varten nimettiin syyskuussa ohjausryhmä, jotta työhön saadaan näkemys sekä johdolta, henkilöstöltä että opiskelijoilta. Esitysten pohjalta ryhmään on nimetty seuraavat henkilöt:

  • Jyrki Laitinen, vararehtori
  • Marja Sarajärvi, hallintojohtaja
  • Valtteri Törmänen, opiskelijajäsen, OSAKO
  • Hannu Pietiläinen, KTKI-johtaja, sosiaaliala
  • Asko Karjalainen, KTKI-johtaja, ammatillinen opettajakoulutus
  • Matti Toppi, lehtori, rakennustekniikka
  • Riikka Kaskenviita, tutkintovastaava, viestintä

Varajäseninä ovat Riitta Tötterström KTKI-johtaja, kulttuurialalta, Kirsi Koivunen, tutkintovastaava, ensihoito ja hoitoaloilta sekä Eija Svanberg, lehtori/ hanketyöntekijä, liiketaloudesta. Esittelijöinä toimin minä ja toinen laatukoordinaattorimme Marianne Isola. Lisäksi viestintäjohtaja Anne-Maria Haapala pidetään kuulolla käydystä keskustelusta.

Olemme tosi tyytyväisiä siitä, että yhteiseen työhön saadaan nyt mukaan ryhmä, jolta saamme arvokasta näkemystä kehittämisasioita pohdittaessa. Jos haluat vaikuttaa ja sinulla on ideoita, voit aina olla yhteydessä minuun tai Marianneen tai välittää näkemyksesi kokouksiin ohjausryhmän kautta. Ensimmäinen kokous on marraskuussa ja siinä ideoidaan muun muassa Oamkin valinnaista auditointikohdetta. Se voi olla jotain, mitä haluamme tuoda Oamkista esille ja kehittää. Valinnainen auditointikohde ei vaikuta auditoinnin tulokseen. Jos sinulla on ideoita, laita kommenttia tai viestiä, niin viemme sen eteenpäin.

 Mukavaa syksyn jatkoa kaikille!

Laatuleipä uudistuu

Pääsiäisen alla maisteltiin leipää ihan urakalla. Makutestissä oli kolme erilaista ruisleipää, joista etsittiin kaikkein parasta leipää tavoitteena valita Oamkille uusi laatuleipä. Laatuleipurilla on ollut mietintämyssy päässä ja aiemman, toki aivan mainion, vaalean leivän tilalle on tullut hyviä vaihtoehtoja. Leivän maistelun jälkeen ihmiset äänestivät parasta ja olivat hyvin yksimielisiä: äänet jakautuivat vahvasti yhden leivän kohdalle. Niinpä on mukava kertoa, että laatuleipämme on jatkossa riihilimppu! Leipä on 100 % kotimainen ja taatusti myös oululainen aito rehellinen ruisleipä.

Meille kaikille oamkilaisille jaan tässä samalla leivän reseptin:

Raaka-aineet
• 1 osa suunnittelua
• 1 osa toteutusta
• 1 osa arviointia
• 1 osa kehittämistä

1. Suunnittele leipä huolellisesti. Kurkkaa neuvot laatukäsikirjasta tai kysy vinkkiä kaverilta: yhdessä syntyy paras lopputulos.
2. Vaivaa raaka-aineet taikinaksi. Anna kohota kunnolla.
3. Valitse parhaat välineet toteutusta varten. Pyöräytä taikinasta laatuleivät. Muista pyytää kaverisi mukaan leipomaan.
4. Lämmitä uuni ja tarkista paistoaika. Ripauta leivän päälle omat mausteesi. Seuraa innolla leivän paistumista.
5. Maistele kavereiden kanssa valmista leipää ja mieti, miten voisitte yhdessä kehittää leivän makua.
6. Ota hyvä resepti talteen. Kirjoita myös parannusehdotukset ylös!

Tulehan sinäkin maistelemaan uutta oamkilaista laatuleipää Sisäisen auditoinnin palauteseminaariin 20.4. klo 9.00 – 11.30. Ilmoittaudu mukaan 13.4. mennessä Heimossa.

Toivottelee laatuleipuri Sari

 

Kauppalistan somistamisen vuoksi ei kannata nääntyä nälkään

Päätimme joulun alla kurkistaa hieman Marja Sarajärven mietteisiin, onhan hän tuore oamkilainen. Muutamien kysymysten kautta selviää, että Marja on nopeassa tahdissa tutustumassa ammattikorkeakouluun. Mitä hän korostaa työssään ja valitseeko kahvia vai teetä? Katsotaanpa!

