Jännittää, jopa pelottaa. Olenko valmistautunut? Kädet hikoavat ja vapisevat. Miten minut otetaan vastaan? Syke on normaalia tiheämpi. Olenko muistanut kaiken oleellisen? Tuntuuko tutulta? Kuinka voisimme ennalta valmistautua fasilitointiin, jolloin eteen tulevat mahdoliset haasteet ovatkin vain juuri niitä, haasteita, eivätkä ylitsepääsemättömiä ongelmia.

Kuva 1. Kun fasilitointi pelottaa. Microsoft Copilot. (Holappa 2024)

Palvelumuotoilusta tutut työpajat kuuluvat olennaisena osana innovatiiviseen suunnitteluun ja asiakaskeskeiseen kehitykseen. Harvassa ovat he, joita työpajojen pito ei edes vähän jännittäisi. Jopa 77% ihmisistä jännittää julkista esiintymistä, joten et ole yksin (Fritscher 2023). Jännittäminen on aivan normaalia ja se on osa ihmisen luontaisia vaistoja. Jännitys voi toki liian suurina annoksina jopa lamauttaa tekemisen täysin, mutta oppimalla, valmistautumalla ja ennakoimalla tilanteet jännitystä voi oppia myös pitämään voimavarana.

Mietitään hetki, mitkä asiat ennen työpajan alkua voivat luoda jännitystä ja pohditaan ratkaisuja, kuinka sen kanssa voidaan tulla toimeen.

1. Osallistujien erilaiset taustat

Haaste: Usein työpajojen osallistujilla on toisistaan poikkeavat taustat. Heidän tietotaitotasot, persoonallisuudet ja koulutustasot voivat poiketa toisistaan. Työpajoissa taustojen kirjo voi toimia voimavarana, mutta myös haasteena. Fasilitaattorina sinua voi jännittää  kuinka voit olla varma, että kaikkien mielipide tulee otettua huomioon ja että kaikki saavat oman mielipiteensä tuotua esille eikä titteleillä ole merkitystä?

Ratkaisu: Tutustu osallistujiin ennalta, mikäli mahdollista. Luo työpajan ilmapiiristä turvallinen siten, että jokainen voi olla oma itsensä ja tuoda mielipiteensä reilusti esille (Monthan 2024).  Erilaisista tekniikoista löydät varmasti työkaluja tähän. Käytä reilusti muistilappuja, luo ryhmäkeskusteluja, äänestäkää asioista, kannusta osallistujia, mutta älä johda. Laita omaa persoonaasi likoon ja luo rento ja luottamuksellinen ilmapiiri. (Kanninen 2022).

2. Osallistujien ennakko-odotukset

Haaste: Osallistujilla voi olla erilaisia ennakko-odotuksia työpajoja kohtaan. Jotkut eivät välttämättä edes tiedä, mitä on tulossa. Fasilitaattorina pelkäät, onko työpajoihin kutsutuilla kaikki tarvittava tieto ja ovatko he samalla viivalla kanssasi, kun työpajan on tarkoitus alkaa.

Ratkaisu: Viesti selkeästi ennakkoon. Lähetä kutsut hyvissä ajoin, jossa voit myös avata tulevan työpajan agendaa ja mitä juuri sinä odotat osallistujilta. Valmistamalla osallistujat etukäteen, voit olla huoletta, että ainakaan sinun tekemisistä ennakointi ei ole jäänyt kiinni.

3. Ajanhallinta

Haaste: Aikataulutus voi olla varsinkin alkuun hankalaa. Keskutelut venyvät, osallistujat eivät saavu ajoissa tai kaikki eivät pääsekään paikalle. Tehtävien tekemiseen kuluu liikaa aikaa. Jännität, ehditäänkö työpajan aikana saada kaikki ennakoitu informaatio kerättyä.

