Opiskelijajäsenen kokemuksia sisäisestä auditoinnista Oamkissa
Laadukas moi!
Oletko koskaan miettinyt miten oppilaitos, Oulun ammattikorkeakoulu, kehittää toimintaansa tai arvioi toimintansa laatua? Itsellä opiskelijana tämä joskus aika ajoin pulpahteli mieleen ja kehitysideoita palautteen muodossa tuli luotua. Syksyllä 2015 avautui mahdollisuus osallistua oppilaitoksen sisäiseen auditointiin opiskelijajäsenenä. Tartuin innoissani tilaisuuteen, jossa saisin nähdä laatutoiminnan myös oppilaitoksen sisäisin silmin.
Valmistautumista, suunnittelua…
Kylmin varpain ei onneksi tarvinnut auditointiin startata. Kokoonnuimme koko innostunut joukko henkilökuntaa ja opiskelijoita Kotkantien kampuksen auditorioon marraskuisena aamuna. Näkyi tuttuja ja tuntemattomampia kasvoja, rennon uteliaita ilmeitä sekä jännittyneitä katseita. Jakaannuimme ryhmiin ja sain ilokseni huomata kuuluvani ryhmään, joka haastatteli opiskelijoita ja keskityimme pohtimaan Laatupolitiikkaa. Etukäteen ajattelin, että onpa mielenkiintoista päästä kuulemaan miten opiskelijakollegat eri aloilta olivat opiskelunsa eri vaiheet kokeneet.
Ensimmäinen kolme tuntia meni tutustuessa ryhmäämme – kahvikupposten johdolla. Saimme sovittua tapaamisajat, jäsenneltyä mieleen mistä tietoa etsisimme sekä esittäydyttyä. Siitä se työ sitten alkoi. Hieman oli sekava olo, että mitähän minun nyt pitää tehdä ja mitä haemme tältä auditoinnilta. Ihan varman en ollut siitä mihin itseni olin laittanut, mutta olinpahan laittanut ja innostuin suunnattomasti! Mutta näin varmastikin on jokaisen uuden haasteen ja asian edessä. Päätin perehtyä strategiaan, josta kaikki yritysmaailmassa lähtee liikkeelle.
Olimme sopineet, että pareittain keksisimme kysymyksiä omiin osioihimme, niinpä me Marjon kanssa tartuimme virtuaalisesti parityöhön. Pallottelimme omissa päissämme asioita ja ennen tapaamista sitten lähetimme ne mailitse toisillemme. Aikuisten ryhmätyö monesti menee aikataulujen sovittamiseen ja varsin itsenäiseen työskentelyyn, mutta sekin tapa toimii. Kiitän Marjoa Opiskelijapalveluista niin livekeskusteluista kuin asioiden sparrauksista!
Seuraava konkreettinen tapaamisemme oli maanantaina 4.1.2016. Siihen mennessä minun oli tullut pohtia vähintään viisi kysymystä miten opiskelijoilta voisi kysyä laadusta, kysymättä suoraan ”Miten koet Oamk:n laadun?” Laadunhan parhaiten saa kysymyksistä, joita haastateltava ei edes miellä laatukysymyksiksi. Olimme siis alkutaipaleella – odotin mielenkiinnolla tuota maanantaita ja konkreettista tapaamistamme!
Auditointiryhmämme kokoontui lähes kokonaisuudessaan pakkasaamuna tammikuussa pohtimaan ja jatkojalostamaan kysymyksiämme Eijan johdolla. Tämä on mielenkiintoinen prosessi, sillä jokainen tuntui näkevän asiat hieman omasta näkökulmastaan ja yhdessä kuudesta eri näkökulmastamme muodostimme kokonaisuutta, jolla haimme laadun määritelmiä. Uskon, että prosessin yhtenä ”piilotavoitteena” on kehittää toimintaa jo luonnostaan auditoijien toimesta.
Heitin kokoontumisemme alkuun kaksi kysymysehdotustamme, jotka saivatkin suuren pohdinnan käyntiin.
