Laadukasta työaikaa!
Aloitimme tammikuun alusta Kulttuurialan yksikössä koko henkilökunnan osalta kuukausittaisen työajan raportoinnin työhyvinvoinnin ja työn kehittämisen näkökulmasta. Aiemmin virallista raportointia Repotronicin kautta olivat tehneet lähinnä hanketoimijat. Tammi-helmikuun ajan käytimme työajan raportoinnissa Excel-taulukkoa, jossa työaika jaettiin työaikasuunnitelman mukaisiin osioihin. Esimerkiksi opetustyö koostuu varsinaisesta opetuksesta, opetuksen suunnittelusta ja arvioinnista muusta opetukseen liittyvästä työstä sekä opetuksen kehittämisestä. Toinen suurempi kokonaisuus on TK-työ, joka koostuu hanke-/projektityöstä, omasta taiteellisesta tai tutkimustyöstä, hankevalmistelusta ja muusta tk-työstä. Yksikön hallinnointi -osio sisältää omalta osaltani laatukoordinaattorin tehtävät sekä koko yksikön Optima-yhteyshenkilön tehtävät sekä mahdolliset työryhmien kokoukset. Muihin työnantajan määräämiin tehtäviin lukeutuvat työelämäyhteydet, seminaarit, sidosryhmätapaamiset, kv-toiminta, koulutukset, ammattitaidon ylläpito ja kehittäminen sekä erilaiset kokoukset ja työajanseuranta.
Maaliskuun alusta siirryimme käyttämään Repotronicia, joka räätälöitiin vastaamaan edellä mainittuja osioita. Katsottiin, että ei ollut järkevää käyttää päällekkäisiä välineitä työajanseurantaan kun osa joka tapauksessa raportoi työaikansa Repoon. Saimme pikaperehdytyksen Repotronic-järjestelmän käyttöön helmikuun työpaikkakokouksen yhteydessä. Mietittiinhän me sitäkin, että Outlook-kalenterikin voisi toimia työajanseurannan välineenä.
Omalta osaltani olen tehnyt työajanseurantaa Excel-taulukkoon vuoden 2009 alusta lähtien kun otin laatukoordinaattorin pestin vastaan. Taulukkoon keräämääni tietoa olen voinut hyödyntää työaikasuunnittelun tukena. Olen voinut perustella esimerkiksi laatutyöhön resurssoitavia tunteja sekä ylipäätään saanut tietoa siitä miten paljon työajasta menee mihinkin työtehtävään. Excel-taulukon sisältämästä datasta on ollut helppo tehdä graafisia kuvaajia, joista pari esimerkkiä tämänkin artikkelin yhteydessä.
Kuva 1. Kevään 2014 760 työtunnin jakautuminen eri osioihin.
Esimerkkinä työajan jakautumisesta laitan tähän Excel-kaavion tiistain työpäivän osalta. Opetus -osioon sisältyi kontaktiopetuksen lisäksi viikottainen päivystysaika, jolloin ohjasin opiskelijoita sähköpostin ja Optiman välityksellä mm. opinnäytteeseen liittyvissä word-asetuksissa ja portfolioissa. Lisäksi lisäsin muutaman suoritusmerkinnän Asioon. Ennen lounasta suunnittelin opettajakollegan kanssa ensi syksyn opetuskuvioita. Muihin työnantajan määräämiin tehtäviin lukeutui osastonkokous. Tein myös ylläpidollisia töitä yksikön Optima-ympäristöissä. Yksikön hallinnointiin liittyen aloitin tämän laatuleipuri-blogin artikkelin kirjoittamisen, joka oli jäänyt ikävästi rästiin 😉
Kuva 2. Työajan jakautuminen 8.4 työpäivän osalta.
Aika näyttää lisääntyykö työhyvinvointi ja kehittyykö työ työajanseurannan myötä. Näkisin, että tietoisuus ainakin lisääntyy siitä mihin ne työtunnit oikeastaan menevät. Työaikasuunnittelun apuna ja kehityskeskustelun tukena toki oiva keino. Aiheeseen liittyviä kommenttejahan voi kirjoitella vaikka tänne Laatuleipuri –blogiin.
Paulina Melakari-Mustonen, Kulttuurialan yksikön laatukoordinaattori ja päätoiminen tuntiopettaja
