Sisäinen viestintä ja Heimon kehittäminen tärkeitä kehityskohteita
Olin mukana Oamkin sisäisessä auditoinnissa haastattelijana, mikä oli uusi ja mielenkiintoinen kokemus. Se oli hyvä näköalapaikka Oamkin nykytilaan ja antoi uusia ajatuksia muun muassa sisäisen viestintämme kehittämiseen. Sisäisen viestinnän välineistä erityisesti Heimo nostettiin esille tärkeänä kehittämiskohteena. Onneksi sen kehitystyö on jo hyvällä mallilla käynnissä ja suunnittelun tuloksia on tulossa henkilöstölle nähtäville vielä tämän kevään aikana.
Auditoinnissa sisäinen viestintä koettiin laajemminkin kehittämiskohteeksi. Haastatteluissa nousi esille, että keinoja avoimempaan viestintään on tarpeen pohtia. Erityisesti ylimmältä johdolta kaivattiin avoimempaa viestintää. Avoin vuorovaikutus edistäisi yhteisöllisyyttä ja kehittäisi osaltaan myös yhteisen tekemisen ja kehittämisen kulttuuria. Kehittämiskohteissa nousi esille myös henkilöstön osallistamisen ja vuorovaikutusmahdollisuuksien lisääminen.
Heimossa tärkeintä on laittaa perusasiat kuntoon
Heimon kehittämistyöhön pyritään osallistamaan henkilöstöä mukaan, jotta saadaan mahdollisimman moniulotteinen näkemys kehittämistarpeista ja löydetään niihin hyviä ratkaisuja. Kehittämistyöpajamme ja henkilöstölle tehdyn kyselyn perusteella vaikuttaa siltä, että tärkeintä Heimossa on tällä hetkellä kehittää Heimon sisällön löydettävyyteen käytettävyyteen ja sisällön laatuun liittyviä asioita. Kohtuullisen tärkeinä nähtiin myös yhteisöllisyyteen, yhteiseen kulttuuriin ja jakamiseen liittyvät kohteet. Tärkeintä on siis ensin laittaa perusasiat kuntoon ja tarjota käyttäjille ajankohtaista sekä oman työn kannalta hyödyllistä tietoa. Sen jälkeen siirtyä kehittämään yhteisöllisiä ja vuorovaikutuksellisia elementtejä.
Mitä yhteisöllisyys ja vuorovaikutus introissa on nykyään?
Nykyään puhutaan paljon sosiaalisesta intranetistä. Intranet on sosiaalinen silloin kun se perustuu yhteisölliseen viestintään ja tukee työntekijöiden välistä tavoitteellista yhteistyötä seuraavilla keinolla:
- Laajojen käyttöoikeuksien ansiosta työntekijöillä on mahdollisuus osallistua keskusteluun ja sisällön tuotantoon.
- Intrassa hyödynnetään yhteisöllisiä ominaisuuksia kuten kommentointi, blogit, sosiaaliset verkostot, wikit, tagit, kirjanmerkit ja feedit.
- Yhteisölliset toiminnot ovat käytössä ja käyttäjien tekemästä sisällöstä tehdään nostoja intran etusivulle.
Lähde http://www.sosiaalinenintranet.fi/tietoa/
Perinteinen intranet on yksisuuntainen tiedotuskanava, kun sosiaalisen intran ytimessä ovat ihmiset ja heidän tuottama sisältö ja vuorovaikutus. Tiedon nopean muuttumisen vuoksi uusin ja hyödyllisin tieto syntyy usein toisilta käyttäjiltä.
Mitä sosiaalisuus ja vuorovaikutus voisivat olla Heimossa?
Heimossa on jo käytössä sosiaalisia ominaisuuksia kuten blogit ja kommentointimahdollisuus sekä sen lisäksi henkilöstömme tuottaa sinne jo runsaasti tietoa kuten uutisia ja sisältösivujen tietoa. Tässä olemme askeleen edellä monia muita suomalaisia korkeakouluja. Kehitettäviä ominaisuuksia voisivat olla oman osaamisen ja kokemusten jakaminen sekä Oamkin yhteisten asioihin osallistuminen ja vaikuttaminen. Niiden kehittäminen ei ole pelkästään välineestä kiinni vaan vaatii myös organisaation toimintatapojen ja kulttuurin muutoksia. Kuten auditoinnissakin kävi ilmi, tällä hetkellä organisaation tiedottaminen vaikuttaa yksisuuntaiselta: ylhäältä alaspäin. Nähtäväksi jää millainen tahtotila organisaatiollamme on viestinnän ja sen välineiden kehittämiseen tulevaisuudessa sekä kuinka vuorovaikutteiseen ja avoimeen suuntaan haluamme kehittyä.
Heimon kehittämisen blogia voit seurata Heimon herätyksestä.
Virpi Ilmakangas
Viestintäsuunnittelija, jonka päävastuualueella on sisäinen viestintä
