Uudelleenorganisointia kirjastossa

Oamkin kirjasto otti osaa uudistautumistalkoisiin. Kirjastossa osapuolina tässä vaiheessa olivat Kulttuurialan, Tekniikan ja Sosiaali- ja terveysalan kirjastot. Organisaatiomuutoksessa kirjastot vähenivät yhdellä ja neljä kirjastoa sai uuden nimen. Nyt Oamkissa toimivat Oulaisten ja Amokin kirjastojen lisäksi Kotkantien kirjasto, jossa ovat yhdistyneet Kulttuurialan ja Tekniikan kirjastot, Professorintien kirjasto ja Teuvo Pakkalan kadun kirjasto.

Myös kirjastojen aineistojen sijainti muuttui. Yleiskokoelmien osalta muutos oli huomattavin, kun ne siirrettiin Kotkantieltä Professorintielle. Kirjastoista Kulttuurialan kirjaston sijainti muuttui, kun se muutti Tekniikan kirjaston tiloihin. Näin syntyi tekniikan aloja, luonnonvara-alaa ja kulttuurialaa edustava Kotkantien kirjasto sekä Professorintien kirjasto, jonka yleiskokoelma laajeni sosiaali- ja terveysalasta edellä mainittuihin muihin aloihin.

Entä miten henkilökunnalle muutoksessa kävi

Professorintien kirjastoon järjestettiin Kotkantiellä työskenneelle henkilökunnalle vakituinen työpiste – siis niin vakituinen kuin sen kukanenkin työntekijä vakituiseksi nykyisessä toimintamallissa mieltää. Kahta lähiesimiestä ja yhtä opetukseen keskittynyttä informaatikkoa lukuun ottamatta Kotkantien ja Professorintien henkilökunta kiertää, siis työskentelee epäsäännöllisen säännöllisesti viikoittain eri kirjastossa.

Kiertäminen sopii mainiosti niille työntekijöille, jotka tykkäävät vaihtelusta ja haasteista eivätkä työtehtävätkään ole paikkasidonnaisia. Vähemmän vaihtelua kaipaavat varmastikin tottuvat hekin siihen ajan kanssa, kun kiertämisestä tulee rutiinia. Iloista asiassa kaikkien kannalta on se, että olemme tutustumassa työkavereihimme eri tavalla kuin ennen. Siis tutustumme arjessa emmekä vain kokouksissa. Asian kääntöpuoli tosin on se, että tutuimpia työkavereita emme näekään välttämättä enää ollenkaan, kun vuorottelemme substanssiosaamisemme mukaan alkuperäisessä kirjastossamme. Tai siis näemme vain kokouksissa.

Kirjaston henkilökunta on ottanut muutoksen vastaan hämmentyneinä. Työntekijät eivät saaneet aitoa mahdollisuutta vaikuttaa muutokseen, kun aikaa ei ollut. Uuden organisoinnin suunnitteli pieni ryhmä ja henkilökunnan työpisteiden ja aineiston muutto sekä aineistojen uudelleenjärjestäminen toteutettiin hetkessä. Yhdessä suunnittelu ja keskustelu jätettiin kiireessä toissijaiseksi asiaksi ja niin se jäi tekemättä kokonaan. Aloitimme kiertämisen ja nyt kun olemme kiertäneet noin kahdeksan viikkoa, olemme päässeet suurimmasta hämmennyksestä.

Suurimpana haasteena oppiminen

Nyt henkilökunnalle haastavinta on oppia uusista aloista niin paljon, että pystymme palvelemaan asiakkaitamme yhtä asiantuntevasti kuin tähän asti olemme palvelleet. Henkilökunnan substanssiosaamisen lasku asiakaspalvelussa on tässä muutoksessa väistämätöntä. En tiedä kauanko itselläni menee Kotkantieltä Professorintielle siirtyneenä, että pystyn auttamaan sosiaali- ja terveysalan ensimmäisen vuoden opiskelijoita tiedonhaussa kiitettävästi, kun alan termistö on molemmille uutta.

Toinen haastava asia on saada Kotkantien asiakkaat vakuuttuneeksi, että jotain hyvää hekin tässä muutoksessa saivat. Tosin sitä asiakkaiden kannalta hyvää haemme vielä itsekin. Tällä hetkellä asiakkaiden palautetta Kotkantiellä on raskasta ottaa vastaan. Professorintiellä asiakkaiden palaute luonnollisestikin on positiivisempaa, koska heidän käsiensä ulottuvilla oleva kokoelma laajeni.

Henkilökunnan näkökulmasta edellä mainittujen positiivisten puolien lisäksi muutoksessa hyvää on se, että parhaimpien käytäntöjen siirtyminen on nyt todella mahdollista ja todennäköistä, kun lähes kaikki saavat konkreettisen kokemuksen toisen kirjaston käytännöistä. Vaikka kirjastojärjestelmä ja käyttösäännöt ovat samat kaikissa kirjastoissamme, asiakkaat ja tilat ovat erilaisia. Näin ollen myös asioita tehdään jossain määrin eri tavalla.

Uudelleen organisointi selvästikin kiteytyy uuden oppimiseen. Uuden oppiminen on haastavaa, mutta myös palkitsevaa, kun huomaat oman osaamisesi lisääntyneen. Siihen kannattaa siis panostaa, vaikka siitä ei aina heti innostuisikaan.

Teija Harju, kirjasto