”Ihana tilaisuus päästä auditointihaastatteluun” – Ulkoiseen auditointiin valmistautuminen

Oulun ammattikorkeakoulun (Oamk) toimintaa arvioidaan marraskuussa; auditointiryhmä vierailee korkeakoulussamme 14.11.-16.11. Menneellä viikolla Oamk sai arvokkaita vieraita, kun auditointiryhmän puheenjohtaja, vararehtori Merja Heino Saimaan ammattikorkeakoulusta sekä auditointiryhmän projektipäällikkö, arviointineuvos Karl Holm Kansallisesta koulutuksen arviointikeskuksesta kävivät kertomassa tulevasta arvioinnista. Myös oamkilaiset kertoivat tilaisuudessa omista odotuksistaan liittyen tulevaan auditointiin.

Auditointiryhmän terveiset

Auditointiryhmän puheenjohtaja, vararehtori Merja Heino Saimaan ammattikorkeakoulusta kertoi auditoinnin tavoitteista ja kriteereistä. Suomessa korkeakoulujen laatujärjestelmät suunnitellaan omista tarpeista lähtien, tukemaan omaa toimintaa. Auditoinnissa ei arvioida kuinka hyviä tuloksia ammattikorkeakoulu tuottaa tai millainen strategia sillä on; auditoinnissa tarkastellaan sitä, kuinka hyvin valittu laatujärjestelmä tukee korkeakoulun toiminnan kehittämisen kokonaisuutta. Heinon mukaan kyse on ennen kaikkea siitä, auttaako laatujärjestelmä Oulun ammattikorkeakoulun tavoitteiden saavuttamisessa.

Ensimmäisenä vierailupäivänä auditointiryhmä tarkastelee laatujärjestelmän kokonaisuutta, kun taas seuraavina päivinä keskitytään tutkinto-ohjelmiin ja valinnaiseen kohteeseen. Tutkinto-ohjelmissa tarkastellaan, miten opetussuunnitelmat tehdään, miten osaamistavoitteet määritellään ja miten tutkimus-, kehitys- ja innovaatiotoiminta kytketään koulutukseen. Olennaista on myös, miten työelämän tarpeisiin vastataan, miten eri toimijat osallistuvat koulutuksen toteutukseen ja millaisia oppimismenetelmiä ja -ympäristöjä käytetään. Auditointiryhmä tutustuu myös seurantaindikaattoreihin ja niiden vaikuttavuuteen.

 

KUVA 1. Auditoinnin kohteet

Auditointi perustuu Kansallisen koulutuksen arviointikeskuksen julkaisemaan auditointikäsikirjaan. Auditoinnissa arvioitavia kohteita on kuusi (kuva 1). Edelliseen auditointiin verrattuna nyt keskitytään laajemmin korkeakoulun perustehtävien laadunhallintaan.  Kriteerit ovat ennallaan, jos joku ne vielä kuuden vuoden takaa edellisen auditoinnin yhteydestä muistaa.  Jokainen kuudesta kohteesta arvioidaan puuttuvaksi, alkavaksi, kehittyväksi tai edistyneeksi. Jos Oamkissa ei saada yhtään puuttuvaa ja laatujärjestelmän kokonaisuus arvioidaan vähintään kehittyväksi, auditointi on läpäisty. Muussa tapauksessa Oamkia odottaa uusinta-auditointi.

Auditoinnin tulos paljastetaan ensi vuoden maaliskuussa julkaistavassa auditointiraportissa. Siinä määritellään kehittämisehdotuksia ja jaetaan hyviä käytänteitä. Heino korosti, että raportti perustuu vankkoihin, materiaalin ja haastattelujen perusteella hankittuihin näyttöihin. Auditoinnin myötä Oamk saa motivaatiota kehittyä entistä paremmaksi, ideoita ja välineitä laadunhallinnan kehittämiseksi sekä luotettavan arvion vahvuuksistaan ja kehittämiskohteistaan.

Auditointiryhmän projektipäällikkö, arviointineuvos Karl Holm esitteli aluksi Kansallisen koulutuksen arviointikeskusta. Arvioinnin riippumattomuus ja kehittävän arvioinnin periaate näkyvät Karvin kaikessa toiminnassa. Holm avasi myös auditointivierailun käytännön järjestelyjä. Vierailun tavoitteena on täydentää Oamkin toimittaman materiaalin perusteella saatua kuvaa. Tavoitteena on järjestää miellyttäviä ja rakentavia keskusteluja oamkilaisten kanssa. Haastatteluihin osallistuvien ei tarvitse valmistautua erityisesti, sillä kysymykset koskettavat aina haastateltavien omaa työtä tai opintoja.

”Tuotte haastatteluun sen, ketä te olette, mitä te teette ja ketä te edustatte”, tiivisti Holm.

Kritiikkiä saa haastatteluissa esittää – edistyneen laatukulttuurin merkki on, että pystyy havaitsemaan kehittämiskohteita omassa organisaatiossaan. Myös konkreettisten esimerkkien kertominen auttaa havainnollistamaan käsiteltäviä asioita. Ryhmän puheenjohtajan Heinon mukaan auditointihaastatteluun pääseminen onkin ”ihana tilaisuus” tulla kuulluksi.

