Sidosryhmäedustajana Oamkia auditoimassa – ”Ei muuta kuin hatusta kiinni ja eteenpäin!”
”Ulkopuolinen katsoo asioita eri vinkkelistä”. Se varmaan oli yksi peruste, miksi sain kutsun tulla mukaan Oamkin sisäiseen auditointiin. Virallisemmin sanottuna edustin Oamkin sidosryhmiä, omassa tapauksessani Oulun seudun koulutuskuntayhtymää Osekkia. Oamkilla ja Osekkilla on yhteistyötä ja yhteistä historiaa pitkältä ajanjaksolta. Ja Osekkin ylläpitämästä Oulun seudun ammattiopiston opiskelijoista moni jatkaa opintojaan juuri Oamkissa.
Auditointi on siitä mainio menetelmä, että jos hallitsee sen tekniikan ja on käytettävissä asiankuuluvat materiaalit, niin pystyy kyllä auditoimaan kohteen kuin kohteen. Itselleni oli jo aiempaa kokemusta, joten sen pohjalta oli hyvä lähteä liikkeelle. Joku voisi kysyä, miksi lähteä toista organisaatiota auditoimaan, onhan sitä työmaata jo omassa talossa. Keskeinen syy pestin vastaanottamiseen oli oppiminen. Oppisin lisää auditoinnista, joka hyödyttäisi omaa työtäni ja organisaatiostani. Oppisin myös Oamkin toiminnasta ja laadunhallinnasta. Ja kyllähän meidän toimijoiden ja organisaatioiden tulee tehdä yhteistyötä myös tällä tavalla – ”vuoroin vieraissa”.
Pääsin ryhmään, joka sai auditointikohteekseen Oamkin uudet palveluyksiköt. Hyvä kohde – päästiin selvittämään, mikä on niiden laadunhallinnan tilanne tässä uudessa tilanteessa. Saimme hyvät eväät työskentelyyn ja laatuleipuri-Sari kaitsi meitä eteenpäin. Meillä oli käytettävissä kirjallista materiaalia palveluyksiköistä ja muualtakin, niiden avulla pystyimme määrittämään auditointikysymyksemme. Kaikkea ei pidä kysyä, varsinkaan itsestään selvyyksiä.
Meillä oli mainio ryhmä, jossa oli sopivasti erilaisia ihmisiä, ja onneksi mukana oli myös opiskelijoiden edustaja. Kysymykset sun muut valmistelut saatiin kyllä tehtyä – ja ajoissa. Sitten koitti se suuri päivä: palveluyksiköistä valittujen henkilöiden haastattelu. Uskallan sanoa, että päivä oli mielenkiintoinen, antoisa ja mikä parasta – haastateltavat olivat mukana samassa veneessä. Keskustelut olivat avoimia ja tilaisuuksissa oli hyvä henki. Kiitos vielä kerran haastateltaville!
Jos haastattelu oli mukavaa, niin on tunnustettava, että raportin laatiminen olikin jo työläämpään. Miten löytää juuri keskeimmät vahvuudet, kehittämistarpeet ja hyvät käytänteet? Tässä tuli esille oman auditointiryhmän tärkeys ja vahvuus: kun jokainen kantoi kortensa ketoon, niin raportti kyllä valmistui – hyödynnettäväksi kehittämistyössä. Kehittämiskohteiden lisäksi tulee ehdottomasti huomioida siinä oleva vahvuudet ja juhlistaa niitä porukalla vaikka kahvikupposella nisun kera.
Tulokset löytyvät raportista, mutta yksi asia pisti erityisesti silmääni, positiivisessa mielessä, eli henkilöiden kehittämismyönteisyys. Halutaan kehittää omaa työtä ja oman yksikköä eteenpäin. Homma ei ole henkilöstöstä kiinni! Ei muuta kuin hatusta kiinni ja eteenpäin!
Suunnittelija, laatukoordinaattori Sauli Alaruikka, Oulun seudun koulutuskuntayhtymä
