Sähköisellä kyselyllä helpotusta ohjausryhmäarviointiin
Oamkin koordinoimissa tki-hankkeissa on kumppaneina lukuisia organisaatioita ja yrityksiä. Tärkeät sidosryhmät ovat mukana erilaisissa hanketoiminnoissa, esimerkiksi ohjausryhmissä. Hankkeiden ohjausryhmäarvioinnit ovat osa palautejärjestelmää, joka koostuu opiskelijoilta, henkilöstöltä ja ulkoisilta sidosryhmiltä kerättävästä palautteesta.
Myös useimmat rahoittajat edellyttävät hankkeen toteutuksen aikaista itsearviointia, jolla selvitetään muun muassa hankkeen toimenpiteiden onnistuneisuutta sekä niiden pysymistä aikataulussa. Ohjausryhmän tekemä itsearviointi auttaa tarvittaessa hankkeen toimintojen uudelleensuuntaamisessa.
Hanketoiminnan palautteet kerätään ohjausryhmän arvioinnissa noin kerran vuodessa. Projektipäällikkö voi valita, missä vaiheessa vuotta arviointi tehdään. Jo ensimmäisessä ohjausryhmän kokouksessa on syytä kertoa toimijoille tulevasta arvioinnista ja sen merkityksestä. Hankkeen alussa tarkastellaan toimintaympäristön näkemyksiä ja odotuksia hankkeesta, keskellä toiminnan arviointia ja lopussa tuotosten, tulosten ja vaikuttavuuden arviointia.
Tki-palveluiden vuoden 2017 kehittämiskohde oli sidosryhmäpalautteen kokoamisen aktivointi hankkeiden ohjausryhmissä. Käyttöön suunniteltiin webropol-pohjainen online-kysely projektipäälliköille ja luovuttiin paperisista excel-pohjaisista kyselytaulukoista. Webropol on ollut nyt käytössä vuoden 2018 alusta ja kaikkineen sitä on käyttänyt toistakymmentä hanketta. Hankkeiden lisäksi tki-palvelut on kerännyt webropol-kyselyllä palautetta muun muassa rahoittajatapaamisissa ja hanketreffeillä.
Kysyimme muutamilta projektipäälliköiltä heidän kokemuksiaan sähköisen kyselyn käytöstä. Teija Tuhkala ja Jere Kangas ovat käyttäneet webropolia hankkeittensa ohjausryhmän arvioinnissa. Heidän mielestä sähköinen kysely helpottaa arviointien saamista ja käsittelyä:
Hyvää webropolilla tehtävässä arvioinnissa olivat mielestäni seuraavat asiat: selkeä yhteenveto vastauksista valmiina sähköisessä muodossa eli helppo tallettaa, tehdä yhteenvetoja ja esitellä tuloksia paperiversioiden tallentamisen ja skannailun sijaan.
Vastaajilla on enemmän aikaa vastata kyselyyn verrattuna aiemmin ohjausryhmän kokouksen aikana tehtyyn paperiseen kyselyyn. Lisäksi webropolin avulla voi seurata paljonko vastauksia on tullut.
Ohjausryhmät toimivat hankkeiden tukena. Ohjausryhmän tarkoituksena on antaa mahdollisimman laaja-alainen asiantuntemus johtamisen tueksi ja seurata, että hanke toteutetaan projektisuunnitelman ja rahoituspäätöksen mukaisesti. Projektipäällikkö saa ohjausryhmältä arvokasta tukea hankkeen etenemiseen sekä oppia ja huomioita korjattaviin asioihin.
Toki uudesta välineestä löytyy myös kehittämisasioita. Eräs kesto-ongelma on vastausten saaminen, jota sekä Teija että Jere harmittelivat. Molempien mielestä vastaaminen voi helposti unohtua muun sähköpostivirran sekaan. Myös vastausajalla on vaikutusta: lyhyellä vastausajalla ei ehditä vastaamaan, ja pitkällä ei muisteta vastata. Ratkaisuna Teija ja Jere pohtivat kyselyn tekemistä ohjausryhmän kokouksen yhteydessä tai paperisen lomakkeen hyödyntämistä keskustelun ohjaamiseksi.
Toki kyselyn voi teettää ohjausryhmän kokouksen aikanakin, jolloin vastaukset tallentuvat suoraan webropoliin.
Ihanneratkaisu voisikin olla keskustelu hankkeesta ohjausryhmän kokouksessa, jonka jälkeen ohjausryhmän jäsenet käyttävät muutaman minuutin itse kyselyn täyttämiseen. Teijan ja Jeren mielestä ohjausryhmän tekemä arviointi antaa mahdollisuuden tutkia rauhassa ohjausryhmän jäsenten näkemyksiä muun muassa hankkeen etenemisestä, ohjauksesta, tuloksellisuudesta ja kokonaiskuvasta, kuinka tyytyväisiä ohjausryhmän jäsenet ovat hankkeen toimintaan.
Lisäksi arvioinnista saa havaintoja ja hyvää oppia mahdollisesti korjattaviin asioihin ja menetelmiin, toisaalta kannustusta ja tukea hankkeen eteenpäin viemiseen. Saa ikään kuin kuvaa siitä, meneekö hanke oikeaan suuntaan. Kun arviointi tehdään säännöllisesti vuosittain, voidaan tuloksia myös vertailla keskenään. Ohjausryhmän on uskoakseni sähköisessä kyselyssä helpompi tuoda todellinen mielipide ja oma näkemys esille paperiversion täyttämisen sijaan.
Webropolia kannattaa hyödyntää siis aktiivisesti ohjausryhmiltä saatavassa hanke-arvioinnissa. Raportit saadaan pdf-, excel-, word- ja ppt-muodossa, ja niistä projektipäällikkö voi valita mieleisensä. Linkin kyselyyn voi lähettää ohjausryhmän jäsenille tai se voi jakaa ohjausryhmän kokouksessa. Kysely toimii myös mobiiliversiona. Tki-palvelut auttavat webropolin käytössä, raporttien tuottamisessa ja ottavat vastaan kehittämisideoita ohjausryhmäarvioinnista.
Anne Jurvakainen ja Seija Kemppainen, projektikoordinaattorit, tki-palvelut