1. Kuvaile Oamkia viidellä (5) sanalla.
Tätä pohdimme ensin aloituskysymykseksi, lämmittelyä opiskelijoille ja spontaania palautetta. Asioiden pallottelun edetessä sisällytimmekin kysymyksen käsittämään koko haastattelun ja opiskelijat kirjoittivat kuvaavia sanojaan post-it –lapuille. Lappujen anti oli raportointivaiheessa avaava ja konkreettinen kuvailu opiskelijoiden ehkä sanomattakin jääneistä tunnoista.
2. Miten Oamk raportoi toiminnastaan?
Tämä herätti suuren keskustelun ja pohdinnan, että mitä tarkoitin. Tarkoitin kartoittaa miten suunnittelu ja kehittäminen näkyvät opiskelijoille. Laatujärjestelmässään Oamk luettelee suunnittelun, toteutuksen, kehittämisen ja raportoinnin. Uppouduimme mielenkiintoiseen keskusteluun raportoinnin mieltämisestä, määrittämisestä ja tarpeellisuudesta. Selasimme Heimoa ja Oivaa sekä sparrasimme toisiamme raportoinnista. Sukelsimme aika syviin vesiin, josta noustuamme lopputulemana tunnin keskustelustamme oli kuitenkin mielestäni hedelmällinen kysymys. Miten Oamk raportoi/dokumentoi toimintaansa, miten kehittäminen ja suunnittelu näkyvät? Tämän kysymyksen kehittymisprosessi kuvaa oivasti sitä kokonaisuutta mitä auditointi on. Ei siis pelkästään haastateltavien vastauksia vaan kehittymistä myös suunnittelutyössä.
Haastattelun rakenteesta saimme päätettyä seuraavaa loogista järjestystä: ensimmäisenä tulisivat viestintään liittyvät kysymykset, sitten kohteeseen kaksi tulisi ohjeisiin ja johtamiseen liittyvät kysymykset ja lopulta pohtisimme kehittämistä. Mutta kyllä on auditoinnin kysymysten laatiminen varsinaista taikinointia 🙂 Hyvät pullat me vielä leivotaan! Haastavuutta lisää perehdytyksessä asetetut raamit noin kymmenestä kysymyksestä maksimissaan. Meillä oli seitsemänkymmentä!
Kokoonnuimme tammikuun puolivälissä pohtimaan auditointimme kysymyksiä. Kysymysten asettelu ei olekaan niin helppoa. Meillä oli supistettu lista 30 kysymyksestä, haastatteluryhminä alkuvaiheen, loppuvaiheen sekä monimuoto/master -opiskelijat. Nämä kysymykset meidän pitäisi karsia kymmeneen (10) ja osata jakaa joka ryhmälle oikein. Tässä oli mielenkiintoista nähdä eri ihmisten toimintamalleja. Itse olisin laittanut asiat poikki ja pinoon. Nyt pohditaan, jokaista sanaa, lausetta ja kokonaisuutta. Todella tarkkaa ja rauhallista toimintatyyliä. Tämä on minulle varsin opettavaista.
Minut valittiin kolmannen ryhmän pääkyselijäksi. Pääsen seuraamaan kokeneempia kahdessa ensimmäisessä ryhmässä ajanottajana ja kolmannessa sitten testaamaan kykyäni kyselijänä. Onneksi vasta kolmannessa, niin ehdin hioa patteristoani ja taktiikkaani. Kävimme vielä katsomassa tilan, jossa haastattelut pidämme, sekä suunnittelemassa pöytäjärjestyksen. Kaikki oli valmiina – suklaita ja vesipulloja myöden!
Auditointipäivä!
Auditointipäivä keskiviikko 3.2. koitti! Tyttäreni täytti kuusi vuotta – aamulla kuudelta nousin ylös kattamaan pöytää ja laittamaan koristeet. Kaikki oli valmista, suuntasimme laulamaan neidille. Kuumeiselle neidille. Niinhän siinä kävi, että auditointiaamu valkeni lapsen osalta kuumeisena ja kakkuja puolille öin leiponeen äidin suurena huolena. Onneksi mieheni jäi kotiin lasten kanssa ja suuntasin Oulun ammattikorkeakoululle.
