“Pullista ja mehusta, mäenlaskusta ja haalarimerkeistä, niistä on Pikkulaskiainen tehty”, saattaisi tuumata vanhan lastenrunon muunnelma. Vaan kulisseissa tapahtumien järjestäminen on melkoinen soppa, jota hämmentämässä on kahmalokaupalla eri tyyppejä. On graafista suunnittelijaa, on tekstien kääntäjiä sekä kokonainen tapahtumavastaavista koostuva kulttuuritiimi heittämässä mukaan omia ideoitaan.

Tämän ohjeen mukaiseen tapahtuman valmistukseen tarvitset noin kahdeksan viikkoa aikaa.

Ainesosat

1 huikee idis
2 kpl paikkoja
2 kpl lupahakemuksia
1 järjestyksenvalvoja
5-7 kpl viestintäkanavia
2-3 kpl markkinointitekstiä per viestintäkanava
40 kpl julisteita
1 kpl juontaja
6 kpl tuomareita
200 kpl laskiaispullia

+ ripaus haalarimerkkejä oman maun mukaan
 

Kahdeksan viikkoa aiemmin

Pohjusta huikee idis hyvin. Sekoita mukaan vanhoja ideoita, uusia ideoita sekä vielä keksimättömiä asioita, jottei pohjasta tule turhan yksipuolinen. Mitä, missä ja miten tapahtuma järjestettäisiin?

Seitsemän viikkoa aiemmin

Idea on nyt hyvin pohjustettu sekä päivä- ja iltatapahtumien paikat päätetty. Joten on aika laittaa hautumaan yleisen alueen käyttölupa -hakemus, jonka kypsymisaika voi olla jopa kolme viikkoa. Samalla voi tehdä myös ilmoitusta yleisötilaisuudesta, vaikka sen valmistumiseen ei menekään kuin noin viikko. Samaan aikaan laitetaan vielä kolmaskin asia hautumaan, sillä tässä vaiheessa tehdään graafiselta suunnittelijalta tilausta haalarimerkkien ja julisteiden suunnittelemisesta.

Viisi viikkoa aiemmin

Valmistuneet julisteet siirretään hetkeksi sivuun odottamaan markkinointikeitokseen lisäämistä. Haalarimerkkitilaus pistetään porisemaan omaan kattilaansa ja odotetaan niiden saapumista.

Neljä viikkoa aiemmin

Haalarimerkkien kypsymistä odotellessa aloitetaan markkinointikeitoksen sekoittaminen muun muassa viestintäsuunnitelman laatimisella. Aloitetaan viestintämateriaalien tekeminen suomeksi ja englanniksi.

Kaksi viikkoa aiemmin

Markkinointisoppa alkaa olla nyt valmis. Heitetään vielä mukaan  Facebook-tapahtuma, julisteet, Oiva, opiskelijatiedotteet, infotelevisiot, ständit ja blogit. Facebook-tapahtumaa voi myös oman maun mukaan maustaa esimerkiksi myös oulustetulla versiolla tapahtumatekstistä.  

Viikkoa aiemmin

Heitä mukaan vielä viimeiset mausteet: ripaus sopimuksia, palkintoja ja etuuksia, hyppysellinen markkinointia, kourallinen lisänäkyvyyttä, roppakaupalla some-myllytystä sekä aimomäärin viime hetken valmisteluja tarjoilusta käytännön järjestelyihin sekä paljon innokasta odottamista.

Tapahtumapäivänä

Koristele koko komeus laskijoilla, tuomareilla, katsojilla,  järjestyksenvalvojalla ja lipunmyyjillä.  Kata pöytä ja odota vieraita.

Kohta se alkaa!

Ei saa unohtaa
Kysyä vierailta nyt
Maistuiko ruoka

Vekkulein tapahtumaterveisin

Heta Jyrälä
Tapahtumavastaava