Uusien ohjelmistoversioiden hyödyt taloushallintotiimin prosesseille

Olen tutkinut opinnäytetyössäni, kuinka taloushallinnon prosessit muuttuvat, kun case-yrityksessä otetaan käyttöön taloushallinto-ohjelmistojen uudet ohjelmistoversiot. Opinnäytetyö on toteutettu laadullisena, tapaustutkimuksena.

Olen tehnyt opinnäytetyöni toimeksiantajalle, josta tässä työssä käytän nimitystä case-yritys. Case-yrityksessä käynnistettiin uusien ohjelmistojen käyttöön­ottoprojekti, jonka tavoitteena oli keskittää erilliset mutta toisiinsa integroidut taloushallinnon ohjelmistot yhteen ohjelmistokokonaisuuteen. Tavoitteenani on ollut perehtyä, kuinka uusien ohjelmistoversioiden käyttöönotto vaikuttaa talous­hallintotiimin prosesseihin. Olen tutkinut, millaisia hyötyjä uudet ohjelmistoversiot toivat case-yrityksen taloushallintotiimin prosesseihin. Olen selvittänyt työssäni, kuinka tiimin toiminta tehostui ja miten uusien ohjelmistoversioiden käyttöönotto vaikutti työtehtävien organisointiin.

Opinnäytetyöni pää­tutkimuskysymys on: ”Miten uusien ohjelmistoversioiden käyttöönotto vaikuttaa taloushallintotiimin pro­sesseihin?” Tähän kysymykseen olen pyrkinyt vastamaan kahden seuraavan alakysymyksen avulla: ”Miten uusien ohjelmistoversioiden käyttöönotto vaikuttaa työtehtävien organisointiin?” sekä ”Miten uusien ohjelmistoversioiden käyttöönotto vaikuttaa taloushallintotiimin tehokkuuteen?” Opinnäytetyöni tulokset on saatu vertaamalla case-yrityksen taloushallintotiimin prosesseja ennen ohjelmistoversiopäivitystä ja ohjelmistoversiopäivityksen jälkeen.

Opinnäytetyöni tietoperustassa tarkastelen, mitä kirjallisuudessa kerrotaan prosesseista. Olen keskittynyt tietoperustassa taloushallinnon prosesseihin, sillä opinnäytetyöni pääpaino on taloushallinnon osto-, maksuliikenne- ja myyntilaskuprosesseissa. Opinnäytetyöni on toteutettu laadullisena tapaustutkimuksena. Olen käyttänyt tutkimusmenetelmänä osallistuvaa havainnointia, hiljaisen tiedon analysointia sekä keskustelu- ja aivoriihityöskentelymenetelmiä.

Tutkin opinnäytetyössäni, kuinka uudet ohjelmistoversiot muuttavat taloushallinnon prosesseja. Kuvaan aluksi taloushallintotiimin prosessien alkutilanteen ennen ohjelmistopäivityksiä. Kerron, millaisia muutoksia ohjelmistoihin tehtiin ja kuinka nämä muutokset vaikuttivat prosesseihin. Lopuksi kuvaan, millaiseksi taloushallinnon prosessit muotoituivat ohjelmistoversiopäivitysten myötä.

Tutkimusaineisto koostuu ohjelmistojen käyttöönottopalavereiden pöytäkirjoista ja muistiinpanoista. Ohjelmistojen versiopäivitykset tehtiin iteratiivisesti ja samanaikaisesti. Toisin sanoen ohjelmistotoimittajat kehittivät uusia ohjelmistoversioita palavereissa löydettyjen kehitysehdotusten perusteella ja toimittivat case-yritykselle uudet versiot, joiden perusteella se arvioi toteutusten sopivuuden. Ohjelmistojen toiminnallisuuksiin jouduttiin palaamaan yhä uudestaan, ja ohjelmistojen kehitysvaiheita oli useita. Pääsin kuvamaan uudet prosessit vasta siinä vaiheessa, kun viimeisin ohjelmistoversiopäivitys oli saatu toimimaan case-yrityksen haluamalla tavalla.

Vastaukset tutkimuskysymyksiin on saatu tutkimusaineistosta siten, että alkuperäisiä prosessikaavioita on verrattu ohjelmistopäivitysten jälkeisiin prosessikaavioihin. Prosessit ovat kehittyneet nykyisiin muotoihinsa keskustelujen ja pienin askelin parantuneiden ohjelmistoversioiden myötä. Ohjelmistojen uudet versiot tehostivat taloushallinnon prosesseja: osa aiemmista toiminnoista saatiin automatisoitua ja useita aiempia toimintoja voitiin jättää kokonaan pois.

Opinnäytetyöni tutkimustulokset osoittavat, että taloushallinnon prosesseista voidaan saada uusilla ohjelmistoversioilla tehokkaampia. Toimintoja saadaan tehostettua prosessien eri vaiheiden automatisoinnilla, ja tämä automatisointi on tuonut myös kustannussäästöjä. Case-yrityksessä automatisoinnin mukanaan tuomat hyödyt ovat vaikuttaneet siihen, että työtehtävien hoitamiseen tarvitaan aiempaa vähemmän henkilöitä, prosessit ovat aiempaa tehokkaampia ja tehtävät voidaan suorittaa nopeammin. Ohjelmistopäivitysten myötä uudet prosessit lisäsivät myös työtehtävien mielekkyyttä, ja ne toivat tällä tavoin uusia haasteita töiden tekemiseen. Tietotekniikan kehittämisellä on siis suuri merkitys organisaation toiminnalle.

Tutkimuksen myötä on syntynyt myös kehitysehdotuksia. Jatkossa case-yrityksen prosessit olisi hyvä mallintaa siten, että prosesseissa huomioidaan myös asiakkaat ja roolit eli se, ketkä vastaavat prosesseista ja ovat mukana niissä. Yleisesti ottaen prosessien kuvaaminen helpottaa kehityskohteiden tunnistamista sekä kertoo yrityksen työntekijöille, missä kohtaa he ovat mukana prosessissa.

Kirjoittaja on valmistunut Yrittäjyyden ja liiketoimintaosaamisen tutkinto-ohjelmasta ja työskentee taloushallinnon asiantuntijana.