Luokkahuone oli valmiina, nimilaput pöydillä nimiä vaille ja me auditoijat suuntasimme viimeiselle hengenkohotusaamupalalle. Lopun strategiset hionnat ja olimme valmiita ottamaan vastaan ensimmäisen ryhmän. Alkuvaiheen opiskelijat saivat aloittaa, sitten loppuvaiheen opiskelijat. Kellokalleilin ensimmäisen vuoron ja nautiskelin keskustelusta toisen. Oli niin mielenkiintoista kuunnella opiskelijoiden vastauksia sekä itse kunkin ajatuksenjuoksua kysymystemme kohdalla. Olimme onnistuneet kysymysten asettamisessa ja sijoittelussa. Kysymyksiä oli lopulta seitsemän, joista viittä – kuutta ehdimme kysyä. Onneksi olimme laittaneet kysymykset ns. tärkeysjärjestykseen, joten oleelliset tulivat heti kärkeen.
Kolmannen ryhmän kohdalla oli minun vuoroni toimia pääkyselijänä. Olin ehtinyt poimia kahdesta ensimmäisestä ryhmästä kopit haastattelun järkevään läpikäymiseen, joten asiat soljuivat. Alussa luotu rento tunnelma sai monimuoto- ja master -opiskelijoiden vastaukset tulemaan kuin itsestään ja veivät keskustelua eteenpäin. Mielenkiintoista oli miten heidän tyytyväisyytensä opinahjoon oli kaikista parhaimmalla tasolla ja aiempien opiskelijoiden kritiikit joitakin toimintoja kohtaan saivat näiltä opiskelijoilta kiitosta. Tarkemmin vastauksia tässä julkisessa blogikirjoituksessa analysoimatta tahi kertomatta, totean vain, että aikuiset ihmiset tietävät miten ja miksi opiskelevat. Tämä vaikuttaa suuresti vastausten tyyliin – sekä myöskin opiskelijoiden tarpeiseen.
Sisäinen auditointi oli mielenkiintoinen kokemus alkukartoituksesta haastatteluun ynnä raportointiin. Pidimme ensimmäisen raportointipalaverimme 8.2. eli vajaa viikko auditoinnista. Raportointivaiheessa tulee todenteolla punnittua kysymystemme laatu – on mielenkiintoista nähdä saammeko vastauksia laatukysymyksiin ja onko kritiikin muodostaminen ongelmatonta. Kritiikkien pohtiminen oli tarkkaa puuhaa. Nyt olemme saaneet raporttimme valmiiksi, hyvissä ajoin ennen palautuspäivää. Fiiliksemme ovat tyytyväiset niin työskentelyymme kuin tarkkaan raporttiimme.
Kannattiko minun osallistua sisäiseen auditointiin? Ehdottomasti. Tutustuminen oppilaitoksen toimintaan, henkilökuntaan ja auditointiin yleensäkin on ollut hyödyllistä ja opettavaista. Kannustankin jokaista joskus osallistumaan johonkin auditointiin! Haastateltuamme opiskelijoita havahduin monta kertaa miettimään omaa opetustani, omaa opettajana toimimistani. Monet opiskelijoiden reaktiot ja käsitykset ovat erilaisia kuin mitä itse aluksi ajattelin. Sain myös kiitosta – ai että miten lämmitti mieltä. Haastattelun jälkeen kaksi auditointikollegaa hymyili ja näytti peukkua! Olimme hyvä tiimi, tuimme toisiamme ja opimme varmastikin toisiltamme paljon. Kiitos Iiris ja Oamk tästä mahdollisuudesta!
Tervetuloa kaikille huhtikuun lopulla kuuntelemaan auditoinnin tuloksia!
Jaana Lokka-Palomäki
auditoinnin aikana Amok:n opettajaopiskelija,
nyt valmistunut AmO
