Perehdyttäminen toivottaa tervetulleeksi työyhteisöön

Ensimmäiset työpäivät uudessa työpaikassa ovat tärkeitä. Ne luovat fiilistä siitä, millainen työpaikka on ja miten siellä toimitaan. Perehdyttämällä uusi ihminen otetaan osaksi työyhteisöä ja toivotetaan hänet samalla tervetulleeksi.

Meillä Oamkissa perehdyttämistä on ohjeistettu Sympa HR -järjestelmässä, jossa on perehdytyksen tueksi materiaalia. Yksi keskeinen väline on henkilöstöintra Heimo, josta pystyy hakemaan tietoa myös itsenäisesti. Omien työtehtävien lisäksi perehdyttämisessä on tarpeen huomioida esimerkiksi henkilöstöasioita, työvälineitä sekä tiloja ja turvallisuutta. On hyvä nimetä joku koulutusosastolta tai palveluyksiköstä vastuuhenkilöksi, jonka puoleen voi kääntyä, kun jokin mietityttää. Hän voi toivottaa tervetulleeksi, opastaa ja tuoda oman kokemuksensa kautta myös muitakin asioita esille kuin ne, jotka ovat esillä perehdyttämisen tarkistuslistassa.

Erja Kotimäki Ammatillisen opettajakorkeakoulun täydennyskoulutus- ja kehittämispalveluista on todennut Heimossa olevan listan hyväksi, ja samaa mieltä on myös Ari-Pekka Sirviö Kulttuurin koulutusosastolta.

”Siitä katson, että kaikki olennaiset tulee käytyä läpi. Uutta työntekijää olen ohjannut myös katsomaan listalta asioita ja esimerkiksi sitä, onko jokin asia jäänyt mietityttämään häntä. Siitä on voitu sitten jutella lisää. Kyselen kyllä muutenkin paljon, miten työt ovat lähteneet käyntiin ja miten menee”, Erja toteaa.

Työyhteisö on keskeinen ja tärkeä osa arkea. Muulle henkilöstölle onkin hyvä kertoa uudesta työntekijästä, jotta he osaavat huomioida hänet. Erja Kotimäki vastaa täydennyskoulutuksen puolella yleisperehdytyksestä, minkä lisäksi tehtävistä riippuen sovitaan tuutor tai jopa useampi hoitamaan sisällöllistä perehdytystä.

”Meillä ei ole mietitty, paljonko aikaa resursoidaan perehdyttämiseen, vaan ajattelemme, että uusi työntekijä otetaan osaksi työyhteisöä mukaan työntekoon ja keskusteluihin. Tarpeen mukaan käytämme aikaa siihen. Eikä perehdyttäminen jää pelkästään sovituille henkilöille, vaan kaikki neuvovat tarvittaessa. Meillä tämä toimii tosi hyvin näin. Meillä ei voi välttyä tulemaksi osaksi yhteisöä”, Erja kertoo.

Kulttuurin koulutusosastolla perehdyttäminen hoidetaan Ari-Pekka Sirviön mukaan myös hyvin yhteisöllisesti: ”Tiimipäällikkönä käyn läpi kattavasti asioita, joita on perehdytyksen tarkistuslistalla, mutta myös koko muu tutkinto-ohjelman väki perehdyttää joustavasti oman työnsä ohessa aina tarpeen tullen, kun asia sattuu olemaan heidän osaamisaluettaan. Esimerkiksi vuoden vaihteessa aloittanut journalismin yliopettaja kävi vierailemassa muiden lehtoreiden tunneilla ja harjoituksissa.”

Näin uusi työntekijä saa hyvin näkökulmaa koulutusosaston arkeen ja käytäntöihin. Lisäksi viestinnän tutkinto-ohjelmassa uusi työntekijä otetaan heti mukaan työyhteisön sosiaaliseen elämään. Ari-Pekan mukaan yhteisöllisyydessä suuressa roolissa ovat kahvitauot kaksi kertaa päivässä.

”Taukohuone Litmasessa istutaan ja puhutaan asiaa, mutta yleensä enemmän asian vierestä ja nauretaan paljon. Myös muu sosiaalinen yhdessäolo on tärkeää.  Keväällä ja joskus myös syksyllä käymme yhdessä syömässä ja ehkä pelaamassa petankia, saunomassa ja laulamassa vaikka karaokea.”

