Miten pysyisin ajan tasalla? Katsaus opettajatuutorin työvälineisiin

Opettajatuutorilla on keskeinen rooli opiskelijan ohjauksessa. Hänen on oltava tietoinen, miten opinnot etenevät. Käytössä tulisi olla mahdollisimman ajantasaista tietoa opiskelijan tilanteesta. Mahdollistavatko järjestelmät ajantasaisen tiedon saannin? Mistä opettajatuutori kerää tiedot?

Tuutoroinnilla pyritään edistämään oppimista, opiskelijan itsenäistä oppimisprosessin hallintaa ja opiskelijayhteisöön integroitumista [1]. Yksi keskeisiä tavoitteita on tukea opiskelijan opintojen etenemistä niiden laajuutta vastaavassa ajassa. Opettajatuutori on valmentaja ja keskustelukumppani, jonka kanssa opiskelija voi suunnitella ja arvioida opintojensa kulkua. [2]. Jokaista opiskelijaa ohjataan yksilöllisesti hänen omien tarpeidensa mukaisesti. Yksilöllisen ohjauksen perusta on, että opettajatuutori on tietoinen opiskelijan tilanteesta. Käytössä tulisi olla mahdollisimman ajantasaista tietoa opiskelijan tilanteesta.

Opiskelijan opintosuoritukset

Opiskelija voi hankkia osaamista monella tavalla. Pääosin tutkintoa varten tehtävät suoritukset tulevat hänen opetussuunnitelmansa mukaisista opinnoista ja muista oman ammattikorkeakoulun tarjoamista opinnoista (kuvio 1). Suoritusaikataulut eivät välttämättä ole samat koko ryhmällä. Opiskelija voi opiskella samaan aikaan myös muualla. Esimerkiksi Campusonline.fi on usean ammattikorkeakoulun verkkopalvelu, jossa opiskelijat voivat opiskella ympäri vuoden. Se on hyvä tapa laajentaa opintojaksovalikoimaa, hankkia persoonallinen tutkinto tai nopeuttaa valmistumista.

KUVIO 1. Opintosuoritusten kertyminen

Osaamisperusteisessa opetussuunnitelmassa tunnustetaan myös aikaisemmin tai muualla kuin opinnoissa hankittu osaaminen. Monilla opiskelijoilla on aikaisemmin suoritettuja tutkintoja, he kenties työskentelevät alan töissä tai ovat harrastustensa kautta kartuttaneet osaamista. Opiskelijalla on siis mahdollisuus hyvinkin yksilölliseen opintopolkuun. Tämä tuo oman haasteensa tuutorointiin. Opettajatuutorin on oltava selvillä yksilöllisistä opintopoluista ja yksilöllisistä tavoitteista.

Pepistä kokonaiskuva opintojen tilanteesta

Opintosuoritukset ovat arviointisäännön mukaan kirjattava kolmen työviikon kuluessa opintojakson päättymisestä opiskelijarekisteriin, joka Oulun ammattikorkeakoulussa (Oamk) on Peppi.  Muuta kautta hankitun osaamisen kirjaamiseen ei ole vastaavaa aikarajaa. Opiskelija tekee hyväksilukuanomuksen (HOT) Peppiin oman aikataulun mukaan. Vastaan on tullut esimerkiksi tilanne, jossa opiskelija on kertonut suorittavansa 15 opintopistettä campusonline-opintoja, ennen kuin hän tekee HOT-anomuksen.

Myös aikaisemmat opinnot tai työssä hankittu osaaminen voivat kattaa isoja kokonaisuuksia. Opiskelija ei kenties halua hyväksilukea niitä ennen kuin näkee, miten omat opinnot sujuvat ja onko hyväksilukeminen tarpeellista. Isojen kokonaisuuksien, kuten harjoittelun hyväksiluku vaikuttaa suuresti opintojen etenemiseen.

