Author: Sari Ahvenlampi

Tunnelmia hyvien käytänteiden kierrätyksen iltapäivästä

Torstaina kokoonnuimme Tekniikan yksikössä kierrättämäään hyviä käytänteitä. Puheenvuorot olivat kiinnostavia ja innostavia. Koulutusmateriaali laitetaan Heimoon jakoon, mutta onhan silti aivan eri asia kuunnella paikan päällä ja saada vastauksia mieleen nousseisiin kysymyksiin. Kiitokset kaikille alustajille ja aktiivisille osanottajille. Tässä muutamia tunnelmapaloja iltapäivästä.

Kahvia ja pullaa oli tarjolla ennen koulutusta. Hyvältä maistui.

 
Kahvipöytäkeskustelussa pohdittiin sidosryhmäyhteistyötä.
 
 
Ihan aiheeseen liittyvää sisältöä 🙂
 
 
Laatuleipuri oli jälleen ollut ahkera. Jokaista osallistujaa odotti tuore päivän laatuleipä.
 
 
Vararehtori Jyrki Laitinen kävi avaamassa koulutuksen. Tämän jälkeen ohjelmassa oli hyvien käytänteiden kierrätystä ihan urakalla.
 
 
Tärkeä tämäkin,  niin jaksaa taas keskittyä iltapäivän sisältöön.
 
 
Panelisteillamme oli hyviä näkemyksiä ja kokemuksia sidosryhmien osallistumisesta koulutusohjelmatiimien toimintaa. Muut osallistujat eivät jääneet pelkästään kuuntelemaan vaan saimme hyvän keskustelun aikaiseksi. Kiitokset siitä kaikille osallistujille!
 

 

Mitä, missä, milloin?

Vuoden 2011 lopussa jäin kotiin odottelemaan vauvan syntymää. Tunnelmat oli leppoisat ja silti jännittyneet.  Jäin hyvillä mielin töistä pois, kun syksy oli huipentunut hyvin menneeseen auditointivierailuun. Tiesin että hetken voi huokaista ennen kuin alkaa uudet haasteet puhaltaa omissa päivissä – ja öissä. Edessä oleva elämänmuutos jännitti. Kun ensimmäinen lapsi syntyy, on kaikki uutta. Mielessä on paljon kysymyksiä, joihin saa vastauksia vasta kun lapsi on konkreettisesti sylissä.

Vuosi 2012 kiteytyy yhteen pieneen ihmiseen, joka syntyi tammikuussa ja lähti kävelemään joulukuussa. Siinä välissä vauva kasvoi vähän isommaksi ja minä opettelin äitiyttä. Niin kokonaisvaltaisesti vaikuttavaa asiaa en toista keksi kuin mitä lapsen syntymä on. Se pyöräyttää maailman ympäri ja antaa suurimmat ilot ja huolet. Se järjestää toimintaa päiviin ja öihin. Se antaa mahdollisuuden kasvaa ihmisenä ja samalla saa huomata myös oman pienuutensa. Kun aina ei vain jaksa. Kun haluaisi vain nukkua. Edes hetken.  Ja silti, kun katselee omaa pientä lasta, ei rakkaampaa löydy.

Tällaisen vuoden jälkeen tuntui kummalliselta kävellä työpaikalle ja avata työhuoneen ovi. Kaikki oli jotenkin niin tuttua ja silti mikään ei kuitenkaan ollut ihan samalla tavalla kuin ennen. Mietin, mitä täällä on tapahtunut sillä aikaa kun olin kotona, onko muutoksia ollut paljonkin, kun Oamkista tehdään osakeyhtiötä.

Reilun viikon ajan olen hahmotellut mielessäni Oamkin asioita. Tutut työryhmät ovat toiminnassa, muistioista näkyy, mistä asioista on vuoden aikana keskusteltu. Ne löytyivät helposti tutusta paikasta! Toimintakertomukset on tehty ja samoin suunniteltu seuraavaa vuotta. Huomaan, että tuttuja juttuja löytyy kun luen dokumentteja intrasta, joka on varsin samanlainen kuin lähtiessäni vuosi sitten. Tuntuu siltä, että muutoksia on tulossa mutta vielä ne eivät konkretisoituneet arkeen. Keskusteluissa ne kuuluvat kyllä.

Huomaan, että pientä jännitystä on ilmassa. Mitä tarkoittaa kun Oamk on osakeyhtiö? Mitä se tarkoittaa MINUN työssäni? Ja tässä minä  on ihan jokainen meistä. Miten organisaatio muuttuu? Kuka on esimieheni ja kenen kanssa teen töitä? Ennen kaikkea:  tarvitaanko minua? Tällaisia ajatuksia leijuu ilmassa. Huomaan, että tässä muutosvaiheessa tarvitaan tiedottamista, viestintää ja keskustelua vieläkin enemmän kuin aiemmin. Onko sitä riittävästi? Mielestäni ei ole. Vuoropuhelun on muutoksessa oltava jatkuvaa, koska pienikin viive lisää huhuja. Kun siis rakennetaan uutta, visioidaan tulevaa ja samalla mietitään, pitäisikö jotain tiedottaa ja missä vaiheessa – ollaan jo vähän myöhässä.