Kerro hieman itsestäsi.

Aloitin työt Oamkin hallintojohtajana marraskuun alussa. Loikkasin silloin itselleni täysin uuteen ympäristöön, sillä aiemmin olen työskennellyt pääasiassa teollisuuden palveluksessa. Ensimmäisten viikkojen jälkeen puhkun edelleen innostusta. Erittäin mielenkiintoinen yhteisö!

Mitä sinulle tulee mieleen sanasta laatu?

Pohtiessani laatu-sanan merkitystä totesin viljeleväni usein adjektiivia laadukas. Ehkäpä se kertoo tilasta, jota pidän tavoittelemisen arvoisena, niin tekemisessä kuin lopputuloksessa. Tärkeintä kuitenkin on, että laatu on tarkoituksenmukaista. Kauppalistaa voi hioa ja somistaa loputtomiin, mutta ei sen vuoksi kannata nälkään nääntyä. Laatujärjestelmä tukee tarkoituksenmukaisen laadun säilyttämistä. Selkeillä prosesseilla ja säännöllisillä auditoinneilla varmistamme, että toimintamme on sovittujen käytäntöjen mukaista, laadukasta siis.

Mitä asioita haluat korostaa työssäsi?

Omassa työssäni haluan korostaa jatkuvaa kehittämistä ja asioiden rivakkaa ja ennakkoluulotonta edistämistä. Uskon, että Oamkissa toiminnan kehittämiseen ja tehostamiseen on henkilöstön monipuolisen osaamisen ja avoimen asenteen ansiosta erityisen hyvät edellytykset.

Mikä pitää sinut tällä hetkellä kiireisenä?

Tällä hetkellä olen hyvin kiireinen, sillä pyrin kuumeisesti opiskelemaan oamkilaiseksi. Kiireiset päivät ovat kuitenkin olleet antoisia. Tässä firmassa on meneillään hämmästyttävä määrä hienoja juttuja – osaammehan kaikki olla niistä ylpeitä?

Kahvi vai tee? Kahvi – musta ja vahva.

Jatka lauseita:
Huomenna olen mukana… korkeakoulujen ja tiedelaitosten johdon seminaarissa, mielenkiintoinen päivä tiedossa.

Varmistan aina, että… kaapissa on kahvia ja mehua. Muuten ei päivä lähde käyntiin.

Olen tyytyväinen siitä, että… olen mukana tässä upeassa ja osaavassa porukassa.

Mitä haluat toivottaa oamkilaisille joulun ja uuden vuoden kynnyksellä?
Tahdon toivottaa kaikille oamkilaisille toiveiden mukaista joulunaikaa ja mahdollisimman laadukasta uutta vuotta.

Haluamme muistuttaa näin joulun alla, että tontut liikkuvat. Näiden mietteiden myötä oikein rattoisia joulupyhiä kaikille!

Toivottavat
Marja sekä Hallintopalveluiden laatukoordinaattorit Sari ja Marianne

Sopivasti rutiineja, sopivasti luovuutta

Elokuun alku toi muutoksen arkeen. Työt kutsuivat, arki muuttui. Vaikka ei, en edelleenkään laita kelloa herättämään aamuisin. Minun ei tarvitse, koska pieni poikani hoitaa sen täsmällisesti: ensin kolmen, neljän maissa aamuyöstä, sitten viideltä ja lopulta kuuden aikaan aamulla, jolloin hän on valmis heräämään. Minä en olisi, mutta herään silti. Töihin paluu ei tuntunut vaikealta aikaisen herätyksen vuoksi, koska se ei ole mitään normiarjesta muutenkaan poikkeavaa.

Aiemman työpisteeni sijaan suuntasin nyt uuteen paikkaan, mikä on lähempänä kotiani, joten minusta tuli työmatkapyöräilijä. Tämä jos mikä on parannusta aiempaan autolla ajeluun, pyöräily on vaivatonta, mukavaa ja virkistää sekä aamulla että iltapäivällä. Työssä oloa on nyt takana pari viikkoa. Työtehtävät ovat tuttuja, vaikka organisaatio on muuttunut sillä aikaa kuin olin kotona kasvattamassa uutta sukupolvea. Organisaatiomuutos näkyy minulle lievänä hämmästyksenä, ihmiset hakevat selvästi paikkaansa, roolit ja vastuut ovat vielä vähän auki.

