Lähiruokaa Oulun kaupungin ja ympäristökuntien keittiöihin – hankintarenkaan kilpailutus toteutetaan yhteistyössä alueen yritysten kanssa
Oulun kaupungin ja ympäristökuntien elintarvikehankintojen kilpailutus on parhaillaan valmisteilla. Nykyinen puitesopimuskausi päättyy 31.7.2018. Kilpailutuksen toteuttaa Monetra Oy:n hankintapalvelut, joka järjesti keskustelutilaisuuden alueen yrityksille yhteistyössä Pohjois-Pohjanmaan Yrittäjät ry:n hankintaneuvonnan kanssa 2.3.2018. Ouluun kokoontui kaikkiaan kolmisenkymmentä kaupunkien ja kuntien sekä alueen elintarvikealan yritysten edustajaa käymään markkinavuoropuhelua tulevan kilpailutuksen suuntaviivoista. Alustavan tiedon mukaan seuraavan 4-vuotiskauden hankintarenkaaseen osallistuu 14-15 kaupunkia, kuntaa ja muuta toimijaa, joilla on kaikkiaan lähes parisataa toimipistettä (Kuva 1).
KUVA 1. Alustavan tiedon mukaan Oulun kaupungin ja ympäristökuntien tuleva elintarvikehankintarengas kattaa merkittävän osan Pohjois-Pohjanmaan maakunnasta
Pienikin yritys voi osallistua tarjouskilpailuun
Oulun seudun elintarvikehankintarenkaan nykyisillä sopimuksilla tuotetaan noin 70 000 ateriaa vuorokaudessa. Tilaajien näkökulmasta sopimusympäristön tuleekin olla riittävän vakaa huoltovarmuuden turvaamiseksi, mikä edellyttää pitkiä sopimuskausia ainakin eniten käytettyjen elintarvikkeiden osalta. Kilpailutus pyritään kuitenkin toteuttamaan niin, että yhä useampi pienempi lähiruoan toimittaja saadaan mukaan tarjouskilpailuun. Tämän mahdollistamiseksi elintarvikehankinnat kilpailutetaan tuoteryhmittäin, joita ovat (1) maitotaloustuotteet, (2) hedelmät, vihannekset ja marjat, (3) kalat, (4) leipomotuotteet, (5) ruokaperuna, (6) lihat, lihajalosteet ja valmisruoka, (7) teolliset elintarvikkeet (tukkutoimitukset) sekä (8) talous- ja pakkaustarvikkeet. Lisäksi mahdollistetaan aluekohtainen tarjoaminen, jolloin tarjouskilpailuun voi osallistua pienemmilläkin toimituserillä. Myös muilla kilpailutuskriteereillä, esimerkiksi asettamalla tietty tuoreusvaatimus, voidaan nostaa tyypillisesti pienempien yritysten toimittaman lähiruoan osuutta.
Kuntasektorilla joudutaan laskemaan yksikkökustannuksia ja esimerkiksi ateriakohtaisen hinnan tulisi olla mahdollisimman alhainen. Pienten toimijoiden on vaikeaa hinnoitella tuotteitaan samalle hintatasolle isojen toimijoiden kanssa, joten tilaisuudessa pohdittiin sitä, minkä verran enemmän lähiruoka saa maksaa. Kaupunkien ja kuntien hankintoja ohjaavat laajemmat strategiat, joissa voidaan painottaa esimerkiksi lähiruoan merkitystä tai asettaa tavoitteeksi tietyn luomuportaan saavuttaminen Portaat luomuun -ohjelmassa. Etenkin alueellisia tarjouksia jättävien yritysten on hyvä tutustua kunnallisiin strategioihin.
Elintarvikehankintasopimuksiin haetaan joustavuutta yhteisen keskustelun kautta
Osallistujat ideoivat uusia tapoja joustavoittaa elintarvikehankintasopimuksia. Tälläkin hetkellä sopimukset mahdollistavat hankintojen tekemisen muiltakin kuin puitesopimustoimittajilta esimerkiksi erilaisten teemapäivien ja kokeilujen puitteissa. Sopimukset myös sallivat tietyn määrän suorahankintaa. Toimittajien näkökulmasta joustoja tarvitaan kuitenkin nykyistä enemmän.