Opettajatuutori saa Pepistä kokonaiskuvan opiskelijan valmiista suorituksista. Hän voi nähdä milloin viimeisin suoritus on kirjattu ja saada näin vinkkiä opiskelijan aktiivisuudesta. Hän näkee Pepin suorituksista, jos opiskelija on jäänyt jälkeen opetussuunnitelman mukaisista tavoitteista tai, jos opiskelijalla on jäänyt opintoja tekemättä.

Henkilökohtaiset opiskelusuunnitelmat Pepissä

Pepin henkilökohtaisen opiskelusuunnitelman eli HOPS-toiminnolla voidaan rakentaa opiskelijalle henkilökohtainen opiskelusuunnitelma (kuvio 2). Suunnitelmaa voi päivittää opiskelija itse ja opiskelijan ohjaukseen osallistuvat tahot, kuten opettajatuutori. HOPS:iin on mahdollista kirjata opintojen suorittamiseen liittyviä huomioita, suunnitella opintojen ajoitusta ja kirjata suunnitelmia Oamkin ulkopuolisista opinnoista. HOPS:ista näkyy myös, mitkä opinnot on jo suoritettu ja mihin Oamkin opintojaksolle opiskelija on ilmoittautunut. HOPS toimii hyvänä välineenä opettajatuutorin ja opiskelijan välillä, mikäli opiskelija päivittää HOPS:iin omat suunnitelmansa. Tuutoritapaamisessa sovitut suunnitelmat kirjataan HOPS:iin yleensä tapaamisen aikana. Jos opiskelija ei päivitä HOPS:ia säännöllisesti opiskelusuunnitelmien muuttuessa, ei HOPS auta opiskelijaa eikä opettajatuutoria opiskelijan tilanteen seurannassa.

KUVIO 2. HOPSin ajoitussuunnitelma Pepissä

Opiskelijat eivät aina ilmoittaudu opintojaksoille. Tai sitten he eivät peru ilmoittautumistaan, jos päättävätkin olla osallistumatta opintojaksolle. Joskus opiskelijat ilmoittautuvat liian aikaisin eli opintojakson väärään toteutukseen. Nämä seikat tekevät HOPS:in tiedoista epäluotettavia. Opettajatuutori ei voi olla varma, suorittaako opiskelija juuri niitä opintoja, joille hän näyttää ilmoittautuneen.

PULMU isojen kokonaisuuksien hahmottajana

Tätä julkaisua kirjoitettaessa Pulmusta on otettu käyttöön harjoittelun ja opinnäytetyön osiot. Harjoittelun alussa kirjataan harjoittelusopimus (muun muassa harjoittelun ajankohta ja laajuus). Harjoittelun päättyessä opiskelija kirjaa Pulmuun harjoitteluun liittyvän dokumentaation. Opinnäytetyön aiheanomus tehdään Pulmussa ja sinne kirjataan opinnäytetyön eteneminen eri vaiheisiin. Harjoittelu ja opinnäytetyö ovat ammattikorkeakouluopinnoissa isoja kokonaisuuksia. Tradenomitutkintoon liittyvä harjoittelu on 30 opintopistettä.

Opettajatuutorin näkökulmasta Pulmu on väline, josta saa tietoa opintojen loppuvaiheessa olevien opiskelijoiden tilanteesta. Pulmusta saa myös kokonaiskuvan tuutoriryhmänsä tilanteesta harjoittelun ja opinnäytetyön osalta. Harjoittelun hyväksiluvut eivät kuitenkaan näy Pulmussa, vaan ne löytyvät Pepistä.

