Sisäisen auditoinnin toiseen vaiheeseen valmistauduttaessa
Kesän huoahdustauko laadunvarmistuksen rintamalla on takanapäin ja syksy tuo uutta vipinää asioihin. Yksiköissä laatukoordinaattorit ovat sisäisen auditoinnin ensimmäisen kierroksen raporttien perusteella kokoamassa toimenpidetaulukoita aikatauluineen ja vastuuhenkilöineen raportin osoittamista kehittämiskohteista.
Sisäisen auditoinnin toiseen kierrokseen on alettu myös valmistautua tutkailemalla jo auditoitujen korkeakoulujen auditointiraportteja ja vertaillen, millaista arviointia loput KKA:n ulkoisissa auditoinneissaan soveltamista auditointikohteista tuovat tullessaan. Toisen kierroksen sisäiset auditoinnithan suoritetaan yksiköissä tammi-helmikuun aikana ensi vuoden alussa ja niihin aletaan kokoamaan materiaalia Mariannen ja Sarin laatiman yhtenäisen ohjeistuksen pohjalta. Kaiken auditointimateriaalin pitäisi olla marraskuun lopussa valmiina intrassa sisäisten auditoijien tutustumista varten. Sitä ennen ulkoisista sidosryhmistä tulevat auditointiin osallistuvat henkilöt ovat saaneet pikakoulutuksen tehtävään ja heidän lisäkseen jo ensimmäisellä kierroksella mukana olleet henkilöstömme edustajat ovat ehtineet järjestäytyä uusia kohteita silmällä pitäen.
Toisella sisäisen auditoinnin kierroksella auditoinnin kohteina ovat varsinaisesti loput kolme KKA:n soveltamista seitsemästä korkeakoulujen ulkoisen auditoinnin kohteista ja nehän ovat (suluissa KKA:n käyttämä numerointi):
- (3.) Laadunvarmistusjärjestelmän kytkeytyminen johtamiseen ja toiminnanohjaukseen
- (5.) Laadunvarmistusjärjestelmän tuottaman tiedon tarkoituksenmukaisuus ja saatavuus
- Korkeakoulun sisällä
- Ulkoisten sidosryhmien näkökulmasta
- (6.) Laadunvarmistusjärjestelmän toiminnan seuranta, arviointi ja jatkuva kehittäminen
Nämä auditoinnin kohteet ovat monessa mielessä meille hyvin haastavia. Yksi sisäisen auditoinnin tavoite on valmistaa perustavaa laatua olevia näyttöjä melko pian (syksy 2011) seuraavaa ulkoista auditointia varten.
Näyttöjen saaminen laadunvarmistusjärjestelmän kytkeytymisestä juuri uudistettuun strategiaan perustuvaan johtamiseen ja toiminnanohjaukseen on miltei abstrakti juttu. Varsinkin kun strategiasta johdetut kehittämissuunnitelmat ja toimenpideohjelmat ovat vielä viimeisiä linjauksia vailla suunnittelupöydällä. Saattaakin olla, että näytteiksi joudutaan kokoamaan enemmän suunnitelmia kuin toteutumatietoja.
Laadunvarmistusjärjestelmän tuottaman tiedon tarkoituksenmukaisuudesta ja saatavuudesta sekä ammattikorkeakoulumme sisällä, että ulkoisten sidosryhmien näkökulmasta voisimme koota paljon todentavampaa näyttöä, jos suunnitteilla olevat palautejärjestelmämme olisivat valmiita ja ne olisivat jo ehtineet tuottaa auditointikohteen edellyttämää palautetta. Tässä tilanteessa käytämme ja sovellamme eri yksiköissä toteutettua erilaisin ja vaihtelevin menetelmin ja tuloksin hankittua tietoa.
Nähtäväksi jää myös, miten hyvin uudehkon henkilöstöintramme seurantamittarit on asetettu ja ovatko ne jo ehtineet tuottaa laadunvarmistuksen arviointiin ja jatkuvaan kehittämiseen sopivaa arvokasta ja käyttökelpoista tietoa.
Me kaikki sisäisen auditoinnin kanssa työtä tekevät, sekä auditoitavat että auditoijat samoin kuin aikanaan raporteista tietoa saavat toivomme, että ensi maaliskuussa, sisäisen auditoinnin raporttien valmistuessa, meillä olisi edessämme mahdollisimman todellinen ja realistinen kuva toiminnanohjausjärjestelmästämme ja laadunvarmistuksemme toimivuudesta.
Matti Alila, laatukoordinaattori, Tekniikan yksikkö
