Harjoitus tekee mestarin – väsyneeksi. Onnistuminen voimaannuttaa
Toisen sisäisen auditoinnin jälkeen ajatukset palaavat 2000-luvun alkupuolelle, jolloin ihmeteltiin, eikö laatutyö tarkoitakaan sitä, että tehdään laadukasta sisältöä. Seuraavaksi kirjattiin excel-taulukoihin prosessikuvauksia ohjeistuksella alkakaa kerätä kaikenlaisia jo olemassa olevia kuvauksia toiminnastanne. Jossain vaiheessa jäi mieleen Asko Karjalaisen Oamkin laatukoulutuksessa julistama ilosanoma opetuksen kehittämisestä opiskelijapalautteen avulla. Pikkuhiljaa vuosien mittaan edettiin kaaoksesta kohti kirkkaampaa ymmärrystä, ja tänään laadunvarmistusjärjestelmän tuottama tieto ohjaa jo oikeasti toimintaa kohti parempaa huomista.
Ensimmäinen sisäinen auditointi keväällä 2010 oli harjoittelua sekä auditoijille että auditoitaville. Yksikössä kerättiin materiaalia ja valmistauduttiin auditointiin. Ällistys oli suuri, kun emme olleet tunnistaa raportista yksikköämme. Vaikka toiminta ei oikeasti olisikaan ollut niin vaatimatonta kuin auditointiraportista ilmeni, ei voi kiistää, että osaamisemme ei tullut esille haastattelujen välityksellä. Saldona oli kolme ”alkavaa” arvosanaa ja paljon kehittämiskohteita, joskin myös hyviä käytäntöjä löytyi.
Kulttuurialan yksikössä on totuttu käärimään hihat ja ryhtymään toimeen, ja ensimmäisen sisäisen auditoinnin paljastamat kehittämiskohteet otettiin reippaasti työn alle. Ammattikorkeakoulun tasolla tehtiin myös kovasti työtä toiminnanohjausjärjestelmän kokonaisuuden kehittämiseksi. Henkilökunnan laatuosaamista lisättiin omilla koulutuksilla mm. yksikön kehittämispäivien yhteydessä, osastokokouksissa ja sitouttamalla kaikki intran käyttöön ja tunnistamaan oma tonttinsa kokonaisuudessa.
Toinen sisäinen auditointi olikin positiivinen kokemus. Auditoijat puheenjohtaja Matti Alilan johdolla loivat hyvän tunnelman haastattelutilaisuuksiin ja kysymykset olivat selkeitä ja ymmärrettäviä. Raportti valmistui etuajassa ja oli ilon paikka tutustua siihen. Saldona oli kolme ”kehittyvää” ja yksi ”alkava” arvosana. Kritiikki kohdistui tunnistettaviin kohteisiin ja raportissa todettiin mm., että ”yksikön kehittämisessä ilmenee positiivinen, muihin toimijoihin luottava, luova ote. Sekä opiskelijoiden että henkilöstön haastatteluista henkii vapautunut, kaikenlaisen palautteen ja taiteellisen työn salliva ilmapiiri.
Sisäisen auditoinnin edellisen kierroksen jälkeen monia kehittämistoimia on käynnistetty. Erikoismaininnan saa opintotoimiston uudelleen organisoiminen ja tehtävänkuvien yhdenmukaistaminen sekä varahenkilöjärjestelmän nimeäminen. Samoin työryhmien tarkoituksen ja tehtävien tarkka kuvaaminen ja toiminnan dokumentointi intrassa on esimerkillistä. Työryhmien toimintaa on terävöitetty ja ne toimivat tarkoituksenmukaisesti. Tunnuslukuja ja tulosraportteja seurataan ja arvioidaan säännöllisesti yksikkö- ja osastotasolla ja ne vaikuttavat toiminnanohjaukseen.”
Kehittämistä riittää vielä matkalla kohti KKA:n auditointia ja sen jälkeenkin. Edelleen on välillä sellainen olo, että mitä enemmän toimintamalleja pyritään yhtenäistämään ja määrittelemään, sitä syvemmälle suohon joutuu. Matka erillisistä yksiköistä ja koulutusohjelmista oamkilaisiksi on vasta alussa. Toivon, että tulostavoitteiden paineessa muistamme yhteisen suunnan ja kiritämme toisiamme eteenpäin kampituksen sijaan.
Sisäisen auditoinnin jälkimainingeissa, 1.3.2011
Riitta Tötterström, Yksikönjohtaja, Kulttuurialan yksikkö, Oamk
