Sisältöhän on tärkein, vai onko?
”Hyvältä valistavalta asiantuntijalta odotetaan, että hän yhtäältä tuntee asiansa, mutta että hän toisaalta tuntee ne pedagogiset menetelmät, joilla eri asiakkaat ymmärtävät sanoman.” – Ilkka Pirttilä 1997
Näillä Ilkka Pirttilän sanoilla Anja Alasilta aloitti valmennuksensa asiatekstien tekijöille Oamkissa 31.10. Alasillan mukaan asiantuntijoiden viestintävalmiuksiin tulisi kiinnittää paljon nykyistä enemmän huomiota. Ei riitä, että asiantuntija tuntee asiansa. Hänen on myös kyettävä viestimään se selkeästi ja ymmärrettävästi muille!
Siinäpä haastetta meille asiantuntijoille, jotka sorrumme usein viestimään oman alan käsitteillä omaa oppineisuutta osoittaen. Kirjoitamme kiireessä, sillä sisältöhän on tärkein. Vai onko?
Alasillan mukaan omien viestien epäselvyyttä perustellaan usein kiireellä. Kiireessä ei ehdi lukemaan omaa sähköpostiviestiä moneen kertaan ennen lähettämistä, saati miettimään sen ymmärrettävyyttä. Väärin! Alasillan mukaan juuri tällainen työskentelytapa on oikea aikasyöppö. Jonkun on aina käytettävä aikaa. Jos se ei ole esimerkiksi sähköpostiviestin lähettäjä, se on sähköpostiviestin vastaanottaja.
Varmasti monelle on tuttu tilanne, että saadun sähköpostin sanoma ei aukea vielä kolmannellakaan lukemiskerralla. Mutta mitä jos viestinä lähettäjä olisi ennen lähettämistä uhrannut viestille vielä pari minuuttia lisäaikaa? Se olisi säästänyt viestin saajilta monin verroin aikaa, kun ei tarvitsisi kysellä muilta viestin saaneilta kollegoilta, mitä viestin lähettäjä mahdollisesti yrittää viestissään sanoa.
Käytännön vinkkejä tehokkaampaan tekstiin
Alasilta jakoi valmennuksessa myös käytännön vinkkejä tehokkaampaan tekstiin ja selkeämpään viestintään. Tässä teille kaksi konstia, millä on helppo lähteä parantamaan omaa ilmaisuaan:
1. Tehokas teksti mukailee uutisrakennetta
Laita tärkein asia alkuun, mahdollisesti jo pääotsikkoon.Panosta ensimmäiseen virkkeeseen. Se on kynnys, joka joko nappaa lukijan koukkuun tai sitten ei.Jätä taustatiedot viimeiseksi.
2. Pyri eroon kapulakielestä:
Vaihda vieraat ja vaikeat sanat tutumpiin ja helpompiin.Lyhennä ja yksinkertaista virkerakenteita. Jos et tiedä pilkun paikkaa, laita piste!Kerro tekijä, kun tiedät sen.Pidä verbit verbeinä, vältä substantiivityyliä.Karta turhia lauseenvastikkeita.Jätä turha pois: lukijalle tarpeettomat asiat, tyhjät sanat ja perusteeton toisto.
PS. Seuraavan kerran kun joku kertoo, ettei oikein ymmärtänyt mitä tarkoitit, älä syytä vastaanottajaa. Katso peiliin ja mieti, olisitko itse kyennyt sanomaan asian selkeämmin.
Sirpa Ahvenlampi,
suunnittelija, ePookin toimitussihteeri