KUVA 2. Karl Holm veti esityksensä lopuksi pienen venyttelyn (kuva: Marianne Isola)

Niin kutsuttu jokerikohde on ohjelmassa torstaina 16.11. Jokerikohde ilmoitetaan Oamkille vasta edellisenä päivänä. Jokerikohteen tavoitteena on täydentää saatua kuvaa ja hankkia lisätietoa valitusta aiheesta Jokerikohteena voi olla jonkun palvelun esittely, strategiassa mainittu kehittämisteema, kampuskävely tai vaikkapa kiltahuonevierailu.

Oamkilaisten näkökulmia

Myös oamkilaiset pääsivät tilaisuudessa kertomaan omia ajatuksiaan. Odotuksistaan auditoinnin suhteen kertoivat johdon, henkilöstön, opiskelijoiden ja ulkoisten sidosryhmien edustajat.

Yliopettaja, verkostojohtaja Sami Niemelä toi esille henkilökunnan näkökulmaa. Hän pohti, millainen on Oamkin rooli osana toimintaympäristöään. Entä mikä on yksittäisen asiantuntijan rooli osana ammattikorkeakoulua? Asiantuntijatyö on varsin itsenäistä, joten horisontti voi olla vaarassa kadota, kun keskittyy yhteen työtehtävään kerrallaan. Auditoinnin myötä jokainen oamkilainen voi laajentaa ajatuksiaan ja muistaa yhteiset tavoitteet. ”Miksi on tärkeää kehittää toimintaa jatkuvasti osana arkea?” kysyi Niemelä, ja tämä sai jokaisen osallistujan pohtimaan omaa työtään tai opintojaan kehittämisen näkökulmasta. On hyvä muistaa, että koulutusorganisaatiossa kaikki liittyy kuitenkin toisiinsa, kukaan ei voi kehittää yksin.

Opiskelijakunta OSAKOn hallituksen jäsen Toni Hyvönen kertoi, mitä opiskelijat odottavat auditoinnilta. Hän kertoi, että kampuksia kiertäneen onnistujien kiertueen puitteissa opiskelijoilta on kysytty, mitä auditointi tarkoittaa. Harva oli sanaa tunnistanut, mutta konkreettisemmin asiaa kysyttäessä palautekäytänteet tuntuivat olevan opiskelijoilla hallussa. Laatuvisaa tehneistä kukaan ei jäänyt ilman leipää (leivän saadakseen visassa oli saatava vähintään kuusi vastausta kymmenestä oikein). OSAKOn edustajana Hyvönen oli tyytyväinen, että opiskelijat pääsevät osallistumaan lähes jokaiseen Oamkin työryhmään. Tietojenkäsittelyn opiskelijana hän itse on ollut muun muassa opiskelijaintra Oivan kehittämisryhmässä kolme vuotta.

”Tästäkin salista reilusti yli puolen kanssa olen ollut kokouksessa, ja olen päässyt antamaan palautetta opiskelijoille tärkeistä asioista.”

Toimitusjohtaja Tuija Hyppönen Oulun kaupunginteatterista toi esille sidosryhmien näkökulmaa. Hän avasi aluksi yhteistyömuotoja ammattikorkeakoulun kanssa; kulttuurialan opiskelijoiden kanssa on tehty musikaaleja, ja liiketalouden alan opiskelijoita on ollut harjoittelijoina taloushallinnossa ja markkinoinnissa. Yhteistyö on ollut onnistunutta, ja uusia ajatuksia on herännyt puolin ja toisin. Ulkoisen auditoinnin merkityksen hän kiteytti lyhyesti:

”Saamme oikeita osaajia meidän tarpeisiimme”.

Yhteistyön kehittämiseen saadaan uusia ajatuksia auditoinnin myötä: kolmas osapuoli voi nähdä sellaisia kehittämiskohteita mitä itse ei läheltä kykene havaitsemaan.

Oulun Musiikkijuhlien toiminnanjohtaja Maija Perola nosti esimerkiksi kansainväliset mestarikurssit, joita toteutetaan vuosittain yhdessä Oamkin kanssa. Tuotantoyhteistyönä on tehty erilaisia produktioita. Oamkin opiskelijanakin joskus ollut Perola kertoi, että yhteistyötä on tehty todella kiinteästi jo kuuden vuoden ajan. Esimerkkinä hän näytti Jesus Christ Superstar -konsertin teosta tehdyn videon,  joka hyvin havainnollisti yhteistyön monia muotoja.

”Eihän me yhteistyötä Oamkin kanssa tehtäisikään, jos laatu ei olisi kohdallaan”.