Tuutoritapaamiset kasvotusten tai verkossa

Opettajatuutorin ohjeen [2] mukaan hän pitää opiskelijoille tuutoritunteja, tiedottaa ajankohtaisista asioista, pitää yhteyttä sähköpostilla sekä pitää henkilökohtaisia tuutorikeskusteluja. Näissä tapaamisissa opettajatuutorille kertyy tietoa opiskelijoista ja heidän elämäntilanteistaan. Opiskelijan elämässä on paljon asioita, jotka vaikuttavat opintojen etenemiseen [3]. Tuutoritapaamiset tapahtuvat kasvotusten, videoneuvottelujärjestelmällä tai puhelimitse. Opettajatuutori ei voi muistaa kaikkien opiskelijoiden asioita, joten niitä on kirjattava johonkin ylös. Sähköpostiin, tekstiviesteihin ja WhatsAppiin tiedot jäävät luonnostaan talteen.

Tuutoritapaamisista kullakin opettajatuutorilla on omanlaisensa tapa pitää kirjaa. Yksi tapa on tehdä tuutorryhmälle Excel-taulukko ja siellä jokaiselle opiskelijalle oma välilehti, jolle kirjataan tiedot yhdessä sovituista asioista, kuten opiskelijan erityistilanteesta. Opiskelija ei pääse kirjaamaan tietoja Exceliin, mutta voin lähettää hänelle tarvittaessa kopion esimerkiksi edellisen tapaamisemme muistiinpanoista.

Keväällä 2020 uutena työkaluna on tullut mukaan Teams. Voisiko sillä saada yhdistettyä sähköpostiin kertyvää tietoa ja tuutoritapaamisten tietoja? Tarkoitus on vähitellen siirtää kommunikointi tuutoriryhmän kanssa sähköpostista Teamsiin. Jokaiselle opiskelijalle voi luokkatyyppisessä tiimissä luoda oman opettaja-opiskelija-alueen, joka ei näy muille opiskelijoille. Sekä opettaja että opiskelija voivat tehdä sinne muistiinpanoja (kuvio 3). Tuoko Teams selkeyttä tuutorointiin? Se jää nähtäväksi. Parhaimmillaankin se kuitenkin vain kokoaa yhteen sähköpostin ja tuutoritapaamisten muistiinpanot.

KUVIO 3. Teamsiin voi tehdä opettaja-opiskelijakohtaisia muistiinpanoja

Opettajatuutorin tietolähteet

Opettajatuutori kerää kokonaiskuvan opiskelijan tilanteesta esimerkiksi ennen tuutorikeskustelua tai kun häneltä pyydetään arvioita opiskelijoiden valmistumisista. Aika ajoin hän tarkastelee opiskelijaryhmän tilannetta huomatakseen, onko joku opiskelija jäämässä jälkeen. Kokonaiskuvan saamiseksi tiedot on kerättävä useasta lähteestä. (Kuvio 4.)

KUVIO 4. Opettajatuutorin tietolähteet

Eri lähteistä kerätyt tiedot eivät välttämättä kerro todellisuutta opiskelijan senhetkisestä tilanteesta. Pepistä saadaan valmiit tai kirjatut suoritukset ja mahdolliset osasuoritukset, kun opintojakson toteutus on ohi ja arvioinnit suoritettu. Opettajatuutori näkee sieltä, kenellä on mahdollisesti jäänyt jokin opintojakso suorittamatta. Tarkoituksenmukainen tarkasteluväli on noin kolme viikkoa kunkin periodin loppumisen jälkeen. Todellisen tilanteen selvittämiseksi pitää kuitenkin tietää, onko opiskelija aikonut hakea hyväksilukua tai korvata opinnot muilla opintojaksoilla.

Opiskelijan oman henkilökohtaisen opiskelusuunnitelman (HOPS) jatkuva päivittäminen on tuutoroinnin kannalta erittäin tärkeää. Kokemus on kuitenkin osoittanut, että juuri ne opiskelijat, joiden opinnoissa tulee notkahdus, jättävät HOPS:in kokonaan päivittämättä. Todellisen tilanteen kartoittamiseksi opettajatuutorin on oltava yhteydessä opiskelijaan henkilökohtaisesti.