Ideointikeskustelussa nousi esiin puitejärjestelyn sisällä tehtävät minikilpailutukset, jotka toisaalta toisivat pienille toimijoille uusia mahdollisuuksia osallistua tarjouskilpailuun, mutta jotka toisaalta lisäisivät hankintayksiköiden työmäärää. Lisäksi keskusteltiin mahdollisuuksista soveltaa dynaamista hankintajärjestelmää, joka olisi avoinna kaikille sopimusehdot täyttäville toimijoille koko sopimuskauden ajan. Dynaaminen kilpailutus mahdollistaisi esimerkiksi satokausien ja sesonkien nykyistä paremman huomioimisen. Sekä tilaajien että kilpailuttajan edustajat arvioivat dynaamisen järjestelmän potentiaaliseksi vaihtoehdoksi lähi- ja luomuruoan osalta, mutta massaelintarvikkeiden, kuten ruokaperunan, osalta tilaajat toivoivat mahdollisimman pitkiä ja hinnan osalta ennakoitavissa olevia toimitussopimuksia.
Yhteistyötä tarvitaan sekä elintarvikealan sisällä että toimialarajat ylittäen
Tuotekehitykseen liittyvä yhteistyö nousi esiin tilaajien tuotantotiloihin ja -tapoihin liittyvän keskustelun yhteydessä. Potentiaaliset toimittajat toivoivat mahdollisuutta päästä tutustumaan tilaajien toimintaympäristöihin, jotta he voisivat mukauttaa tuotantoaan vastaamaan paremmin asiakkaiden tarpeita. Myös vastavuoroisia vierailuja ideoitiin.
Kuljetuksiin liittyvät haasteet nousivat esiin useissa eri yhteyksissä. Kuljetusten järjestäminen kilpailukykyisin kustannuksin on erityisesti pienten toimijoiden ongelma. Elintarvikealan yritykset hyödyntävät erilaisia ratkaisuja kuljetussynergian hakemiseksi, mutta uusia ideoita kaivataan. Tilaisuudessa ehdotettiinkin kuljetusalan yritysten kutsumista mukaan vastaaviin tulevaisuudessa järjestettäviin tilaisuuksiin aktiivisen vuoropuhelun käynnistämiseksi.
Yrityksille on tarjolla hankintaneuvontaa
Potentiaalisten toimittajien näkökulmasta tarjouspyynnöt voivat olla vaikeaselkoisia. Monetra Oy:n palvelujohtaja Jussi Kauppi ja hankinta-asiantuntija Katri Sipola korostivat, että kilpailuttajaan kannattaa ottaa yhteyttä matalalla kynnyksellä minkä tahansa kilpailutukseen liittyvän kysymyksen kanssa. Valmisteluvaiheessa myös toiveet ja ideat ovat tervetulleita.
Pohjois-Pohjanmaalla hankinta-asiamiespalveluja ja -neuvontaa tarjoaa Pohjois-Pohjanmaan Yrittäjät ry:n hankinta-asiamies Tiina Talala. Hän myös muistutti Hankinta-asiamies.fi -palvelusta, jota kautta yritykset voivat muun muassa hakea valitsemiaan kriteerejä vastaavia julkisia hankintailmoituksia sekä asettaa vahtipalvelun seuraamaan tarjouspyyntöjä.
Tilaisuuteen osallistui myös Maaseuturahaston rahoittama ELYKE – Elintarvikealan yritysten tarpeet Pohjois-Pohjanmaalla -hanke, jonka tavoitteena on selvittää alueella toimivien elintarvikeyritysten nykytilanne ja toiminnan kehittämisen suunnat ja tarpeet, aktivoida alan yritystoimintaa ja yritysyhteistyötä sekä edistää yritysten ja tukipalveluorganisaatioiden verkostoitumista. Hankkeen toimenpiteisiin osallistuu elintarvikealan yritysten lisäksi ICT- ja teknologia-alan yrityksiä, hankintasektorin edustajia, tki-, koulutus- ja neuvontasektorin toimijoita sekä rahoittajaorganisaatioita. Koko ruokaketjun kattavan yhteistyön tavoitteena on lisätä yrittäjien osaamista sekä tukea yritysten kehittymistä ja kasvua ja näin kasvattaa alan liikevaihtoa, kannattavuutta ja merkitystä työllistäjänä. Yhteistyön tiivistämisellä ja osaamisen vahvistamisella haetaan myös kansainvälistymisen ja viennin kasvua.
Marja-Liisa Järvelä, Oulun ammattikorkeakoulu, ELYKE-hankkeen projektipäällikkö
Kirsi Korhonen, Luonnonvarakeskus (Luke), tutkija
Toivo Muilu, Luonnonvarakeskus (Luke), tutkimusprofessori
Anna-Liisa Välimaa, Luonnonvarakeskus (Luke), erikoistutkija
Julkaisun pysyvä osoite:
http://urn.fi/urn:nbn:fi-fe201901212639