Onneksi tällaisissa muutoksissa ei tarvitse odottaa siihen, että lapsi on sylissä, ennen kuin tietää mitä todella tapahtuu. Viestintäkanavia on nykyään paljon jos niitä halutaan käyttää. Ainut mahdollisuus ei ole tiedotustilaisuus kerran tai kahdesti lukukaudessa ja muutama tiedote intrassa.  Toivon siis näin uuden kynnyksellä, että luomme yhdessä uutta hyvää Oamkia keskustelevassa hengessä ja työtä rinnakkain tehden. Silloin voidaan puhua aidosta ja rohkeasta Minun Oamkistani. Organisaatio on juuri niin hyvä kuin ihmiset, jotka siellä tekevät työtä. Epätietoisuus tulevasta ei lisää kenenkään työmotivaatiota.

Innostavaa työvuotta kaikille!

Syksyn rytmejä – Heimoutumista ja Oivalluksia :)

Kävin Liiketalouden yksikön laatuiltapäivässä. Yksikönjohtaja Päivi Vesala toi esille sen, kuinka tarvitsemme Heimoutumista ja Oivalluksia. Tällä hän viittasi henkilöstö- ja opiskelijaintroihin. Ne ovatkin käyttökelpoisia työkaluja monella tapaa, mutta sanaleikissä on myös mukavalla tavalla tuotu esille yhteisöllisyys ja uuden oivaltamisen ilo. Oma sosiaalinen media on käytössä introissa ja voimme niitä käyttäessä jakaa myös arkisia asioita. Vapaaseen sanaan kirjoittaessamme muokkaamme omalta osaltamme samalla myös korkeakoulumme yhteishenkeä. Millaista Heimoutumista me rakennamme?

Syksystä on tulossa puuhakas, ainakin täällä rehtorin toimistossa.  Jo keväällä aloimme suunnitella ulkoisen auditoinnin näyttökokonaisuutta yhteistyössä yksiköiden kanssa. Nyt elokuussa näyttöjä viimeistellään läpi koko organisaation ja syyskuussa kokonaisuus on valmis lähtemään Oamkia auditoivalle ryhmälle. Näyttökokonaisuudesta on tulossa varsin monipuolinen, kiitos siitä jo kaikille, jotka ovat kanssamme sitä tekemässä.

Syksyn ensimmäinen laatukoulutus järjestetään 28.9. Tekniikan yksikön auditoriossa 1 klo 8.30 alkaen. Tuolloin aiheena on luonnollisesti tuleva auditointi, mutta myös oivallinen opiskelijaintra opettajan työkaluna. Hyvien käytäntöjen osuuteen on löydetty aiheita näyttökokonaisuudestamme. Iltapäivällä on sitten samassa tilassa ympäristöasioiden vuoro. Päivän tarkempi ohjelma ilmestyy introissa lähiaikoina.

Syksyn ensimmäinen laatukoulutus järjestetään 28.9. Tekniikan yksikön auditoriossa 1 klo 8.30 alkaen. Tuolloin aiheena on luonnollisesti tuleva auditointi, mutta myös oivallinen opiskelijaintra opettajan työkaluna. Hyvien käytäntöjen osuuteen on löydetty aiheita näyttökokonaisuudestamme. Iltapäivällä on sitten samassa tilassa ympäristöasioiden vuoro. Päivän tarkempi ohjelma ilmestyy introissa lähiaikoina.

Toinen laatukoulutus järjestetään 19.10. iltapäivällä klo 12.00 alkaen. Tuolloin tilaisuuteen saapuu paikalle myös Oamkia auditoivan ryhmän puheenjohtaja, laatu- ja palvelujohtaja Marjo Nykänen (Mamk) ja KKA:n erikoissuunnittelija Krister Talvinen, joka toimii ryhmän sihteerinä. Toivottavasti mahdollisimman moni pääsee paikalle! Paikkana on tuolloin myös auditorio 1 Tekniikan yksikössä.

Laatukiertue järjestetään nyt jo neljättä kertaa ja se on viikoilla 41 ja 42 (10.-21.10.). Jälleen voi testata tietonsa Laatuvisassa ja tienata mukaan maistuvan laatuleivän.  Kehittämisideoitakin otamme mieluusti vastaan. Marraskuun lopussa (23.-25.11.) arvioidaan sitten laatuleipää ihan kunnolla, kun auditointiryhmä vierailee Oamkissa. Noin kuukautta ennen saamme vahvistuksen haastateltavista, mutta tässä vaiheessa toivomme, että mahdollisimman moni pitää tuon ajankohdan vapaana työmatkoista ja pitkistä kokouksista.

