Perehtyminen ja tilannekuva

Käsittelen tässä blogini toisessa osassa useimmille meillä tuttua tilannetta, perehtymistä ja tutustumista uuteen työpaikkaan. Käyn läpi mielestäni parhaat tavat ja käytännöt uudelle johtajalle luoda ajantasainen tilannekuva organisaation toiminnosta, sekä tunnistaa kehittämiskohteet, mutta myös organisaation menestystekijät ja tulevaisuuden kilpailuedut.

Tässä muutamia käytäntöjä, miten johtaja voi lähteä liikkeelle tilannekuvan luomisessa:

  1. Tee perehtymissuunnitelma ja noudata sitä

Mikään tekeminen tai toiminta ei etene laadukkaasti, jos sen suunnitteluun ei käytetä aikaa ja suunnitelmaa dokumentoida ja myös seurata. Sama pätee myös perehtymiseen. Hyvä perehtymissuunnitelma auttaa keskittymään ja viemään tutustumista eteenpäin, näin se ei jää alkuviikkoina muun toiminnan jalkoihin. Johtajan kalenteri täyttyy nopeasti kokouksista, ja eteen tulee päätöksentekotilanteita – on maltettava muodostaa oma kokonaiskuva, näin päätöksien linkitykset ja perustelut vievät organisaatiota paremmin haluttuun suuntaan.

  1. Tutustu henkilöstöön, avainsidosryhmiin ja prosesseihin

Perehtymisessä on tärkeää ottaa näkökulmaksi koko organisaation toiminta. Uuden johtajan on luotava kokonaisnäkemys ja myös rakennettava omat verkostot uuden organisaation sisälle, mm. yhtiön taloushallinto, henkilöstöhallinto ja viestintä ovat avaintoimintoja, joihin uuden johtajan on hyvä muodostaa toimivat yhteistyösuhteet. Uuden johtajan on hyvä esittäytyä henkilöstölle ja avata keskusteluyhteydet – vierailu niin virallisemmissa tiimi- tai osastokokouksissa, henkilökohtaiset palaverit kuin aktiivinen kiertäminen kahvipöydissäkin luo mahdollisuuden henkilökunnalla lähestyä uutta johtajaa – kohdataan ihmisinä ja rakennetaan luottamusta.

Minun ensimmäiset kuukauteni yksikönjohtajana ovatkin olleet varsin kiireisiä, mutta erittäin mielenkiintoisia. Olen järjestelmällisesti pyrkinyt perehtymään niin oman yksikön toimintaan kuin myös muiden yksiköiden ja ennen kaikkea koko Oulun ammattikorkeakoulun toimintaan, henkilöstöön ja prosesseihin. Aloittaessani vuodenvaihteessa, oli jo menossa iso muutos, palvelutoimintojen siirtyessä Oulun yliopistoon ja yhteisen konsernin palvelurakenteen aloittaessa. Toimintamallit ja prosessit ovat siis juuri isossa muutoksessa ja luomme uusia käytäntöjä, jotta yksityiskohdat saadaan toimimaan.

  1. Nykytila-analyysi: Kysy henkilökunnalta!

Tilannekuvan luomisessa on tärkeää lähteä liikkeelle organisaation nykytila-analyysilla. Organisaation visio ja strategia, johdon odotukset, avainmetriikat, taloudellinen tulos, budjetin tilanne ja seuranta sekä eri sidosryhmien odotukset ja yhteistyösuhteet luovat pohjaa ymmärtää organisaation nykytila. Oma tapani on myös kysyä henkilöstöltä neljä kysymystä:

1.) Mitkä ovat odotuksesi uudelle johtajalle?

2.) Mitkä ovat haasteet nykyisessä toiminnassa?

3.) Mitkä ovat menestystekijät nykyisessä toiminnassa?

4.) Mitä muuta haluat kertoa uudelle johtajalle?

Selkeintä on lähettää kysymykset koko organisaatiolle sähköpostilla ja pyytää vastauksia. Näin jokainen saa mahdollisuuden avata keskusteluyhteyden uuteen johtajaan ja tuoda myös luottamuksellisesti oma äänensä kuuluviin. Yllättävän usein kuulee henkilöstön sanovan: ”tämä oli ensimmäinen kerta, kun minulta kysyttiin!”

  1. Organisaation visio ja strategia

Kun perehtymissuunnitelma on saatu maaliin, on hyvä varata aikaa yhteenvedolle ja keskusteluille. Näin omat havainnot jäsentyvät ja kokonaiskuva alkaa hahmottua. Perehtymisessä rakennetut verkostot vaativat ylläpitoa ja keskusteluyhteyttä tulee ylläpitää koko ajan. Oppiminen ei pysähdy perehtymisjaksolle.

Nykytila-analyysi on voi tarvita lisäaikaa, jos meneillään on organisaation vision ja strategian uudistaminen. Näin on myös Oulun ammattikorkeakoulussa, jossa uusi visio ja strategia lanseerataan tämän kuun lopussa alussa. Hyvä tilannekuva ja nykytila-analyysi antavat pohjaa rakentaa toimiva strategian toimeenpanosuunnitelma ja saada se jalkautettua läpi koko organisaation.

Vision ja strategian muodostamista ja strategian jalkauttamista käsittelen tarkemmin seuraavassa blogissani.

Tilannekuvan muodostamisessa on tärkeää pyrkiä näkemään kokonaiskuva.

Kuvateksti: Tilannekuvan muodostamisessa on tärkeää pyrkiä näkemään kokonaiskuva.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Kirjoittaja on tekniikan tohtori, dosentti Ville Isoherranen, joka toimii Oulun Ammattikorkeakoulun (Oamk) tekniikan ja luonnonvara-alan yksikönjohtajana.

Seuraa Villeä Twitterissä: @isoherranen.