Opiskelijan ja tiimin itseohjautuvan oppimisprosessin tuki, seuranta ja kehittäminen Trapesti Oy:ssä

Kirjoituksen tarkoituksena on avata opiskelijayritys Trapesti Oy:n toimintaa, toimintaperiaatteita, tapaa toimia sekä fasilitointeja, jotka on kehitetty tukemaan Trapestin toimintaa ja asetettuja oppimis- ja osaamistavoitteita. Opiskelijat työskentelevät opiskelijayrityksessä tyypillisesti yhden kauden. Opiskelijoiden vaihtuminen vuosittain vaatii sekä Trapesti Oy:n että siihen liittyvän oppimisen ja ohjauksen jatkuvaa seurantaa ja kehittymistä.

Trapesti Oy on vuonna 2002 perustettu opiskelijayritys, joka toimii liiketalouden yksikössä osana tradenomiopintoja. Trapesti tuottaa projektiluonteisesti palveluja alueen yrityksille ja organisaatioille. Opiskelijoita on liiketalouden yksikön esimiestyön, markkinoinnin, juridiikan ja taloushallinnon osaamispoluista sekä informaatioteknologian yksiköstä tietojenkäsittelyn tutkinto-ohjelmasta. Trapestin operatiivisessa toiminnassa on viimeisimpinä lukuvuosina ollut mukana noin 15 opiskelijaa sekä hallitustoiminnassa noin seitsemän opiskelijaa. Suurin osa opiskelijoista toimii operatiivisessa toiminnassa yhden lukuvuoden ajan ja osa jatkaa seuravana lukuvuonna hallitustyöskentelyssä.

Syksyn blogissa totesimme, että kantavana ajatuksena läpi opiskelijayritys Trapestin historian on ollut, että opiskelijat ovat liiketoiminnan pääasiallisia toteuttajia ja ohjaavat opettajat puolestaan toimivat taustalla lähinnä valmentajan roolissa. Näin mahdollistetaan tuen saanti opiskelijoille saumattomasti heti, kun tukea tarvitaan. Ohjaavien opettajien rooli toiminnan ohjaamisessa on hyvin moniulotteinen. Niin ohjaavien opettajien kuin opiskelijoidenkin haasteet kohdistuvat toisinaan substanssiosaamisen hallitsemiseen ja edelleen kyseisen osaamisen kehittymiseen. Toisinaan ohjaavilta opettajilta vaaditaan kykyä ratkoa opiskelijoiden apuna myös yrityksen arvojen ja yhteisten tavoitteiden sisäistämistä. Aivan kuten yrityselämässäkin, yleensä toiminnan onnistumisen haasteet vaativat sekä opiskelijoilta että ohjaavilta opettajilta substanssiosaamisen sekä metataitojen hallintaa ja kehittämistä. Kevään blogissamme on tarkoitus tuoda esille seurannan menetelmiä ja välineitä, joita sekä ohjaavilla opettajilla että Trapestin opiskelijoilla on käytössä.

Ohjaavat opettajat ovat kehittäneet ohjauksen ja oppimisen tueksi useampia toimintatapoja ja menetelmiä sekä seurantajärjestelmiä. Toimintatavat, menetelmät ja seurantajärjestelmät ovat osittain koko yritystä, osittain tiimejä ja osittain yksittäisiä opiskelijoita koskevia. Ne myös kohdistuvat eri pituisille mittaamisajanjaksoille. Tässä tarkennamme niitä.  Ohjaavat opettajat tarkastelevat viikkotasolla tavoitteiden toteutumista omassa viikkopalaverissaan. He myös osallistuvat sekä tavoitteiden asettamiseen että kokouksiin ja palavereihin. Ohjaavien opettajien roolina on tukea ja ohjata sekä substanssin että metataitojen osalta.