Syksyä rytmittää siis monella tapaa tuleva ulkoinen arviointi. Tällä hetkellä meillä on hyvät tunnelmat asian suhteen, onhan työtä tehty pitkään yhteisrintamalla. Laatuhan kuuluu meille kaikille ja on osa jokaisen arkea, tapoja, joilla työ tehdään mahdollisimman hyvin. Siitä lähtökohdasta on hyvä mennä eteenpäin.

Sari Ahvenlampi
Laatukoordinaattori rehtorin toimistosta

P.S. Jos haluat tutustua tämän vuoden sisäisen auditoinnin koontirapottiin, vilkaisepa ePookista.

 

Arvioinnissa todettua: laadussa on hyvä paistatella

Tammikuu ja helmikuun alku on mennyt aika nopeasti sisäisessä auditoinnissa. Tällä kierroksella arvioitavana oli kolme kohdetta suoraan KKA:n auditointikäsikirjasta :

  • Laadunvarmistusjärjestelmän kytkeytyminen johtamiseen ja toiminnanohjaukseen
  • Laadunvarmistusjärjestelmän tuottaman tiedon tarkoituksenmukaisuus ja saatavuus a) korkeakoulun sisällä, b) ulkoisten sidosryhmien näkökulmasta
  • Laadunvarmistusjärjestelmän seuranta, arviointi ja jatkuva kehittäminen.

Halusimme kuitenkin edelleen arvioida myös tukiprosesseja, joten niiden osalta valittiin kohteiksi:

  • Tukiprosessin kytkeytyminen muihin prosesseihin
  • Tukiprosessin tuottaman tiedon tarkoituksenmukaisuus ja saatavuus a) korkeakoulun sisällä, b) ulkoisten sidosryhmien näkökulmasta
  • Tukiprosessin seuranta, arviointi ja jatkuva kehittäminen.

Jokaista auditoitavaa yksikköä samoin kuin tukiprosesseja varten oli koottu oma auditointiryhmä, jossa oli sekä ulkoisten sidosryhmien että opiskelijoiden edustus. Osa oli saanut auditointikokemusta jo viime keväällä, mutta mukana oli myös ensimmäistä kertaa auditoijina toimivia. Ryhmissä oli sekä kokemusta että intoa ja työskentely sujuikin kaikkiaan todella jouhevasti. Itse olin auditoimassa kolmea yksikköä ja tukiprosesseja.

Helmikuu on alkanut raportoinnilla ja neljä raporttia on käynyt tarkistuskierroksen ja on nyt kaikkien luettavana henkilöstöintrassa. Raportointi on kokonaisuudessaan vielä kesken, mutta jo tässä vaiheessa voi sanoa, että sisäiset auditoinnit ovat saaneet aikaan  toiminnan kehittämistä. Monissa asioissa on menty vajaassa vuodessa eteenpäin ja toiminnasta on tulossa järjestelmällisempää, vaikka osa on vasta todentumassa hyvistä suunnitelmista toivottavasti hyväksi toiminnaksi.

Myönteinen kehittämisilmapiiri näkyy yksiköissä ja vahvistaa laatusloganin ajatusta: laadussa on hyvä paistatella. Englanniksi slogan on muotoutunut seuraavasti: Quality is our everyday bread.

Kokonaisuudessaan sisäisen auditoinnin tuloksia käydään läpi palauteseminaarissa aamupäivällä 17.3. Tekniikan yksikön auditoriossa 1. Sinne toivomme kovasti mukaan henkilöstöä, opiskelijoita ja myös sidosryhmien edustajia.

Leipomo

Laadunvarmistusjärjestelmää havainnollistamaan on tehty – laatuleipureita kun ollaan – leipomo-kuva. Jauhopusseissa on ainesosia, kuten menettelytapoja ja prosesseja, joiden avulla ylläpidetään ja kehitetään toiminnan laatua sekä toteutetaan strategiaa. Leipuri tuo näkyviin Oamkin laatukäsityksen: hyvät tulokset saavutetaan, kun toimintaa suunnitellaan, seurataan, arvioidaan ja kehitetään systemaattisesti. Dokumentointi on keskeinen osa laadunvarmistusta. Tämä jatkuvan parantamisen kehä on kuvattu Oamkissa laatuleipänä. Laatu, kuten leipä, kuuluu jokaisen oamkilaisen arkeen.