Äitiysvapaan aikana minulle on konkretisoitunut monen asian yhtä aikainen tekeminen. Kotiäitiys jos mikä opettaa hoitamaan asiat vauhdikkaasti kun kaikki tapahtuu yhtä aikaa: vauvalla on nälkä ja isommalla on vessahätä, koira raapii ulko-ovella ja ruoanlaittokin on kesken. Samalla oppii ottamaan huomioon monet eri näkökulmat ja ennen kaikkea ennakoimaan. Kriisinhallinta on jokapäiväistä – uhmaikäisen kanssa tulee itkupotkuraivari, kun on väärä sukka, mekko tai jokin vaan ei tunnu juuri silloin hyvältä. Aikatauluttaminen ja siinä pysyminen on erityisen tärkeää, jotta päivät sujuvat hyvin – päiväunien välistä jääminen ei ole vaihtoehto ja täysi maha, parempi mieli nyt vaan on faktaa niin pienten kuin isojenkin kohdalta. Rutiinit pitävät koko paketin kasassa. Silti pitää luovasti vaihtaa suunnitelmaa lennosta, jos homma ei toimikaan niin kuin olet ajatellut. Varsin vauhdikasta toimintaa päivästä toiseen. Työhön paluu tällaisen moniajon jälkeen ei ole vaikeaa, organisointitaidot ovat tallella elleivät ne jopa kehittyneet tauon aikana.

Kun on pyörittänyt arkea, jossa konkretia on koko ajan läsnä, tuntuu hassulta miettiä yhtäkkiä varsin abstrakteja suunnitelmia, raportteja ja lomakkeita. Ja niihin kuitenkin sain tarttua tänne palatessani ja huomaan, että muutoksista huolimatta asiat ovat tuttuja ja lähtevät rullaamaan eteenpäin omalla painollaan. Samat asiat, jotka kotonakin pitävät arjen pyörimässä ovat työssäkin tärkeitä: ennakointi, aikatauluttaminen, suunnitelmien toteuttaminen ja arvioiminen sekä niiden pohjalta järkevän toiminnan jatkaminen tai sen muuttaminen. Sopivasti rutiineja, sopivasti luovuutta sekä riittävästi touhua, vaikutusmahdollisuuksia ja vastuuta tekevät työstäkin mielekkään.

Aivan kuten kotonakin, työpaikoillakin on tärkeä, että on jokin perusrytmi, joka on kaikille tuttua ja pitää päivät ojennuksessa. Isojen muutosten jälkeen tulee nyt toivottavasti vaihe, jolloin saamme vakiinnuttaa uuden organisaation tutuksi ja turvalliseksi sekä luoda selkeitä rutiineja ja toimintatapoja. Näin olemme myös ketteriä, kun aikaa ei mene sen pohtimiseen, kuka mistäkin asiasta vastaa ja miten asiat on järkevää hoitaa. Iloista ja puuhakasta syksyä kaikille!

Sari Ahvenlampi
laatukoordinaattori, kahden lapsen äiti ja neljän koiran hoitaja

Hyvällä fiiliksellä työkin lähtee turvalliseen lentoon :). Kuva: Jari Mattila.

Tunnelmia hyvien käytänteiden kierrätyksen iltapäivästä

Torstaina kokoonnuimme Tekniikan yksikössä kierrättämäään hyviä käytänteitä. Puheenvuorot olivat kiinnostavia ja innostavia. Koulutusmateriaali laitetaan Heimoon jakoon, mutta onhan silti aivan eri asia kuunnella paikan päällä ja saada vastauksia mieleen nousseisiin kysymyksiin. Kiitokset kaikille alustajille ja aktiivisille osanottajille. Tässä muutamia tunnelmapaloja iltapäivästä.

Kahvia ja pullaa oli tarjolla ennen koulutusta. Hyvältä maistui.

 
Kahvipöytäkeskustelussa pohdittiin sidosryhmäyhteistyötä.
 
 
Ihan aiheeseen liittyvää sisältöä 🙂
 
 
Laatuleipuri oli jälleen ollut ahkera. Jokaista osallistujaa odotti tuore päivän laatuleipä.
 
 
Vararehtori Jyrki Laitinen kävi avaamassa koulutuksen. Tämän jälkeen ohjelmassa oli hyvien käytänteiden kierrätystä ihan urakalla.
 
 
Tärkeä tämäkin,  niin jaksaa taas keskittyä iltapäivän sisältöön.
 
 
Panelisteillamme oli hyviä näkemyksiä ja kokemuksia sidosryhmien osallistumisesta koulutusohjelmatiimien toimintaa. Muut osallistujat eivät jääneet pelkästään kuuntelemaan vaan saimme hyvän keskustelun aikaiseksi. Kiitokset siitä kaikille osallistujille!
 

