Oops, I did it again! – eli mitä kaikkea voi mennä pieleen opinnäytetyötä tallennettaessa ja mitä kaikkea siitä voikaan seurata
Teksti: Tiina Tolonen, Informaatikko, Kirjasto, Oulun ammattikorkeakoulu
Oulun ammattikorkeakoulussa siirryttiin opinnäytetöiden sähköiseen tallentamiseen syksyllä 2010. Tähän mennessä niitä on Suomen ammattikorkeakoulujen yhteiseen julkaisuarkisto Theseukseen tallennettu ja siellä julkistettu jo lähes 6000 kpl. Theseus-tallentamisen vaihtoehtona on ollut tallentaminen Oamkin intraan, jossa vuoden 2017 loppuun mennessä oli 1842 opinnäytetyötä. Intraan tallennettujen opinnäytetöiden määrä on ollut laskussa jo muutaman vuoden ajan, vuonna 2013 intratallennuksia oli 280, viime vuonna enää 155. Tallentamisvaihtoehdon olemassaolo perustuu siihen, että opinnäytetyö on tekijänoikeuslaissa tarkoitettu kirjallinen teos, johon tekijällään on tekijänoikeus. Opiskelijalla on siis oikeus päättää työnsä julkistamisen avoimuudesta.
Ennen kuin opinnäytetyö tulee julkiseksi Theseuksessa, se käy tarkistettavana kirjaston henkilökunnalla. Tässä vaiheessa on oletusarvona, että työ on lopullinen ja valmis julkaistavaksi. Kirjastossa siis katsotaan, että syöttölomakkeen kautta tallennetut tiedot ovat päällisin puolin oikein ja tekijänoikeusvalinta on tehty. Ennen julkaisua varmistetaan myös, että opinnäytetyön sisältävä tiedosto on tallennettu oikeassa muodossa ja se avautuu lukijalle. Saman prosessin käyvät läpi myös intraan tallennetut työt, jotka julkistetaan luettavaksi ainoastaan Oamkin verkossa.
Tässä vaiheessa peliin astuu mukaan Herra Murphy. Vaikka työnsä ja tietonsa olisi tarkistanut tuhanteen kertaan ennen tallentamista, on mahdollisuus virheeseen edelleen olemassa. Liitteeksi on yllättäen saattanut lipsahtaa vanha versio tai sellainen versio, jonka marginaalissa on ohjaajan tekemiä korjausehdotuksia. Opinnäytetyöhön on saattanut jäädä henkilökohtaisia, jopa arkaluontoisia tietoja kuten henkilötunnuksia tai puhelinnumeroita. Opinnäytetyön kansilehdellä voi olla vanha Oamkin logo ja nimi. Tiedosto voi olla tallennettuna muussa kuin suositellussa PDF-muodossa. Tiedoston nimi voi olla aivan jotakin muuta, kuin mitä ohjeessa neuvotaan (sukunimi_etunimi). Tässäkin kohtaa kannattaa olla huolellinen, sillä kun joku haluaa opinnäytetyötä lukea ja klikkaa tiedoston auki, sen nimi näkyy selvästi tiedoston yläreunassa. Siksi tiedosto on suositeltavaa nimetä ohjeen eikä sen hetkisen tunnetilan mukaisesti, kukaan ei todennäköisesti halua kertoa lukijalleen työnsä olevat v***n p****.
Huonoin vaihtoehto on se, että tallentaminen jää kokonaan tekemättä. Näin voi käydä siinä tapauksessa, että opiskelija on jo valmistunut ja hänen opiskeluoikeutensa on päättynyt. Tällöin hän ei enää pysty opinnäytetyötään Theseukseen tallentamaan, sillä tallennuslomakkeelle kirjautuminen vaatii opiskelijan henkilöllisyyden todentamisen ko. organisaation jäseneksi Haka-autentikoinnin kautta. Oivaankin kirjautuminen vaatii voimassa olevat students-tunnukset. Opiskelija saattaa itse huomata tallennuksen puuttumisen kohta valmistumisensa jälkeen tai se tulee vastaan siinä vaiheessa, kun hän haluaisi tallentaa opinnäytetyönsä linkin omaan CV:een. Joskus ohjaava opettaja ottaa yhteyttä kirjastoon ja kysyy, onko tietty opiskelija tallentanut työnsä ja sitä ei sitten löydykään…
Virheitä voidaan korjata ja tiedostoja vaihtaa, mutta tallentamatta jättäminen/jääminen synnyttää uuden ongelman. Kansallisarkiston tekemän arvonmäärityksen perusteella opinnäytteet ovat niin arvokasta ammattikorkeakoulujen tehtävässä syntyvää tietoa, että ne määrättiin syyskuussa 2014 pysyvästi säilytettäviksi. Ne käsitellään julkaisuina, joiden pitkäaikaissäilytys kuuluu Kansalliskirjaston lakisääteisiin tehtäviin. Kansalliskirjasto haravoi Kulttuuriaineistolain nojalla avoimissa julkaisuarkistoissa julkaistujen opinnäytteiden digitaaliset kopiot ja metatiedot talteen ja siirtää ne PAS- eli pitkäaikaissäilytyspalveluun. Tämän palvelun testaaminen aloitettiin loppuvuodesta 2017 ja varsinaiset siirrot käynnistyvät vuoden 2018 aikana. Muualle kuin Theseukseen tallennettujen opinnäytteiden arkistointivastuu säilyy edelleen ammattikorkeakouluilla. Arkistointivelvoite jää siis täyttymättä, jos työ puuttuu Theseuksesta tai ammattikorkeakoulu ei ole arkistoinut muualle tallennettuja töitä. Oman ongelmansa muodostavat myös opinnäytteet, joihin tulee muutoksia tai ne poistetaan Theseuksesta. Korkeakoulu on tällöin velvollinen varmistamaan, että opinnäytteet ovat arkistoituneet.
Opinnäytetöiden pitkäaikaissäilytyksen osalta on vielä ratkaistavana olevia asioita. Keskustelun alla on ollut mm. tiedostomuoto. PDF on siirtokelpoinen tiedostoformaatti, mutta PDF/A taas säilytyskelpoinen tiedostoformaatti. Kansallisarkisto valmistelee parasta aikaa digitaalisen aineiston vastaanottoa varten uutta ohjetta tiedostoformaateista, toivottavasti sen avulla löydetään ratkaisu siihen, onko opiskelijan tallentaman tiedoston jo oltava PDF/A –tiedostoformaatissa.
Theseukseen on sen olemassaolon aikana tehty jo yli 134 000 tallennusta. Se on valtava tietopankki, joka tämän Kansallisarkiston päätöksen myötä säilyy kauas tulevaisuuteen. Pitkäaikaissaatavuuden osalta ratkaisut ovat vielä tekemättä, toistaiseksi aineistoja PAS-palveluun lähettävä organisaatio eli Kansalliskirjasto on ainoa taho, joka niitä sieltä pystyy hakemaan. Siinäpä sitten uusi haaste ratkaistavaksi!