 

Toivottavasti järjestelmäkokonaisuus arkistuu leipomo-kuvan myötä. Mistään uudesta ja ihmeellisestä asiastahan ei tässä ole kyse; ainoastaan systemaattisesti toiminnan kehittämisestä, jota jokainen tekee omassa työssään.

Linjakkaasti koukussa

Olen täyttänyt omaa kehityskeskustelulomaketta, joka ei toimi. Lomake ei siis ole kunnollinen lomake, mutta kaikesta huolimatta se on täytettävä. Perusasia, toimiva lomake puuttuu, joten ajatus linjakkaasta toiminnasta koko organisaatiossa eli kaikille sovitusta kehityskeskustelukäytännöstä ja -lomakkeesta ei lohduta, kun taistelen tottelemattoman dokumentin kanssa. Laatu tökkää sellaisessa kohdassa, jossa sen pitäisi olla perusasia: täyttäähän tämänkin lomakkeen useampi sata ihmistä.

Toiminnan kehittäminen on välillä kimuranttia. Asioita voi miettiä isossa mittakaavassa ja ne tuntuvat teoriassa hyviltä, mutta käytännössä jotain unohtuu. Sen ei tarvitse olla edes kokonaisuudessa kovin iso, mutta sillä voi olla merkitystä monelle. Tässä tapauksessa asian olisi voinut saada helposti korjattua, mutta nyt olemme kaikki linjakkaasti toimimattoman lomakkeen koukussa.

Voisihan ajatella, että muodosta viis, sisältö on tärkein. Sillä periaatteella toimimalla jää kuitenkin monessa kohtaa laatu saavuttamatta. Hyvät työkalut sopivat tarkoitukseen, johon ne on mietitty. Hyvin suunniteltu on myös helposti tehty – ja täytetty.

Leivon, leivon leipäsiä… laatua leipomassa

Leivon leivon leipäsiä, makoisia maitoisia.

Leivon leivon leipäsiä, makoisia maitosia!
Silitän….silitän..
nakkaan, nakkaan uunihin ja suuhun!

Minä olen kimppaleipuri. Yhdessä tekeminen on mukavaa ja leivistä kehittyy paljon parempia kuin silloin, jos olen yksin taikinaa vaivaamassa. Mietin hyvää reseptiä ja ehdotan sitä muille. Toisille tulee heti mieleen hyvä aines, mauste, joka otetaankin käyttöön alkuperäiseen reseptiin – taikinasta tulee heti paljon makoisampaa. Leipominen sujuu nopeammin, leipiä tehdään enemmän ja maisteltavaa riittää kaikille. Leipuritiimi on tyytyväinen.

Olemme miettineet sisäistä auditointia ja sen toteutusta tänä keväänä. Se onkin asia, jossa leipureita tarvitaan paljon jokaisesta yksiköstä. Meillä on käynyt vierailevia leipureita, jotka ovat opastaneet meitä nyt ensimmäistä kertaa tähän alkavia ja antaneet parhaat reseptit käyttöön. Ollaan siis oltu kokkikoulussa! Kiitokset Tapiolle, joka on todellinen The Chef ja tietysti myös Laurean laatuleipurille Jaanalle, jonka antamia maistiaisia on kehitetty meidän reseptikirjassamme.

Sisäinen auditointihan tarkoittaa sitä, että tutustumme jokaisen yksikön resepteihin ja maistelemme leipäsiä – vastaako leipominen reseptiä, vievätkö leivät kielen mennessään vai tarvitseeko parantaa reseptiä tai leipomista. Parhaat reseptit laitetaan jakoon eteenpäin talon sisällä ja toivotaan, että niitä hyödynnetään sellaisissa kohdissa, joissa resepti vaatii vielä työstämistä. Näin se laatu kehittyy, kun yhdessä leivotaan, maistellaan ja vaihdetaan reseptejä.

Joskus laatuleipurillekin sattuu moka. Näin voi käydä, jos on vähän väsynyt ja resepti vaihtuukin toiseksi kuin mitä alunperin oli tarkoitus. Tai sitten unohtuu kenelle oltiinkaan leipomassa. Tämä laatuleipuri teki itselleen aamupalaa eräänä päivänä, mutta kattoikin itselle tarkoitetun ruoan epähuomiossa johonkin ihan muuhun kuin alunperin oli tarkoitus…

Onneksi nämä sattumukset eivät ole vakavia ja niille voi jälkeenpäin nauraa. Niinhän se menee toivottavasti isommissakin asioissa:  joskus ripsahtaa suolaa liikaa tai hiivaa liian vähän, mutta leipurit eivät näihin hetkiin juutu, vaan yhdessä kehitetään makua eteenpäin ja reseptimokat voivat joskus jopa naurattaa. Iloisia leipomishetkiä kaikille!

Laatuleipurina
Sari Järvinen