Tuutoritapaamisesta on voinut kulua jo aikaa, opiskelijan elämässä on voinut tapahtua yllättäviä asioita. Opiskelija on voinut opiskella esimerkiksi campusonlinessa ja Peppiin ei ole kertynyt suoritusmerkintöjä. Järjestelmät antavat pohjan opiskelijan tilanteen tarkastelemiselle (kuvio 5), mutta vasta henkilökohtaisen kontaktin avulla opettaja saa tiedon opiskelijan tilanteesta.

KUVIO 5. Esimerkki erään ryhmän opintopistekertymistä opiskelijoittain

Opettajatuutorin kannalta on positiivinen yllätys, kun hän Pepin tietojen perusteella olettaa opiskelijan olevan jäljessä opinnoista, mutta kuuleekin tältä, että hän on opiskellut campusonline-opintoja. Negatiivisia yllätyksiäkin tulee, kun opiskelija on esimerkiksi suunnitellut aloittavansa opinnäytetyön, eikä hän saakaan aikaiseksi anoa aiheen hyväksyntää. Opettajatuutori ei kuitenkaan voi reaaliajassa seurata opiskelijan opintoja, vaan vastuu on opiskelijalla itsellään. Ei ole olemassa mitään hälytysjärjestelmää, mikä kertoisi opettajatuutorille, että opinnot eivät nyt etene. Opettajatuutorin on itse havahduttava tarkastelemaan opiskelijoiden tilannetta.

Lopuksi

Opiskelijan tilanteesta ajantasalla pysyminen vaatii opettajatuutorilta tietojen keräämistä useasta eri lähteestä. Seuraamalla valmiiden suoritusten kertymistä ja reagoimalla puuttuviin suorituksiin ollaan aina hieman myöhässä opiskelijan ohjauksessa. Opiskelijalla on jo jäänyt jotain tekemättä. On kuitenkin erittäin tärkeää, että opiskelijaan otetaan heti yhteyttä, kun tällainen notkahdus havaitaan.

Suurin osa opiskelijoista onneksi etenee opetussuunnitelman mukaan ilman suurempia ongelmia. Opettajatuutorin on kuitenkin löydettävä ohjausta tarvitsevat opiskelijat, jotka eivät sitä itse tule pyytämään. Ohjauksen tarpeessa olevat opiskelijat löytyvät tuutorikeskusteluiden perusteella sekä opintosuoritusrekisteriä tutkimalla.

Opettajatuutorin työvälineet ovat haasteelliset. Tietoja on kerättävä ja yhdisteltävä monesta eri lähteestä ohjausta tarvitsevien opiskelijoiden löytämiseksi. Muutokset ammattikorkeakoulujen rahoitusmallissa vaikuttavat siihen, millaisiin asioihin ohjauksessa halutaan kiinnitettävän huomiota. – Olivatpa seurantakriteerit mitkä tahansa, opettajatuutorin työ on tietojen keräämistä ja yhdistelemistä eri lähteistä.

Sinikka Viinikka
lehtori, Informaatioteknologia
Oulun ammattikorkeakoulu

 

Lähteet

[1] Pekkala, A. 2006. Ohjaaja, valmentaja, konsultti, tutkiva tuutori vai sisäinen yrittäjä? Teoksessa A. Pekkala & B. Varjonen (toim.) Tuutorointi on taitolaji. Hämeen ammattikorkeakoulu.

[2] Oulun ammattikorkeakoulu. 2016. Opas opettajatuutoreille. Lukuvuosi 2016–2017. Julkaisematon lähde.

[3] Viinikka, S. 2017. Mitä sinulle kuuluu? Tuokiokuvia tuutoropettajan arjesta. ePooki. Oulun ammattikorkeakoulun tutkimus- ja kehitystyön julkaisut 20. Hakupäivä 9.3.2020. http://urn.fi/urn:nbn:fi-fe201705166485

 

Pysyvä osoite: http://urn.fi/urn:nbn:fi-fe2020040210177