Kokemuksia auditoinnista – laatuleipää ja avartuva näkemys organisaatiosta
Oulun ammattikorkeakoulussa toimintaa kehitetään muun muassa järjestämällä sisäisiä auditointeja. Minä olen ollut onnekas siinä, että olen päässyt osallistumaan auditointiin lukuisia kertoja. Seuraavassa kaksi esimerkkiä erilaisista auditoinneista.
Oamkin sisäinen laatuauditointi
Sisäiset auditoinnit auttavat korkeakoulua valmistautumaan Kansallisen koulutuksen arviointikeskuksen (Karvi) toteuttamaan ulkoiseen auditointiin. Auditointien tavoitteena on Oamkin laatujärjestelmän toiminnan seuranta, arviointi ja jatkuva kehittäminen. Sisäisissä auditoineissa saada selville kokonaiskuva laatujärjestelmän toimivuudesta valituissa auditointikohteissa. Tavoitteena on löytää auditointihaastattelujen yhteydessä hyviä käytänteitä ja sisäisiä kehittämiskohteita.
Ensimmäisen kerran osallistuin auditointiin vuonna 2010. Silloin julkaistiin myös metafora laatuleipurista ja auditoijat saivat pitkän auditointipäivän tai koulutuksen jälkeen konkreettisen palkkion laatuleivän, joka tuohon aikaan oli herkullinen kurpitsaleipä. Nämä sisäisen laatuauditoinnin auditointiryhmät ovat usein varsin suuria, 6-8 henkilöä. Mukana voi olla eri kampusten ja tutkinto-ohjelmien työntekijöitä, organisaation ulkopuolisia henkilöitä tai ulkoisten sidosryhmien edustajia ja opiskelijoita.
Nyt meneillään oleva auditointikierros on minulle neljäs ja täytyy sanoa, että auditointi prosessi on selkeytynyt, tehostunut ja parantunut vuosien varrella. Nyt jo lähtökohtaisesti tiedetään ennen auditointikierroksen alkamista, mikä on tavoite ja miten siihen päästään. Se tietysti auttaa, jos tiimissä on verbaalisti lahjakkaita henkilöitä, jotka osaavat muokata ryhmän yhteiset mielipiteet selkeiksi virkeiksi, jotka avautuvat myös ulkopuolisille. Kiitokset vaan kaikille auditointikumppaneille, tänä vuonna oli erinomainen työryhmä!
ISO14001 ympäristöjärjestelmä
Auditoinnin maailma on avautunut minulle myös ISO14001 sertifikaatin myötä Oamkin Kestävän kehityksen tiimissä. Vuonna 2009 joukko Oamkin henkilökuntaa perehdytettiin Ympäristöjärjestelmän sisäiseen auditointiin. Tuolloin mm. haettiin SFS standardeista ISO 14001 -tarkistuslistat, joiden mukaan auditointi tehtiin. Kesällä 2009 järjestettiin ensimmäinen sisäinen auditointi, kohteena oli tuolloin Luonnonvara-alan yksikkö. Ensimmäinen auditointi jännitti todella paljon, mutta oli kuitenkin kokonaisuudessa positiivinen kokemus.
Kestävän kehityksen toimintojen edistämisessä sisäinen ja ulkoinen auditointi seurasivat tiuhaan toisiaan. Välillä jopa ihmetytti, onko todella tarpeen tehdä auditointeja niin usein. Ensin yleensä tehtiin sisäinen auditointi, jossa saatiin selville mahdollisia puutteita, jotka toivottavasti ehdittiin korjata ulkoiseen auditointiin mennessä. Suunnitelmallinen keke-työ johti konkreettisiin tuloksiin vuonna 2012, kun kehitystyössä mukana olleille yksiköille (kuva alla) myönnettiin ISO14001 sertifikaatti. Samana päivänä tunnustuksen keke-työstä saivat myös Green Office -järjestelmässä mukana olleet pienemmät yksiköt (Green Office -järjestelmässä tehtiin auditoinnin sijasta raportointia keke-toiminnoista suoraan WWF:lle). ISO14001-sertifikaatti on voimassa kolme vuotta, mikäli vuosittaiset seuranta-auditoinnit osoittavat, että ympäristöjärjestelmän ehdot täyttyivät. Nyt kaikki yksiköt ovat siirtyneet kestävän kehityksen auditoinnissa Oamkin yhteiseen ISO1400- sertifikaattiin ja siitä on meneillään jo toinen komivuotinen sertifikaattikausi, joka on voimassa vuoteen 2018.