Ari-Pekan mukaan on tärkeää, että vastuuta annetaan heti alusta asti. Pitää näyttää, että uuteen työntekijään luotetaan. Lisäksi uuden työntekijän sopeutumisessa auttavat myös hänen työhuonetoverinsa.

”Meillä viestinnän tutkinto-ohjelmassa journalismin lehtoreilla on oma yhteinen työhuone ja visuaalisen suunnittelun lehtoreilla omansa. Oman työhuoneeni ovi on aina kun mahdollista auki. Sinne saa tulla puhumaan ja kysymään pienistäkin asioista. Tämä koskee tietysti kaikki muitakin kuin vain uusia työntekijöitä.”

Henkilöstöpalveluissa perehdytään sekä uusia että pitempään poissa olleita työntekijöitä henkilöstöasioihin ympäri vuoden. Työterveyslaitoksen mukaan perehdyttäminen on jatkuva prosessi, jota tarvitaan aina työtehtävien ja -menetelmien muuttuessa.

”Lähetän jo ennen yhteistä tapaamista perustietoa keskeisistä asioista, jotta työntekijä pääsee alkuun”, kertoo Erja Taipaleenmäki henkilöstöpalveluista. ”Näitä ovat esimerkiksi tiedot palkanmaksusta sekä lomiin ja poissaoloihin liittyvät ohjeistukset.”

Henkilöstöpalveluissa asioita käydään läpi yhdessä keskustellen.

”Vaikka keskiössä perehdyttämisessä ovatkin henkilöstöasiat, tulee samalla kerrottua myös monia muita asioita ihan siitä riippuen, mitkä asiat työntekijää mietityttävät”, Tuulia Kiiskilä pohtii. ”Heimon etusivun ja logiikan käyn aina läpi, samoin kuin käyttäjäprofiilin muokkaamisen, koska se on keskeinen viestintäväline ja sieltä löytyvät kaikki olennaiset ohjeet. Nuoremmille ihmisille intran käyttäminen onkin ihan selvä juttu.”

Perehdyttämisen jälkeen voidaan vielä palata eri asioihin. Voi olla, että jokin asia kaipaa selvennystä ja siitä tulee myöhemmin kyselyä.

 ”Tämä on ihan luonnollista, kun kerralla saa niin paljon tietoa, että ihan kaikkea ei ehdi yhdellä kertaa sisäistää”, toteaa Niina Siltala. ”On hyvä asia, että kysytään, jos ei ole jostain asiasta ihan varma.”

Esimiehen on hyvä käydä työntekijän kanssa palautekeskustelu perehdytyksen jälkeen.

Ammatillisessa opettajakorkeakoulussa osaa asioista käydään samasta syystä läpi silloin, kun se tulee työtehtävien kautta eteen. ”Uuden ihmisen kannalta on parempi, että ihan kaikkea ei kaadeta kerralla niskaan, vaan katsotaan sitten kun asia on ajankohtainen.”

Erja Kotimäki haluaa antaa henkilöstöpalveluihin kiitosta: ”Perehdytys on hoidettu heidän puoleltaan älyttömän hyvin. Asioita on hoidettu ennakkoon ja uuden työntekijän kanssa käydään läpi henkilöstöasioita heti alkuvaiheessa, kun hän tulee työhön, joskus jopa samana päivänä, kun hän on aloittanut meillä.”

Entä mitä Erja ja Ari-Pekka kehittäisivät perehdyttämisessä? Erja haluaisi tuoda perehdyttämislistan esille nykyistä paremmin, esimerkiksi bannerinosto Heimon etusivulle voisi olla syksyllä tai alkuvuonna hyvä asia. Ari-Pekka toivoisi selkeämpää resurssointia perehdyttämiseen, nyt siihen ei ole määritelty aikaa.

Perehdyttämistä onkin tarkoitus kehittää entisestään tänä vuonna. Esimerkiksi jatkossa syksyisin ja keväisin järjestetään perehdytysaamut, jolloin käydään läpi yhteisiä työhön liittyviä asioita isommalla porukalla. Näin uusi työntekijä saa yhdellä kertaa tietoa esimerkiksi henkilöstöasioista, tiloista ja turvallisuudesta sekä keskeisistä viestintäkanavista. Ensimmäinen yhteinen perehdytysaamu Tervetuloa työhön Oamkiin – perehdytysaamu uudelle työntekijälle järjestetään 14.8. aamupäivällä.