 

Mitä, missä, milloin?

Vuoden 2011 lopussa jäin kotiin odottelemaan vauvan syntymää. Tunnelmat oli leppoisat ja silti jännittyneet.  Jäin hyvillä mielin töistä pois, kun syksy oli huipentunut hyvin menneeseen auditointivierailuun. Tiesin että hetken voi huokaista ennen kuin alkaa uudet haasteet puhaltaa omissa päivissä – ja öissä. Edessä oleva elämänmuutos jännitti. Kun ensimmäinen lapsi syntyy, on kaikki uutta. Mielessä on paljon kysymyksiä, joihin saa vastauksia vasta kun lapsi on konkreettisesti sylissä.

Vuosi 2012 kiteytyy yhteen pieneen ihmiseen, joka syntyi tammikuussa ja lähti kävelemään joulukuussa. Siinä välissä vauva kasvoi vähän isommaksi ja minä opettelin äitiyttä. Niin kokonaisvaltaisesti vaikuttavaa asiaa en toista keksi kuin mitä lapsen syntymä on. Se pyöräyttää maailman ympäri ja antaa suurimmat ilot ja huolet. Se järjestää toimintaa päiviin ja öihin. Se antaa mahdollisuuden kasvaa ihmisenä ja samalla saa huomata myös oman pienuutensa. Kun aina ei vain jaksa. Kun haluaisi vain nukkua. Edes hetken.  Ja silti, kun katselee omaa pientä lasta, ei rakkaampaa löydy.

Tällaisen vuoden jälkeen tuntui kummalliselta kävellä työpaikalle ja avata työhuoneen ovi. Kaikki oli jotenkin niin tuttua ja silti mikään ei kuitenkaan ollut ihan samalla tavalla kuin ennen. Mietin, mitä täällä on tapahtunut sillä aikaa kun olin kotona, onko muutoksia ollut paljonkin, kun Oamkista tehdään osakeyhtiötä.

Reilun viikon ajan olen hahmotellut mielessäni Oamkin asioita. Tutut työryhmät ovat toiminnassa, muistioista näkyy, mistä asioista on vuoden aikana keskusteltu. Ne löytyivät helposti tutusta paikasta! Toimintakertomukset on tehty ja samoin suunniteltu seuraavaa vuotta. Huomaan, että tuttuja juttuja löytyy kun luen dokumentteja intrasta, joka on varsin samanlainen kuin lähtiessäni vuosi sitten. Tuntuu siltä, että muutoksia on tulossa mutta vielä ne eivät konkretisoituneet arkeen. Keskusteluissa ne kuuluvat kyllä.

Huomaan, että pientä jännitystä on ilmassa. Mitä tarkoittaa kun Oamk on osakeyhtiö? Mitä se tarkoittaa MINUN työssäni? Ja tässä minä  on ihan jokainen meistä. Miten organisaatio muuttuu? Kuka on esimieheni ja kenen kanssa teen töitä? Ennen kaikkea:  tarvitaanko minua? Tällaisia ajatuksia leijuu ilmassa. Huomaan, että tässä muutosvaiheessa tarvitaan tiedottamista, viestintää ja keskustelua vieläkin enemmän kuin aiemmin. Onko sitä riittävästi? Mielestäni ei ole. Vuoropuhelun on muutoksessa oltava jatkuvaa, koska pienikin viive lisää huhuja. Kun siis rakennetaan uutta, visioidaan tulevaa ja samalla mietitään, pitäisikö jotain tiedottaa ja missä vaiheessa – ollaan jo vähän myöhässä.

Onneksi tällaisissa muutoksissa ei tarvitse odottaa siihen, että lapsi on sylissä, ennen kuin tietää mitä todella tapahtuu. Viestintäkanavia on nykyään paljon jos niitä halutaan käyttää. Ainut mahdollisuus ei ole tiedotustilaisuus kerran tai kahdesti lukukaudessa ja muutama tiedote intrassa.  Toivon siis näin uuden kynnyksellä, että luomme yhdessä uutta hyvää Oamkia keskustelevassa hengessä ja työtä rinnakkain tehden. Silloin voidaan puhua aidosta ja rohkeasta Minun Oamkistani. Organisaatio on juuri niin hyvä kuin ihmiset, jotka siellä tekevät työtä. Epätietoisuus tulevasta ei lisää kenenkään työmotivaatiota.

Innostavaa työvuotta kaikille!