Katsaus menneeseen ja kurkistus tulevaan
Tammikuun 30. päivä vuonna 2009 kohtasi kaksitoista uudenuutukaista laatukoordinaattoria Albertinkujan isossa neuvotteluhuoneessa. Esittelykierroksen jälkeen siirryttiinkin sitten suoraan asiaan – laadunvarmistustyöhön ja hamassa tulevaisuudessa siintävään ulkoiseen auditointiin. Tämän palaverin jälkeen laatukoordinaatorit ovatkin sitten kokoontuneet saman pöydän ääreen lähes kuukausittain. Ensimmäisissä laatukoordinaattoreiden kokouksissa käsiteltiin asioita, jotka nyt ovat jo osa jokapäiväistä toimintaamme.
Valtavasti on viimeisen vajaan kolmen vuoden aikana käynnistetty laadunvarmistukseen liittyviä kehittämishankkeita. Muistin virkistämiseksi testasimme dokumentoinnin toimivuutta ja laatukoordinaattorien työryhmän muistioista poimimme tähän muutamia tapahtumia ja etappeja, jotka mielestämme jotenkin liittyvät järjestelmän kehittymiseen.
Vuosi 2009
- tammikuussa henkilöstön intran käyttöä opeteltiin ja prosessitietokanta-ajattelua sisäistettiin
- helmikuussa istuttiin laatukoulutuksessa, jossa aiheena oli Oamkin laadunvarmistustyön eteneminen
- maaliskuussa käynnisteltiin ensimmäiset nykymuotoiset johdonkatselmukset ja strategiatyö 2015
- huhtikuussa esiteltiin laatukäsikirjaluonnos ja benchmarkattiin muiden korkeakoulujen auditointoinneissa havaittuja hyviä käytänteitä
- toukokuussa saatiin ensimmäinen tuntuma opiskelijaintraluonnokseen
- elokuussa Ismo esitteli ensimmäisen strategia 2015 –luonnoksen ja Osako oli luonnostanut oman prosessimallinsa
- syyskuussa oli tehty suunnitelma laatukäsikirjan istuttamisesta osaksi intraa ja ensimmäinen versio Oamkin laatuympyrästä ilmestyi
- marraskuussa juuri vararehtoriksi nimitetty Risto Kimari esittäytyi ja kertoi työtehtävistään, joista yksi merkittävimmistä oli laadunvarmistusjärjestelmän loppuun saattaminen ja tulevaan auditointiin valmistautuminen. Marraskuussa mainittiin myös ensimmäisen kerran sisäiset auditoinnit ja opiskelijapalautekyselyluonnos oli yksiköissä lausuntokierroksella. Dokumenttityökaluun saatiin myös uusia ominaisuuksia
- joulukuussa saatiin ensimmäisen sisäisen auditoinnin aikataulut
Vuosi 2010
- tammikuussa yksiköt tekivät laadunvarmistuksen toimintasuunnitelmat vuodelle 2010
- helmikuussa esiteltiin KKA:n laatuyksikköpalaute viestinnän koulutusohjelmalle ja Soten suun terveydenhuollon koulutusohjelmalle ja yksiköiden suositeltiin hyödyntävän palautetta aktiivisesti. Yksiköt keräsivät näyttöjä sisäiseen auditointiin.
- maaliskuussa käynnistyivät ensimmäiset sisäiset auditoinnit ja sovittiin yksiköiden johdonkatselmuksen aikataulut. Asiakasrekisteriä alettiin kehittää prosessitietokannan vaatimusten mukaiseksi. Laatuleipuri-blogi näki päivänvalon.
- huhtikuussa yksiköiden sisäisen auditoinnin raportit valmistuivat ja niitä alettiin hyödyntää yksiköiden toiminnan kehittämisessä. Laatuleipuri nähtiin eka kerran livenä jakamassa ”fanilahjoja”. Laatuleipuri-konsepti vakiintui muutenkin kuvaamaan Oamkin laadunvarmistusjärjestelmää. Huhtikuussa alettiin suunnitella vuoden 2011 sisäisiä auditointeja ensimmäisestä kokemuksesta kovasti viisastuneena
- toukokuussa yhteiskunnallista vuorovaikutusta alettiin systematisoida ja yksikönjohtajat sopivat yksikkökohtaisista sidosryhmätilaisuuksista. Tuotiin esille, että jokaisen yksikön tulee tuottaa toimintasuunnitelma vuodeksi 2011 johdonkatselmuksessa sovittujen kehittämistoimien perusteella. Opiskelijaintran käyttökoulutukset sovittiin aloitettavaksi.
- elokuussa tehtiin sisäisen auditoinnin tuloksiin perustuen yksikkötason kehittämistoimenpiteiden seurantataulukot ja sovittiin tulevan kevään sisäisen auditoinnin valmistautumisaikataulusta. Ensimmäisen kerran päätettiin toteuttaa kaikki yksiköt kattava laatukiertue. Sovittiin yksiköille järjestettävistä henkilöstöintrakoulutuksista ja opiskelijaintra otettiin käyttöön.