Koulutus- ja tki-johtaja Aini Ojala keskittyi puheenvuorossaan alueelliseen vaikuttavuuteen. Esimerkiksi hän nosti Oamkin toiminnan Raahen ja Oulaisissa; yhteistyön kautta saatiin sairaanhoitajakoulutusta Raaheen. Yhteisten ponnistelujen tuloksena valmistumassa on nyt yhteensä 24 sairaanhoitajaa, joille kaikille on alueella tarjolla työpaikka. Yhteiset hankkeet ja selvitykset toimivat laajemmin todisteina hyvästä yhteistyöstä. Ojalan mukaan

”pitkäaikainen luottamuksellinen suhde poikii aina uutta, ja ongelmiin löytyy ratkaisut kun niitä yhdessä haetaan.”

Tilaisuuden päätti juuri Kiinasta saapunut rehtori, toimitusjohtaja Jouko Paaso. Hän kertoi aluksi, että ammattikorkeakouluosaamiselle vaikuttaa olevan maailmalla paljon kysyntää; työelämälähtöisen koulutuksen avulla voidaan vastata yhteiskunnan murrokseen. Suomalainen koulutusjärjestelmä peruskouluista korkeakouluihin on Kiinassa valtavassa huudossa.  Kokeneena auditoijana Paaso avasi myös omaa näkemystään auditoinnista. Oamkissa laatujärjestelmän avulla toteutetaan toiminnan kokonaisvaltaista kehittämistä joka päivä. Säännölliset auditoinnit auttavat dokumentoimaan eli kirjaamaan ylös todisteita laatujärjestelmän toimivuudesta: millaista palautetta annetaan, miten se vaikuttaa ja mitä toimenpiteitä sen perusteella tehdään. Paason mukaan tärkeintä on perustehtävien laatu.

”Yhteistyökumppaneita on vuodessa 400 kappaletta, se on aika hyvä lähtökohta sille että omaa toiminta tehdään huippulaadulla.”

Hänen mukaansa Oamkissa voidaan olla todella ylpeitä korkeakoulun aluevaikuttavuudesta. Haaste auditoinnissa onkin nyt pystyä näyttämään auditointiryhmälle toteen, että ylpeyteen on meillä oamkilaisilla aihetta.

KUVA 3. Rehtori Jouko Paaso ja vararehtori Jyrki Laitinen keskustelevat auditointiryhmän Merja Heinon ja Karl Holmin kanssa (kuva: Marianne Isola)

Valmistauminen auditointiin

Oamkissa on valmistauduttu auditointiin huolella. Itsearvioinnit on laadittu niin koulutusosastoilla ja palveluyksiköissä (vuonna 2015) kuin tutkinto-ohjelmissakin (vuonna 2016). Molempien itsearviointikierrosten jälkeen toteutettiin saman lukuvuoden aikana myös sisäiset auditoinnit, joissa perehdyttiin tarkemmin valittuihin 6-7 kohteiseen. Sisäiset auditoinnit toteuttivat yhteistyössä Oamkin henkilöstö, opiskelijat ja ulkoisten sidosryhmien edustajat. Sisäisistä auditoinneista on kirjoitettu artikkelit [1] [2] Oamkin ePooki-julkaisusarjaan.

Oamkin toiminnasta kokonaisuudessaan on laadittu auditointikäsikirjan mukainen itsearviointiraportti kevään 2017 aikana. Itsearvioinnissa on analysoitu kaikkia auditoitavia kohteita (ks. kuva 1). Raportissa on nostettu esille yhdessä määriteltyjä vahvuuksia ja kehittämiskohteita sekä arvioitu kohteiden toimivuutta, vaikuttavuutta ja kuormittavuutta. Raportin kirjoittamiseen osallistui niin henkilökuntaa, opiskelijoita kuin ulkoisten sidosryhmien edustajiakin. Raportin luvut olivat myös kommentoitavana henkilöstöintra Heimossa ja opiskelijaintra Oivassa.

Syksyn 2017 aikana auditointiryhmälle on toimitettu heidän pyytämänsä lisämateriaalit sekä haastatteluaikataulut. Haastatteluihin osallistujat on jo rekrytoitu; marraskuun auditointivierailulla ääneen pääsee noin 110 oamkilaista tai läheistä yhteistyökumppaniamme! Haastateltaville pidetyissä infoissa on ollut hyvä henki, ja kehittämisintoa tuntuu löytyvän kaikilta. Eiköhän auditoinnin aikana päästä näyttämään auditointiryhmälle, että Oamkissa tehdään parasta laatua yhdessä.

Marianne Isola, laatuasiantuntija

Lähteet:

Isola, M. & Ahvenlampi, S. 2017. ”Nykypäivänä on poikkitieteellistä tämä tekeminen” – Oulun ammattikorkeakoulun sisäinen auditointi 2017. ePooki. Oulun ammattikorkeakoulun tutkimus- ja kehitystyön julkaisut 12. Hakupäivä 13.10.2017. http://urn.fi/urn:nbn:fi-fe201704286283.

Isola, M. & Ahvenlampi, S. 2016. ”Nyt tehdään enemmän yhdessä” – Oulun ammattikorkeakoulun sisäinen auditointi 2016. ePooki. Oulun ammattikorkeakoulun tutkimus- ja kehitystyön julkaisut 11. Hakupäivä 13.10.2017. http://urn.fi/urn:nbn:fi-fe201604018931.