Korkeakouluissa on jatkuvasti tarve kehittää toimintaa, prosesseja ja palveluita tukevia tietojärjestelmiä. Tietojärjestelmiin liittyy monenlaisia tuntemuksia ja niiden kehittämiseen on kaikkien helppo ottaa kantaa omasta näkökulmasta.

Luonnollisesti nämä tietojärjestelmät liittyvät perustehtäviemme opetuksen ja tutkimus- ja kehitystyön tukemiseen. Korkeakoulut lähestyvät näitä asioita omista lähtökohdistaan ja jokaisen omaan asiantuntijuuteen ja näkökulmaan perustuen.

Molempien korkeakoulusektoreiden – ammattikorkeakoulujen ja yliopistojen – tavoitteena on kouluttaa asiantuntijoita, jotka huolehtivat hyvinvoinnistamme omalla asiantuntemuksellaan koulutusalasta riippumatta. Näitä yhteisiä päämääriä pyritään helpottamaan yhteisillä tietoteknisillä ratkaisuilla, koska se on tehokkainta. Korkeakoulut ovat yhdessä rakentaneet yhteentoimivuuteen, yhteisiin käsitteisiin ja pelisääntöihin liittyvää ohjeistusta ja yhteistä tulokulmaa. Tietoteknisesti puhumme viitearkkitehtuurista.

Viitearkkitehtuuri määrittää puitteet korkeakoulujen toimintojen tarkemmalle kehittämiselle, suunnittelulle ja toteuttamiselle. Se jäsentää ja määrittää keskeisimmät rakenneosat ottamatta kuitenkaan kantaa suunnittelun tai toteutuksen yksityiskohtiin. Lisäksi se kuvaa, miten prosessit, palvelut, päätiedot, toimijat ja roolit toimivat kokonaisuutena yhteen.

Toimiaksemme yhteistyössä on puhuttava samaa kieltä. Viitearkkitehtuurilla olemme luoneet yhteisen näkökulman – ohjeellisen käsitteistön ja rakenteen prosesseista ja palveluista, jotka ovat korkeakouluille yhteisiä. Kokonaisarkkitehtuuritasolla tunnustamme edellä mainittuja asioita valitsemalla niihin liittyviä teknisiä ratkaisuja korkeakoulutasolla.

Kansallisesti yhteisiä prosesseja ja palveluita on kuvattu muun muassa Synergiaryhmän toimesta. Synergiaryhmässä opintohallinnon ja tietohallinnon asiantuntijat kehittävät ja tukevat yhteentoimivuutta ja yhteismitallisuutta edistäviä ratkaisuja yhdessä.

Kansallisella yhteistyöllä on saavutettu yhteisiä palveluita, kuten VIRTA-tietovaranto, jonne kaikki korkeakoulut vievät opiskelijoitaan koskevat tiedot päivittäin. Tiedoista on kasvanut KOSKI-palvelu, josta opiskelija näkee suorittamansa opinnot ja hän voi sähköisesti siirtää haluamansa opinnot esimerkiksi työnantajalle nähtäväksi.

Yhdessä tunnustamiemme käsitteiden, prosessien ja palveluiden avulla saavutamme koko ajan enemmän, kunhan vain osaamme määritellä näihin liittyvät asiat teknisesti yhteisesti ymmärrettävällä tasolla. Arvokasta on se, että tunnemme korkeakoulusanaston yhteisellä kielellä (OKSA sanasto) ja prosessit yhteisellä kuvatulla tavalla (OPI prosessi).

Korkeakoulujen prosessit päivityksessä

Yhdessä tunnustetut ja tunnistetut palvelut näkyvät monissa käyttämissämme palveluissa. Esimerkiksi Peppi-järjestelmäkokonaisuuden tarjoamat opettajan, suunnittelijan ja opiskelijan työpöydät ovat korvanneet useissa korkeakouluissa erikseen toteutettuja palveluita. Näin on käynyt Oulun ammattikorkeakoulussa, sillä Peppi on korvannut monia erikseen toteutettuja tietojärjestelmäratkaisuja. Myös Oulun yliopistossa Pepin käyttöönottotyön yhteydessä on tunnistettu palveluita, joita Peppi aikanaan korvaa.

Yhteensovitus ja yhteisten näkemysten löytäminen vie paljon aikaa. Kuitenkin ilman yhteisiä käsitteitä ja näkemystä prosesseista emme olisi saavuttaneet nykytilaa eli tietojen liikkumista tietovarastoista kansallisiin tietovarantoihin ja kansallisiin palveluihin. Toimintaympäristömme on monessa suhteessa erilainen kuin kymmenisen vuotta sitten, jolloin viitearkkitehtuurityötä rakennettiin muun muassa RAKETTI-hankkeessa. Nykytilanteesta meidän on suuremmat mahdollisuudet kehittää entistä laajempia kansallisia palveluita, kuten OILI opiskelijan kansallinen lukukausi-ilmoittautumispalvelu tai Opintopolkuportaali.

Viitearkkitehtuuri on kuin ohjenuora tai kartta kaikille sitä haluaville. Tulevaisuudessa palvelut voivat syntyä korkeakoulujen yhteistyönä, yritysten innovaatioina tai kansallisina ratkaisuina. Ilman korkeakoulujen yhteistä näkemystä yhteisten palveluiden syntyminen on haasteellisempaa.

Päivitystarpeita kansalliseen OPI-viitearkkitehtuurityöhön asettavat Visio2030 teemat:

• Opiskelijan näkökulma,
• jatkuva oppiminen ja sen jatkuva syklittäisyys,
• erilaiset koulutustyypit ja muodot,
• kansainvälinen ulottuvuus,
• avoimuus ja yhteentoimivuus, ristiin opiskeluun liittyvät opiskelumateriaalit, oppimisalustat, oppimisympäristöt sekä opintotarjonta,
• tiedon syntyminen, tietojen liikkuminen ja hyödyntäminen,
• työelämäyhteistyö sekä
• koulutusasteiden välinen yhteistyö.

Kansallinen viitearkkitehtuurityö auttaa myös paikallisella tasolla korkeakoulujen yhteistyön syventyessä yhteismitallisten tietojen liikkuessa korkeakoulujen välillä. Viitearkkitehtuurityön päivitys valmistuu kevään 2019 aikana ja sen työn tuloksia käsitellään seuraavassa blogitekstissämme.

Juha-Pekka Pihlajakoski
Tietotuotantopäällikkö
Oulun ammattikorkeakoulu
Synergiaryhmän jäsen                         

Sanna Waris
Suunnittelija
Koulutuspalvelut, opiskeluoikeuden ylläpito
Oulun yliopisto
Synergiaryhmän jäsen

Lähteet

• Korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon (OPI) viitearkkitehtuurin päivitykseen tähtäävä työ 2018–2019
• Opetus- ja kulttuuriministeriö. Korkeakoulutuksen ja tutkimuksen visio 2030. 
• Synergiaryhmä

Julkaisun pysyvä osoite: http://urn.fi/urn:nbn:fi-fe201903128656