Trapestin toiminnan kokonaisuuden seuranta suoritetaan tasapainotetun tulosmittariston ja kokonaisbudjetin avulla. Tasapainotetun tulosmittariston avulla seurataan strategisten tavoitteiden saavuttamista. Kokonaisbudjetti asettaa tiimeille tavoitteet ja on tilannekatsausten apuväline. Kokonaisbudjetti ja tasapainotettu tulosmittaristo sovitaan kauden alussa hallituksen ja operatiivisen tason yhteistyönä.

Heti toimintakauden alussa opiskelijat arvioivat osaamisen tasonsa sekä määrittelevät henkilökohtaiset ja tiimikohtaiset osaamis- ja oppimistavoitteensa. Tavoitteiden saavuttamista käsitellään toimintakauden aikana kvartaalipalavereissa. Kauden lopuksi opiskelijat arvioivat tavoitteiden toteutumisen. Osaamis- ja oppimistavoitteet määritellään sekä substanssitasolle että metataidoille.

Kvartaalipalaverit ovat toiminnan kehittämisessä apuna toimiva yhteinen oppimis- ja keskustelutilaisuus. Kvartaalipalaverien sisältö noudattaa tasapainotetun tulosmittariston rakennetta. Käsiteltävät osa-alueet ovat talous, prosessit, asiakkuudet sekä osaaminen. Osa-alueet käsitellään sekä yritystasolla, tiimitasolla että henkilökohtaisella tasolla.

Hallitus kokoontuu kerran kuukaudessa. Hallituksen kokouksissa tarkastellaan kaikkia edellä mainittuja asioita kuukausitasolla. Näin hallitus ohjaa tasapainotetun mittariston avulla asetettujen tavoitteiden saavuttamista. Operatiiviseen toimintaan osallistuvien opiskelijoiden on käytävä vähintään kahdessa hallituksen kokouksessa osaamisen ja olemassa olevien käytänteiden sujuvoittamiseksi. Toimitusjohtaja ja tiimien vastuuhenkilöt osallistuvat pääsääntöisesti jokaiseen hallituksen kokoukseen. Toimitusjohtaja esittelee kokouksessa Trapestin kokonaistaloudellisen tilanteen sekä tiimien tavoitteiden toteutumista.

Operatiiviseen toimintaan osallistuvien opiskelijoiden kesken on kerran viikossa viikkopalaveri. Viikkopalaverissa käydään läpi tiimeittäin viikkotason yhteenveto tiimien toteutuneista työtehtävistä. Samalla suunnitellaan tulevia työtehtäviä ja asiakasprojekteja. Trapestin oman toiminnan kehittäminen on vaikuttamassa viikkopalaverien sisältöön.

Opiskelijoiden opintopistekertymä perustuu tuntiseurantaan. Opiskelijat kirjaavat Trapestille tehdyt työtunnit Trapestin omaan tuntiseurantajärjestelmään. Kertyneitä tunteja seurataan sekä ohjaavien opettajien että toimitusjohtajan ja henkilöstövastaavan toimesta toimintakauden aikana säännöllisesti. Näin pystytään seuraamaan kunkin opiskelijan kertyneitä tunteja suhteessa hänen toimintaansa edellä mainituissa osa-alueissa.

Haasteena toimintatapojen ja -menetelmien käyttämisessä on opiskelijoiden vaihtuminen joka vuosi. Toimintatapojen ja tietojen siirtäminen edelleen uusille toimijoille on osoittautunut haasteelliseksi. Opiskelijat ovat kuitenkin ymmärtäneet mentoroinnin ja tietojen siirtymisen tärkeyden sekä panostaneet niihin vuosi vuodelta enemmän. Mentorointia haastaa kuitenkin ajankäytön rajoitteet, koska usein Trapestilla olleet opiskelijat siirtyvät ainakin osittain työelämään. Tämän haasteen voittamiseksi on luotu edellä mainitut seurantajärjestelmät ja -menetelmät. Ne ovat osoittautuneet erittäin hyviksi tiedon siirtämisessä ja toisaalta opiskelijan oman oppimisen hahmottamisessa.

Nina Kukkonen ja Matti Sippola, Trapestin ohjaavat opettajat