Korkeakoulujen Innovaatiokeskuksen ja Boija Works osuuskunnan järjestämässä sOULUtions SOS –virtuaalitapahtumassa innovoitiin ratkaisuja auttamaan pk-yrityksiä selviämään koronakriisistä.

Oulun ammattikorkeakoulun ja Oulun yliopiston yhteistyössä kehittämästä sOULUtions –tapahtumakonseptista on viimeisen vuoden aikana muovautunut kolmipäiväinen innovointitapahtuma, jossa etsitään uusia ratkaisuja haasteensa antaneille yrityksille Design Sprint –menetelmän avulla. Oamkin ja yliopiston opiskelijoilla on mahdollisuus ansaita 5 opintopistettä osallistumalla tapahtumaan ja kirjallisen osion suorittamalla.  

Kuten niin monen muunkin toimijan, myös meidän suunnitelmamme menivät koronakriisin vuoksi uusiksi. Normaalista lähitoteutuksesta jouduttiin luopumaan ja tilalle alettiin suunnitella etäversiota. Design Sprint -menetelmä perustuu vahvasti tiimityöhön ja nimenomaan livenä tapahtuvaan tiimityöhön, joten monia asioita jouduttiin pohtimaan uusiksi.  

Ensimmäinen päätös etätoteutuksen suhteen oli se, että toimeksiannot haluttiin paikallisilta pk-yrityksiltä, joihin koronakriisi iski pahiten. Loimme lomakkeen, jota jaettiin eri kanavissa Pohjois-Pohjanmaan pk-yrityksille. Saimme mukaan kahdeksan Oulun katukuvastakin tuttua yritystä, jotka kertoivat koronakriisin tuomista liiketoiminnan haasteista.  

Yritysten antamia haasteita oli ratkomassa lähes 50 korkeakouluopiskelijaa. Mukana oli muun muassa liiketalouden, kulttuurin, konetekniikan ja hoitoalan osaajia. Osallistujat jaettiin kahdeksaan monialaiseen tiimiin, jotka lähtivät yhdessä kehittämään uusia ratkaisuja yritysten haasteisiin.  

Käytännössä koko tapahtuma toteutettiin Microsoft Teamsissä, joka taipui yllättävän hyvin tähän tarkoitukseen. Tapahtuman yleisellä kanavalla tiedotettiin yhteisistä aamunavauksista ja päivän päätöksistä ja muista yhteisistä asioista. Tiimeillä oli omat, toisiltaan piilossa olevat kanavat, joissa he työskentelivät keskenään. Sen lisäksi fasilitaattoreilla oli vielä oma piilotettu kanava. Pääfasilitaattoreina toimi Boija Worksin kaksi asiantuntijaa ja apufasilitaattoreina oli mukana 7 korkeakoulujen henkilöstön edustajaa. Jokaisella apufasilitaattorilla oli oma tiimi, jonka toimintaa hän seurasi koko kolmen päivän ajan varmistaen, että tiimi tiesi mitä tehdä ja pysyi aikataulussa.  

Yhteiset aamunavaukset ja päivän päätökset toteutettiin livenä. Varmistaaksemme sen, että ohjeiden noudattaminen ei jää teknisistä ongelmista kiinni, kaikki ohjeet olivat ennakkoon kuvattuja videoita, joissa pohjustettiin aina seuraavan harjoituksen tarkoitus ja toteutustapa. Osallistujat pystyivät siis katsomaan harjoitusten esittelyn itsenäisesti ja vaikka useaan kertaan. Lisäksi tukena oli lyhyt kirjallinen listaus harjoitteen vaatimista toimista.  

Normaalisti Design Sprint sisältää paljon piirtämistä yhdessä ja yksin. Paperit, post-it –laput, kynät ja askartelutarvikkeet ovat kovassa käytössä tapahtuman ajan. Itsenäisenä työskentelynä piirtäminen tietysti sujui ongelmitta. Jokainen piirsi kotona ja esitteli tuotoksensa videopuhelussa ja lähettämällä kuvansa tiimin kanavalle. Yhteinen visuaalinen ideointi ja tekeminen sen sijaan tuotti tapahtuman suunnitteluvaiheessa päänvaivaa. On olemassa erilaisia virtuaalisia valkotauluja, joiden avulla tiimi pystyy piirtämään ja hahmottelemaan ideaa yhdessä reaaliajassa. Näiden käyttö ei kuitenkaan ole suurimmalle osalle tuttua ja pelko olikin, että uuden työkalun opetteluun menee liikaa aikaa. Tämä haaste saatiin kuitenkin ratkaistua varmasti kaikille tutulla PowerPointilla. Teams mahdollistaa tiedostojen muokkauksen reaaliaikaisesti yhdessä ja tiimeille luotu valmis PowerPoint –pohja oli meidän tapauksessamme täysin riittävä yhteisen tekemisen alusta. Sinne opiskelijat pystyivät liittämään omia kuviaan ja rakentamaan ideaansa yhdessä.  

Kaiken kaikkiaan sOULUtions SOS onnistui hienosti myös etänä. Palautteiden perusteella osallistujat olivat tyytyväisiä ja kokivat oppineensa luovaa ongelmanratkaisua ja saaneensa työkaluja myös muuhun työskentelyyn. Kaikkien toimeksiantaja yritysten kanssa käytiin tapahtuman jälkeen keskustelut, joissa jaettiin kaikki tiimien tuottamat ratkaisut. Myös yrittäjät olivat tyytyväisiä, että lähtivät mukaan ja kokivat saaneensa kokeilemisen arvoisia ideoita liiketoimintansa uudistamiseen ja koronakriisin selättämiseen.  

Korkeakoulujen Innovaatiokeskus jatkaa sOULUtions-konseptin kehittämistä saatujen oppien pohjalta ja syksyksi on luvassa jälleen uusi tapahtuma – livenä tai etänä, tilanteen mukaan. 

Kirjoittanut: Essi Kangasniemi, projektisuunnittelija