Toiminnanohjausjärjestelmä arvioinnin kohteena kuluvalla viikolla
Oamkin toiminnanohjausjärjestelmää ja toimintaa on kehitetty systemaattisesti jo vuosia. Kehittämisen lähtökohtana on ollut saada koko organisaatioon mahdollisimman yhtenäiset toimintatavat – onhan Oamk koottu aikanaan erillisistä oppilaitoksista, joilla jokaisella oli omat tapansa toimia. Yhteinen toiminnanohjausjärjestelmä mahdollistaa sen, että olemme kaikki tasavertaisessa asemassa riippumatta siitä missä yksikössä teemme työtä tai opiskelemme. Toimintatapojen kirjaaminen ja niiden perusteellinen tarkasteleminen paljastaa tärkeimmät kehittämiskohteet. Toimintojen sujuvuutta on saatu parannettua vaikka työtä tällä saralla tulee riittämään jatkossakin. Järjestelmä on tehty näkyväksi dokumentoimalla kokonaisuus henkilöstöintra Heimoon ja kohdennetusti opiskelijaintra Oivaan.
Tämä kehitystyön vaihe huipentuu kuluvalla viikolla ulkoiseen arviointiin. Korkeakoulujen arviointineuvoston nimeämä auditointiryhmä saapuu keskiviikosta perjantaihin arvioimaan Oamkin toiminnanohjausta ja laadunvarmistusta. Oamkissa nämä kaksi tarkoittavat samaa asiaa. Kannattaa huomata, että auditoinnissa ei oteta kantaa korkeakoulun itse määrittelemiin tavoitteisiin tai tuloksiin sinänsä, vaan ainoastaan järjestelmän toimivuuteen.
Auditointi tarkoittaa kehittävää arviointia eli käytännössä auditointivierailun jälkeen saamme auditointiryhmän näkemyksen hyvistä käytänteistä sekä listan kohteista, jotka heidän mielestään kaipaavat kehittämistä. On jännittävää nähdä, osuvatko ehdotukset yksiin oman sisäisen auditointiemme tulosten tai muuten todettujen kehittämiskohteiden kanssa. Sisäisten auditointien esiin nostamia kehittämiskohteita on jo ryhdytty viemään eteenpäin: ne on koottu taulukoihin sekä vastuutettu ja aikataulutettu.
Johto pääsee haastateltavaksi peräti kahteen kertaan sekä ensimmäisenä että viimeisenä. Johtotiimin jäsenet ovat kukin tahoillaan katselleet vastuualueensa materiaalia niin Heimosta kuin muhkeasta näyttömateriaalistamme. Mitä enemmän järjestelmään ehtii perehtyä sitä fiksumpana se näyttäytyy. Asioista, jotka on luullut hallitsevansa perin pohjin, avautuu uusia näkökulmia ja sisältöjä.
Auditointiryhmä tapaa johdon lisäksi laajasti korkeakouluyhteisön jäseniä. Ryhmä pääsee vierailunsa aikana tutustumaan kaikkien yksiköiden henkilökuntaan ja opiskelijoihin, ja näkemään Tekniikan ja Liiketalouden yksikön tiloja. Kolmen päivän aikana henkilökunnasta haastatellaan noin 70 henkilöä, opiskelijoista haastatellaan noin 50 henkilöä ja lisäksi haastatellaan ulkoisten sidosryhmien edustajia.
Ulkoiseen arviointiin lähdemme hyvillä mielin: toiminnanohjausjärjestelmää olemme kehittäneet systemaattisesti, arvioineet sitä välillä ja edelleen kehittäneet eteenpäin. Laatuleivästäkin tuttu PDCA-sykli siis on pyörinyt kaikissa vaiheissaan. On myös hienoa, että tähän kehittämistyöhön ovat osallistuneet laajalla rintamalla sekä henkilöstö, opiskelijat että ulkoisten sidosryhmien edustajat. Tulevan vuoden maaliskuussa saamme lopulta kuulla auditoinnin tulokset.
Toivotan kaikille leppoisaa auditointiviikkoa!
Johtotiimin puolesta
Risto Kimari, vararehtori