Ratkaisu: Suunnittele aikataulu etukäteen ja pidä fasilitaattorina ”kello kädessä”. Johda ajankäyttöä, aseta aikataulut ja pidä huoli, että osallistujat myös tietävät paljonko aikaa on käytettävissä. Jos työpajat kestävät pidempään kuin kaksi tuntia, muista tauottaa ja täydentää energiatasot.

4. Yllättävät tilanteet

Haaste: On hyvä tiedostaa, että yllättäviä tilanteita tulee aina, olit kuinka hyvin valmistautunut tahansa. Tekniikka pettää, ihmiset eivät ole täysillä mukana työpajassa ja osa puuhailee muuta eivätkä keskity (Kanninen 2022). Osallistujiuen välilläkin voi olla kitkaa ja henkilökemiatkaan eivät toimi.

Ratkaisu: Jos mahdollista, varmista työpajan tilojen toimivuus ennakkoon. Ole paikalla ennen muita ja testaa laitteet ja välineet. Järjestä huonekalut työpajaa palvelevalla tavalla. (Monthan 2024). Ole rauhallinen, mutta johda työpajaa jämäkästi. Luo työpajoille selvät säännöt, jotka käyt läpi heti työpajan alkuun. Luo rento tunnelma esimerkiksi ice-breakereita käyttäen. Käytä pienryhmiä ja luo tila, jotta kaikkien ideat saadaan esille.

Ole oma itsesi, selätä haasteet ja jännitys

Edellä on lueteltu lyhyesti muutamia haastavia asioita perustuen omakohtaiseen kokemukseen mikä työpajojen pidossa jännittää eniten. Tutki työpajan aihetta ennakkoon. Valmistaudu huolella ja mieti tarvittavat menetelmät ja varaa välineistö. Harjoittele.

Fasilitaattorilla tulee olla hyvät kommunikointitaidot ja menetelmät johtaa ryhmää. Kouluttaudu lisää tarpeen vaatiessa. Harjoittele esiintymistä esimerkiksi peilin edessä ja luota itseesi. Kun olet sinut omien taitojesi kanssa ja itsevarmuutesi näkyy ulospäin, se luo työpajoihin osallistuville tunteen, että juuri sinä tunnet asian jota olet tekemässä ja ammattitaitoosi voi luottaa. (Stevens 2024).

Työpajan fasilitointi voi tuntua haastavalta, mutta kun olet oikein valmistautunut ja sinulla on riittävät taidot, ihmisten kanssa yhdessä tekeminen on myös palkitsevaa. Ole rohkea, tartu hetkeen, ole oma itsesi ja kasva fasilaattorina kerta kerran jälkeen. Muista kuitenkin, että tuskin jännität yksin. Työpajoihin kutsuttuja voi jännittää aivan samalla tavalla kuin sinuakin. (Stevens 2024).

Kirjoittaja:

Sauli Holappa

Tietojenkäsittelyn Tradenomiopiskelija

Lähteet:

Fritscher, Lisa. 2023. Glossophobia or the Fear of Public Speaking. Blogijulkaisu 06.12.2023. Hakupäivä 05.04.2024. https://www.verywellmind.com/glossophobia-2671860

Kanninen, Bettina. 2022. 8 keinoa työpajojen vetäjälle. Blogijulkaiosu 2022. Hakupäivä 07.04.2024. https://grapepeople.fi/blogi/8-keinoa-tyopajojen-vetajalle/

Monthan, Daniel. 2024. Miten onnistua työpajan fasilitoinnissa: 18 helppoa askelta menestykseen! Blogijulkaisu 27.03.2024. Hakupäivä 07.04.2024. https://howspace.com/fi/blogi/miten-onnistua-tyopajan-fasilitoinnissa/

Stevens, Emily. 2024. How to manage your facilitation nerves. 9 Proven Strategies To Help You Manage Your Facilitation Nerves. Blogijulkaisu. Hakupäivä 04.04.2024. https://www.workshopper.com/post/manage-your-facilitation-nerves