Oamkin sisäisiä muihin yksiköihin tehtyjä keke-auditointeja on minulle nyt laskujeni mukaan kertynyt 9 kpl ja päälle oman kampuksen (Teuvo Pakkalan kadun kampus) sisäiset auditoinnit (5 kpl – haastateltavana) ja ulkoisen auditoijan suorittaman auditoinnit (4 kpl – haastateltavana / tarkkailijana). Aika monta auditointia on tullut nähtyä! Silti jokainen auditointi on ainutkertainen tapahtuma ja mukana voi olla ensikertalaisia joko haastattelijana tai haastateltavana ja heitä pitää perehdyttää auditointiprosessiin. Oamkin sisäiseen laatuauditointiin verrattuna keke-auditoinnit tehdään yleensä hyvin pienellä resurssilla ja haastattelijamäärällä (yleensä 1-3 henkilöä), mukana voi olla myös opiskelijoita. Näissäkin auditoinneissa (vaikka niitä onkin usein) jokaisella kerralla oppii jotain uutta ja yleensä löytyy myös hyviä käytänteitä, joista myös muilla kampuksilla olisi hyötyä. Näihin auditointeihin olisi kyllä mukava saada myös enemmän keke-tiimin ulkopuolisia mukaan, esim. opiskelijoita.
Mitä auditoinnissa sitten tapahtuu? Näissä molemmissa auditointiesimerkeissä käytetään mallia suunnittele > toteuta > arvioi > kehitä. Näiden eri vaiheiden toimintoja tutkitaan, prosesseja avataan, pyydetään näyttöjä toteutuksesta. Ennen auditointia yleensä luetaan erilaisia dokumentteja, jotka kertovat tutkittavan kohteen toiminnasta (esim. tutkinto-ohjelmien itsearvioita). Alustavan tutkimusmateriaalin/ näyttöjen perusteella auditoijaryhmä miettii, ketä haluaa haastatella, sen jälkeen räätälöidään kysymykset haastateltaville, jaetaan roolit itse haastatteluun (esim. haastattelijat, kirjurit). Haastattelun jälkeen kootaan tärkeimmät havainnot ja kirjoitetaan arviointiraportti. Kuulostaa ehkä helpolta, mutta voi olla myös varsin työläs prosessi, joka vaatii huolellista valmistautumista.
Jotain uudistuksiakin on auditoinnissa tapahtunut vuosien varrella. Ensinnäkin Laatuleipurin laatuleipä oli muuttunut tiukemmaksi ja painavammaksi ruisleiväksi 🙂 Auditoijien työtä helpottavat nykyisin Outlook kalenterin käyttö (yhteisten aikojen löytämiseksi) ja AC-yhteysmahdollisuudet kauempaa osallistuville. Tänä vuonna laatuauditoinnissa oli myös käytössä Sharepointissa auditointialusta, joka osoittautui todella näppäräksi dokumenttien jakamiseen. Valmiit kysymys-/raportointipohjat auttavat ja nopeuttavat työn edistymistä. Toivottavasti auditoinnin raportit tulevat jatkossa olemaan helposti löydettävissä, jotta paitsi kaikki auditoitavan kohteen työntekijät/haastatellut myös muutkin Oamkin auditoinneista kiinnostuneet työntekijät voivat halutessaan löytää dokumentit Heimosta. Avoimuuden pitäisi olla yksi johtava toimintatapa Oamkissa.
Jos et ole koskaan auditoinut, mutta voisit ehkä kokeilla, kysyt varmaan ’Miksi kannattaisi osallistua auditointiin?’ Yksi mielenkiintoisimmista anneista auditoinnissa on, että sitä kautta pääsee tutustumaan syvemmälle organisaation toimintaan ja erilaisiin toimintamalleihin eri kampuksilla ja tutkinto-ohjelmissa. Tuo on arvokas tapa löytää kehittämiskohteita ja auttaa organisaatiota uudistumaan. Paljon uusia tuttaviakin on tullut auditoinnin kautta.
Minna Kamula
(konkariauditoija)
Lehtori, Tietojenkäsittely