- syyskuussa painoaloille ja sisäisille kehittämiskohteille nimettiin koordinaattorit
- lokakuussa julkaistiin sisäisen auditoinnin 2011 –käsikirja, jossa määriteltiin auditoinnin kohteet arviointikriteereineen yksiköille ja tukipalveluille
- marraskuussa oli esillä laatukoordinaattorien ja prosessinomistajien roolit. Alumni-intra esiteltiin ja introjen nimikilpailut julistettiin. Esiteltiin kuva laadunvarmistusjärjestelmästä. Yksiköiden sisäisen auditoinnin materiaalit valmistuivat ja jokaisella yksiköllä tuli materiaalissa olla mukana laadunvarmistuksen SWOT -analyysi. Annettiin tiedoksi, että Oamkin yhteiskunnallinen vuorovaikutus kuvataan intrassa, toiminnanohjauksen prosessin alla. Risto saapui myöhässä kokoukseen ja totesi ”Arvovalta saapuu, asiantuntemus on jo täällä.”
Vuosi 2011
- tammikuussa esiteltiin luonnokset laadunvarmistuksen toimintakertomus 2010 ja laadunvarmistuksen toimintasuunnitelma 2011. KKA: teki tunnustelukäynnin Oamkiin. Laadunvarmistusjärjestelmää kuvaavat posterit valmistuivat.
- helmikuussa sovittiin sisäisen auditoinnin pohjalta jatkotoimenpiteistä
- maaliskuussa järjestettiin sisäisen auditoinnin palauteseminaari
- huhtikuussa yksiköt laativat sisäisen auditoinnin palautteen mukaan omat kehittämiskohdetaulukkonsa. Auditointiryhmät ehdottivat raporteissaan näyttöjä ulkoiseen auditointiin. Yksiköitä pyydettiin toimittamaan näyttöesitykset ulkoiseen auditointiin. Opiskelijoiden laatureseptikirja julkaistiin Oivassa. Laatukiertueet toteutettiin ja yksiköiden johdonkatselmukset käynnistyivät
- toukokuussa puitiin näyttöesityksiä ja johdonkatselmuksen antia sekä kommentteja laatukiertueesta. Päätettiin tehdä sisäisessä auditoinnissa esille noussut sidosryhmien tiedontarpeiden selvittäminen. Ulkoisen auditoinnin näytöt valittiin ja ohjeistettiin ehdotusten tekijät näyttöjen kirjoittamiseen. Laadun portaat –kuva hyväksyttiin ja laadunvarmistusjärjestelmän SWOT–analyysin luonnos esiteltiin.
- kesäkuussa ulkoisen auditoinnin auditointiryhmä ja auditointiajankohta julkaistiin Heimossa ja Oivassa. Roolit ja vastuut dokumenttiluonnos esiteltiin.
- elokuussa jaettiin yksiköissä ”Laatuleipurin reseptit” henkilöstölle ja ”Oamkilaisen opas”. Lisäksi prosessikuvauksia täydennettiin. Rehtorin toimiston laatukoordinaattorit ja rehtori/vararehtori jalkautuivat yksikköihin (kehittämispäivät)
- syyskuussa noin 700 sivuinen ja 3950 g painava auditointimateriaali lähetettiin auditointiryhmälle
- lokakuu Oamkin laadunvarmistusjärjestelmä ja materiaali esiteltiin auditointiryhmälle ja lisäksi ulkoisen auditointiryhmän puheenjohtaja ja sihteeri kertoivat auditoinnin toteutuksesta Oamkin laatukoulutuksessa. Toteutettiin webpropol-kysely henkilöstön-, opiskelijoiden ja sidosryhmien tiedontarpeista. Henkilöstölle ja opiskelijoille sekä sidosryhmille julkaistiin ulkoisen auditoinnin materiaali Heimossa, Oivassa ja yleisillä www-sivuilla. Laatukiertueet toteutettiin yksiköissä
- marraskuussa käytiin läpi auditointivierailun ohjelmaa aikatauluineen sekä tehtiin pikainen vilkaisu toimitettuun lisämateriaaliin
Tulevaa
- ulkoinen auditointi ja jännityksen kohteena mahdollinen jokerikohde
- strategian tarkastelu ja arvioiminen
- Oamkin ylläpitäjämallin muutos
- OKM:n palautteiden vaikutukset (leikkaukset)
- toiminnanohjauksen ja laadunvarmistuksen toimenpiteiden vakiinnuttaminen
- prosessien aktiivinen ylläpitäminen ja kehittäminen
Hengästyttävä määrä asioita on käynnistetty ja saatu jalalle ja osa jopa loppuun saatettua. Kehitys ei kuitenkaan pysähdy, sillä vain muutos on jatkuvaa.
Kurpitsan siemenet laatuleivästä noukkivat laatuleipurin apulaiset
Inkeri ja Matti
